Как выбрать ERP-систему: охват, данные и размещение

Статистическое управление Европейского союза Eurostat определяет ERP как программное обеспечение, которое облегчает обмен информацией между несколькими функциями предприятия и объединяет эту информацию; по его словам, модули обычно объединяют процессы планирования, закупок, маркетинга, продаж, работы с клиентами, финансов и управления персоналом. Определение приведено на странице Eurostat об интеграции электронного бизнеса.

Пример: представьте компанию в Бурсе, которая производит домашний текстиль и продаёт его и через дилеров, и через интернет. Заказ дилера приходит по почте, торговый представитель переносит его в таблицу, склад переписывает тот же заказ в свой список, а бухгалтерия выставляет счёт в отдельной программе. Когда компания изложит эти шаги на бумаге, станет ясно и то, чего она ждёт от ERP: чтобы заказ записывался один раз и сам доходил до склада и до счёта.

При составлении списка каждому отделу задают одни и те же вопросы:

• Какие сведения вы берёте из другого отдела и заново вводите на своём экране?
• Какой отчёт каждый месяц собирается из таблиц, объединённых вручную?
• Когда меняются данные клиента или товара, в скольких местах вы их исправляете?
• Какое согласование сегодня даётся по почте или по телефону и нигде не фиксируется?

Включить все модули в один день кажется заманчивым, но тогда команде приходится осваивать все экраны сразу, и желание вернуться к старому порядку растёт. Для компании из Бурсы первой очередью будут записи о клиентах и заказах, склад и счета; HR или учёт проектов могут подождать до второго этапа.

У поэтапного запуска есть одно условие: когда приходит модуль второго этапа, он не должен заново запрашивать записи первого этапа. Если к открытию модуля HR список персонала уже в системе, а к открытию учёта проектов готовы карточки клиентов, этапы наращиваются друг на друга; иначе каждый этап превращается в маленькое повторное внедрение.

При выборе модулей нужно спросить, используют ли они одну и ту же базу данных. В программах, купленных по отдельности и связанных между собой позже, клиент хранится в двух местах, и когда связь обрывается, повторный ввод возвращается. Основы понятия описывает статья что такое ERP, а потребность, которая начинается со склада, – статья программа складского учёта и ERP.

Собрать всю работу в одной системе или подобрать для каждой задачи отдельный инструмент? Критерии этого решения мы разбираем отдельно в статье Бизнес-система «всё в одном» или отдельные инструменты.

В облаке сервер, обновления и резервное копирование – забота поставщика; компания только пользуется системой. На собственном сервере данные остаются в серверной компании или в выбранном ею дата-центре, правила доступа и резервного копирования задаёт компания, и обслуживание тоже ложится на неё. В обоих вариантах вопросы одни и те же: в какой стране хранятся данные, где резервные копии, как данные возвращаются после окончания договора.

На решение влияет и вопрос завтрашних потребностей. Компания, которая сегодня начинает в облаке, а позже может захотеть перейти на собственный сервер, должна с самого начала спросить, возможен ли такой переход у поставщика и в каком формате будут переданы данные. Выбор без пути перехода уже сегодня предопределяет и следующее решение.

Подробности решения и то, что меняется с точки зрения персональных данных, можно посмотреть на странице облако или ваш собственный сервер.

Во многих компаниях внешний бухгалтер годами работает в одной и той же бухгалтерской программе и не хочет её менять. В этом случае ERP выставляет счёт, а бухгалтерская проводка завершается в программе бухгалтера. Если это разделение не обсудить заранее, один и тот же счёт появится в двух системах дважды или не появится вовсе.

Обязанности по электронным счетам и архиву зависят от положения компании. Запрашивая коммерческие предложения, построчно спросите поставщика, какой документ из какой системы и каким путём отправляется; если ответ звучит как общее 'мы это поддерживаем', до внедрения попросите подробности письменно.

Сюда же относятся интернет-продажи компании из Бурсы. Если канал, из которого пришёл заказ, система, в которой выставлен счёт, и момент списания со склада не видны в одном потоке, в конце месяца бухгалтерия и склад называют разные цифры по одному и тому же товару. Если нарисовать поток на бумаге до внедрения, это расхождение видно с самого начала.

Демо на готовых данных всегда выглядит аккуратно. А демо на ваших собственных данных поднимает реальные вопросы: как объединить два разных написания одного клиента, как сопоставить старые коды товаров, с какой даты открытые заказы попадут в новую систему. Для компании из Бурсы самым полезным моментом станет проследить в новой системе от начала до конца заказ одного дилера за прошлый месяц.

Сравнивая коммерческие предложения, просите указать отдельными строками лицензию, число пользователей и охват модулей, размещение, перенос данных, обучение и обслуживание. Предложение, которое сводит все позиции в одну общую сумму, мешает сравнить двух поставщиков. Тот же вопрос задайте и о поддержке: к кому и по какому каналу обращаться, если после внедрения возникнет проблема, и как проводится обучение при добавлении нового пользователя, должно быть записано в предложении. В тот же список входит и формат, в котором данные будут переданы вам после окончания договора.

В Corex360 модули используют одну и ту же запись клиента. Клиент, которого завёл отдел продаж, это та же запись, которую бухгалтерия видит в счёте; поэтому данные клиента не вводятся второй раз. Чтобы спросить, на каких экранах закрываются шаги заказа, склада и хранения из примера с Бурсой, приходите на демо со своим заказом. Где расходятся CRM и ERP, рассказывает статья чем CRM отличается от ERP.

В модуле «Бухгалтерия» есть экраны счетов на продажу и закупку и варианты интеграции с бухгалтерскими программами; какой вариант подойдёт вашему порядку работы, проверяется вместе до внедрения. Выбор размещения – выделенное пространство вашей компании в Corex360 Cloud или ваш собственный сервер – фиксируется в договоре.

Прейскурант на сайте не публикуется; цена определяется письменным коммерческим предложением после демо на ваших собственных данных.