ERP programı nasıl seçilir: kapsam, veri ve kurulum

Avrupa Birliği'nin istatistik ofisi Eurostat, ERP'yi bir işletmenin birden çok işlevi arasında bilgi akışını kolaylaştıran ve bu bilgiyi bütünleştiren yazılım olarak tanımlar; modüllerin genellikle planlama, satın alma, pazarlama, satış, müşteri ilişkisi, finans ve insan kaynakları süreçlerini birleştirdiğini söyler. Tanım Eurostat'ın e-iş entegrasyonu sayfasında durur.

Örnek senaryo: Bursa'da ev tekstili üreten ve hem bayilere hem internetten satan bir firma düşünün. Bayi siparişi e-postayla gelir, satış temsilcisi bunu bir tabloya yazar, depo aynı siparişi kendi listesine geçirir, muhasebe faturayı ayrı programda keser. Firma bu adımları kâğıda döktüğünde ERP'den ne beklediği de ortaya çıkar: siparişin bir kez yazılması ve depoya, faturaya kendiliğinden ulaşması.

Liste hazırlanırken her departmana aynı sorular sorulur:

• Hangi bilgiyi başka bir departmandan alıp kendi ekranınıza yeniden yazıyorsunuz?
• Hangi rapor her ay elle birleştirilen tablolardan hazırlanıyor?
• Bir müşteri ya da ürün bilgisi değiştiğinde bunu kaç yerde düzeltiyorsunuz?
• Hangi onay bugün e-postayla ya da telefonla veriliyor ve kayda geçmiyor?

Bütün modülleri aynı gün açmak cazip görünür, ama ekip aynı anda her ekranı öğrenmek zorunda kalır ve eski düzene dönme isteği artar. Bursa'daki firma için ilk sıra müşteri ve sipariş kaydı, stok ve fatura olur; insan kaynakları ya da proje takibi ikinci aşamaya kalabilir.

Aşamalı açılışın bir koşulu vardır: ikinci aşamanın modülü geldiğinde birinci aşamanın kayıtlarını yeniden istememelidir. İnsan kaynakları modülü açıldığında personel listesi zaten sistemdeyse ve proje takibi açıldığında müşteri kartları hazırsa aşamalar birbirine eklenir; yoksa her aşama küçük bir yeniden kurulum olur.

Modül seçerken sorulacak soru, modüllerin aynı veri tabanını kullanıp kullanmadığıdır. Ayrı ayrı alınan ve birbirine sonradan bağlanan programlarda müşteri iki yerde durur ve bağlantı koptuğunda tekrar başlar. Kavramın temelini ERP nedir yazısı, stokla başlayan ihtiyacı ise stok takip programı ve ERP yazısı anlatıyor.

Bütün işi tek yazılımda mı toplamalı, her işe ayrı bir araç mı seçmeli? Bu kararın ölçütlerini hepsi bir arada iş yazılımı mı, ayrı araçlar mı yazısında ayrıca ele aldık.

Bulutta sunucu, güncelleme ve yedekleme sağlayıcının işidir; şirket yalnız kullanır. Kendi sunucuda ise veri şirketin odasında ya da seçtiği veri merkezinde kalır, erişim ve yedek kuralını şirket koyar, bakım da şirkete düşer. İki seçenekte de sorulacak sorular aynıdır: veri hangi ülkede duruyor, yedek nerede, sözleşme bitince veri nasıl geri alınıyor.

Kararı etkileyen bir soru da yarının ihtiyacıdır. Bugün bulutla başlayıp ileride kendi sunucusuna geçmek isteyen bir şirket, bu geçişin sağlayıcıda mümkün olup olmadığını ve verinin hangi biçimde taşınacağını baştan sormalıdır. Geçiş yolu olmayan bir seçim, sonraki kararı da bugünden verir.

Kararın ayrıntılarını ve kişisel veri açısından ne değiştiğini bulut ya da kendi sunucunuz sayfasında görebilirsiniz.

Birçok işletmede mali müşavir yıllardır aynı muhasebe programıyla çalışır ve bunu değiştirmek istemez. Bu durumda ERP faturayı keser, muhasebe kaydı müşavirin programında tamamlanır. Bu ayrım baştan konuşulmazsa iki sistemde aynı fatura iki kez görünür ya da hiç görünmez.

Elektronik fatura ve arşiv yükümlülükleri şirketin durumuna göre değişir. Teklif alırken hangi belgenin hangi sistemden, hangi yolla gönderileceğini sağlayıcıya satır satır sorun; cevabı genel bir 'destekliyoruz' ise kurulum öncesinde ayrıntıyı yazılı isteyin.

Bursa'daki firmanın internet satışı da bu başlığa girer. Siparişin hangi kanaldan geldiği, faturanın hangi sistemden kesildiği ve stoktan hangi anda düştüğü aynı akışta görünmüyorsa, ay sonunda muhasebe ile depo aynı ürün için farklı sayı söyler. Akış kurulumdan önce kâğıt üzerinde çizilirse bu fark baştan görülür.

Hazır verili demo her zaman düzgün görünür. Kendi verinizle yapılan demo ise gerçek soruları ortaya çıkarır: aynı müşterinin iki farklı yazımı nasıl birleşecek, eski ürün kodları nasıl eşlenecek, açık siparişler hangi tarihten itibaren yeni sisteme girecek. Bursa'daki firma için en öğretici an, bir bayinin geçen ayki siparişinin yeni sistemde baştan sona izlenmesi olur.

Teklifleri karşılaştırırken lisans, kullanıcı ve modül kapsamı, barındırma, veri aktarımı, eğitim ve bakımı ayrı satırlarda isteyin. Kalemleri toplu tek bir tutar olarak veren teklif, iki sağlayıcıyı karşılaştırmayı zorlaştırır. Aynı soruyu destek için de sorun: kurulumdan sonra bir sorun çıktığında kime, hangi kanaldan ulaşılacağı ve yeni bir kullanıcı eklendiğinde eğitimin nasıl verileceği teklifte yazılı olsun. Sözleşme bittiğinde verinin hangi biçimde teslim edileceği de aynı listeye girer.

Corex360'ta modüller aynı müşteri kaydını kullanır. Satışın açtığı müşteri, muhasebenin faturada gördüğü müşteriyle aynı kayıttır; müşteri bilgisi bu yüzden ikinci kez yazılmaz. Bursa örneğindeki sipariş, stok ve depo adımlarının hangi ekranda karşılanacağını sormak için demoya kendi siparişinizle gelin. CRM ile ERP'nin nerede ayrıldığını CRM ile ERP farkı yazısı anlatıyor.

Muhasebe modülünde satış ve alış faturası ekranları ve muhasebe yazılımlarıyla entegrasyon seçenekleri bulunur; hangi seçeneğin sizin düzeninize uyacağı kurulumdan önce birlikte kontrol edilir. Barındırma seçimi, Corex360 Bulut'ta şirketinize özel alan ya da kendi sunucunuz, sözleşmede yazılır.

Sitede liste fiyatı yayınlanmaz; fiyat, kendi verinizle yapılan demodan sonra yazılı teklifle belirlenir.