Comment choisir un logiciel ERP : périmètre, données et mise en place

Eurostat, l'office statistique de l'Union européenne, définit l'ERP comme un logiciel qui facilite la circulation de l'information entre plusieurs fonctions d'une entreprise et qui intègre cette information ; il indique que les modules réunissent en général les processus de planification, d'achats, de marketing, de ventes, de relation client, de finance et de ressources humaines. La définition figure sur la page d'Eurostat consacrée à l'intégration e-business.

Exemple : imaginez à Bursa un fabricant de linge de maison qui vend à la fois à des revendeurs et en ligne. La commande du revendeur arrive par e-mail, le commercial la saisit dans un tableau, l'entrepôt reporte la même commande dans sa propre liste, la comptabilité émet la facture dans un logiciel séparé. Quand l'entreprise met ces étapes sur papier, ce qu'elle attend d'un ERP apparaît aussi : que la commande soit saisie une seule fois et parvienne d'elle-même à l'entrepôt et à la facture.

Pour établir la liste, on pose les mêmes questions à chaque service :

• Quelle information prenez-vous dans un autre service pour la ressaisir sur votre propre écran ?
• Quel rapport est préparé chaque mois à partir de tableaux fusionnés à la main ?
• Quand une information client ou produit change, à combien d'endroits la corrigez-vous ?
• Quelle validation est donnée aujourd'hui par e-mail ou par téléphone sans être enregistrée ?

Ouvrir tous les modules le même jour semble tentant, mais l'équipe doit alors apprendre tous les écrans en même temps et l'envie de revenir à l'ancienne organisation grandit. Pour l'entreprise de Bursa, la première vague serait l'enregistrement des clients et des commandes, le stock et la facturation ; les ressources humaines ou le suivi de projet peuvent attendre la deuxième étape.

Un déploiement par étapes a une condition : quand le module de la deuxième étape arrive, il ne doit pas redemander les enregistrements de la première. Si la liste du personnel est déjà dans le système à l'ouverture du module Ressources humaines, et si les fiches clients sont prêtes à l'ouverture du suivi de projet, les étapes s'additionnent ; sinon, chaque étape devient une petite réinstallation.

La question à poser en choisissant les modules est de savoir s'ils utilisent la même base de données. Avec des logiciels achetés séparément et reliés après coup, le client se trouve à deux endroits et la répétition revient dès que la connexion se rompt. L'article qu'est-ce qu'un ERP présente les bases de la notion, et l'article logiciel de gestion de stock et ERP traite du besoin qui commence par le stock.

Faut-il réunir tout le travail dans un seul logiciel ou choisir un outil distinct pour chaque tâche ? Nous traitons les critères de ce choix à part dans l'article Logiciel de gestion tout-en-un ou outils séparés.

Dans le cloud, le serveur, les mises à jour et les sauvegardes sont l'affaire du prestataire ; l'entreprise se contente d'utiliser le système. Sur votre propre serveur, les données restent dans la salle serveur de l'entreprise ou dans le centre de données de son choix, l'entreprise fixe les règles d'accès et de sauvegarde, et la maintenance lui revient aussi. Dans les deux cas, les questions à poser sont les mêmes : dans quel pays se trouvent les données, où est la sauvegarde, comment les données sont-elles récupérées à la fin du contrat.

Les besoins de demain pèsent aussi sur la décision. Une entreprise qui commence aujourd'hui dans le cloud et voudra peut-être passer plus tard sur son propre serveur doit demander dès le départ si ce passage est possible chez le prestataire et sous quel format les données seront transférées. Un choix sans chemin de passage prend dès aujourd'hui la décision suivante.

Vous pouvez voir le détail de cette décision, et ce qui change pour les données personnelles, sur la page cloud ou votre propre serveur.

Dans beaucoup d'entreprises, l'expert-comptable travaille depuis des années avec le même logiciel de comptabilité et ne souhaite pas en changer. Dans ce cas, l'ERP émet la facture et l'écriture comptable est finalisée dans le logiciel de l'expert-comptable. Si ce partage n'est pas discuté dès le départ, la même facture apparaît deux fois dans deux systèmes, ou n'apparaît pas du tout.

Les obligations de facturation et d'archivage électroniques varient selon la situation de l'entreprise. Au moment de demander des devis, demandez ligne par ligne au prestataire quel document part de quel système et par quelle voie ; si la réponse est un 'nous le prenons en charge' général, demandez le détail par écrit avant la mise en place.

Les ventes en ligne de l'entreprise de Bursa entrent aussi sous ce titre. Si le canal d'arrivée de la commande, le système qui a émis la facture et le moment où le stock a été diminué n'apparaissent pas dans le même flux, la comptabilité et l'entrepôt donnent en fin de mois des chiffres différents pour le même produit. Si le flux est dessiné sur papier avant la mise en place, cet écart se voit dès le départ.

Une démo avec des données toutes prêtes a toujours l'air impeccable. Une démo avec vos propres données fait apparaître les vraies questions : comment fusionner deux orthographes du même client, comment faire correspondre les anciens codes produit, à partir de quelle date les commandes ouvertes entreront dans le nouveau système. Pour l'entreprise de Bursa, le moment le plus instructif serait de suivre de bout en bout dans le nouveau système la commande passée le mois dernier par un revendeur.

En comparant les devis, demandez sur des lignes séparées la licence, le nombre d'utilisateurs et le périmètre des modules, l'hébergement, la reprise des données, la formation et la maintenance. Un devis qui regroupe tous les postes en un seul montant rend difficile la comparaison de deux prestataires. Posez la même question pour le support : qui contacter, et par quel canal, quand un problème survient après la mise en place, et comment la formation est assurée quand un nouvel utilisateur arrive, tout cela doit être écrit dans le devis. Le format sous lequel les données seront remises à la fin du contrat entre dans la même liste.

Dans Corex360, les modules utilisent le même enregistrement client. Le client créé par les ventes est le même enregistrement que celui que la comptabilité voit sur la facture ; les informations client ne sont donc pas saisies une deuxième fois. Pour savoir sur quel écran sont couvertes les étapes de commande, de stock et d'entrepôt de l'exemple de Bursa, venez à la démo avec une de vos propres commandes. L'article différence entre CRM et ERP explique où les deux se séparent.

Le module Comptabilité comprend les écrans de factures de vente et d'achat ainsi que des options d'intégration avec les logiciels de comptabilité ; l'option adaptée à votre organisation est vérifiée ensemble avant la mise en place. Le choix d'hébergement, un espace réservé à votre entreprise sur Corex360 Cloud ou votre propre serveur, est inscrit au contrat.

Aucun prix catalogue n'est publié sur le site ; le prix est fixé par un devis écrit après une démo avec vos propres données.