Контроль оплат: как сделать просроченную дебиторскую задолженность видимой

Пример: представьте поставщика запчастей для станков в Остиме, Анкара. Большинство его клиентов работают с отсрочкой платежа. Один завод оплачивает половину счёта, а остаток обещает в следующем месяце. Другой говорит, что одна позиция пришла не полностью, и задерживает оплату. Третий расплачивается чеком со сроком погашения в будущем. Всё это открытая дебиторская задолженность, но каждый случай требует своего контроля.

• Срок оплаты: дата, когда счёт должен быть оплачен.
• Частичная оплата: полученная сумма и остаток под тем же счётом.
• Обещание оплатить: дата, которую назвал клиент, и кому он её назвал.
• Спор: позиция, из-за которой задерживается оплата, и причина.
• Чеки и векселя: срок погашения и получены ли по ним деньги.

Когда каждый из этих пунктов хранится в своём месте, контроль превращается в сбор кусочков. Срок оплаты в таблице бухгалтерии, обещание заплатить в блокноте продавца, спор в цепочке писем. Первая задача контроля собрать всё это под одним счётом.

В большинстве компаний список дебиторской задолженности это таблица, которую обновляют раз в неделю. В день обновления она верна, а на следующий день начинает устаревать. Поступивший платёж, данное обещание или открытый спор попадают в неё только при следующем обновлении. А когда тот, кто её обновляет, уходит в отпуск, обновления ждут вместе с ним.

Есть ещё молчание. Клиент не оспаривает счёт, но и не платит. Срок оплаты прошёл, но никто не позвонил, потому что каждый думает, что звонил кто-то другой. Продажи считают это делом бухгалтерии, бухгалтерия считает отношения с клиентом делом продаж. Долг, застрявший между ними, тихо стареет.

Главная проблема в продажах. Продавец обсуждает с клиентом новую работу, не зная о непогашенном остатке, отправляет новое предложение, и клиент переходит к новому заказу, так и не заговорив о старом долге. А когда звонит бухгалтерия, она не знает, что на прошлой неделе клиент пожаловался продавцу, и разговор начинается не с того.

Таблица старения делит дебиторскую задолженность на интервалы: срок ещё не наступил, недавно просрочено, давно открыто. Даже если общая сумма не меняется, распределение говорит о многом. Если большая часть в интервале «срок не наступил», всё идёт своим чередом; если растёт интервал «давно открыто», проблему создаёт какой-то клиент или какой-то процесс.

Таблицу можно читать и по клиентам. Если каждый счёт одного клиента немного выходит за срок, это привычка, о которой нужно поговорить. Если один крупный счёт давно открыт, за ним обычно стоит спор, и пока спор не решён, напоминание не поможет.

Анализ старения полезно сделать еженедельной привычкой. Один и тот же человек в один и тот же день смотрит таблицу и по каждой строке интервала «давно открыто» записывает следующий шаг: звонок, сверка, урегулирование спора или передача руководителю. Так таблица из отчёта превращается в список дел.

Цель напоминания так же сберечь отношения, как и получить деньги. Короткое сообщение до срока даёт бухгалтерии клиента возможность включить счёт в ближайшие платежи. Сообщение после срока не должно оставлять неясностей. Тон на всех этапах один: информирующий, а не обвиняющий.

• Какой счёт: его номер и дата.
• Сколько: открытая сумма, а при частичной оплате остаток.
• Когда: срок оплаты.
• Как: способ оплаты и реквизиты.
• К кому: контакт для вопросов или претензий.

Если клиент называет дату, она вносится в запись и в этот день проверяется. Если обещание остаётся в голове продавца, следующее напоминание начинается с того же вопроса, и клиенту приходится повторяться.

Нужно выбрать и канал напоминания. С корпоративным клиентом письмо оставляет след и попадает прямо в бухгалтерию; в небольшой компании звонок владельцу может сработать быстрее. Каким бы ни был канал, краткое содержание разговора вносится в запись клиента. Как начинается работа с поступлениями по небольшим сервисным счетам, мы рассказали в статье счета и поступления в сервисной компании.

У того же поставщика в Остиме продавец в понедельник утром готовит новое предложение для завода. В карточке клиента видны открытый счёт и заметка о споре с прошлой недели. Перед отправкой предложения продавец обсуждает спор с бухгалтерией и вместе с новым предложением сообщает клиенту решение по недостающей позиции. Вопрос оплаты решается внутри разговора о продаже.

Для встречи нужен общий язык. Продажи должны видеть открытый остаток не как препятствие, а как тему для разговора с клиентом, а бухгалтерия перед звонком должна знать о текущей работе с клиентом. Две команды, которые смотрят в одну карточку, не приходят к одному клиенту с двумя разными интонациями.

Поэтому, выбирая программу для контроля оплат, смотрите не только на список сроков, но и на то, хранится ли этот список там же, где запись клиента. Как продажи и бухгалтерия видят одну карточку, можно прочитать на странице о бухгалтерии и кадрах.

В Corex360 договор, подписанный продажами, находится во вкладке «Договоры» карточки клиента; счёт выставляется в модуле «Бухгалтерия» на том же ядре. Письмо от клиента читает X AI и вносит его в нужную карточку; уведомление об оплате и претензия лежат в одной истории. Как договор и предложение хранятся в карточке клиента, можно посмотреть на странице модуля CRM.