Как выбрать программу первичного учёта: счета, расчёты с контрагентами и связь с продажами

В компании по продаже офисной мебели в Измире продавец подписывает договор, а бухгалтерия узнаёт о счёте через несколько дней из сообщения продавца. Когда оплата задерживается, бухгалтерия звонит продажам, продажи звонят клиенту; никто не может сразу сказать, к какому договору относится счёт. Проблема такой компании не в том, чтобы выставить счёт, а в том, что счёт рождается в отрыве от продажи. Прежде чем начинать выбор, запишите сегодняшний путь: где договор, кто выставляет счёт, где отслеживаются поступления, в каком виде внешний бухгалтер получает данные. Новая программа должна сократить самое длинное звено этого пути.

• Электронные документы: если вы обязаны работать с e-Fatura и e-Arşiv (турецкие системы электронных счетов налоговой администрации), поддерживает ли это программа напрямую или через интегратора.
• Карточки контрагентов: можно ли на одном экране увидеть остатки по клиентам и поставщикам, сроки оплаты и анализ дебиторской задолженности по срокам.
• Касса и банк: отслеживаются ли операции отдельно; можно ли сопоставить банковскую операцию со счётом.
• Склад: действительно ли вы ведёте складской учёт; если нет, нужно ли всё равно платить за складской модуль.
• Внешний бухгалтер: в каком виде передаются данные; вводит ли бухгалтер их в свою программу вручную.
• Права: могут ли продажи, бухгалтерия и руководитель видеть одни и те же данные с разными правами; фиксируется ли, кто что изменил.
• Связь с продажами: рождается ли счёт в привязке к договору и записи клиента или вводится отдельно.
• Выход: можно ли выгрузить ваши данные в виде, который сможет принять другая программа.

Первый пункт обсудите вместе со своим внешним бухгалтером. Какие электронные документы вы обязаны оформлять, зависит от положения вашего бизнеса, и это решение должно быть ясным до выбора программы. В том же разговоре проясняется и обмен данными с бухгалтером: формат и периодичность нужных ему отчётов сопоставляются с форматами, которые программа умеет выгружать.

Строки таблицы различаются по типу бизнеса. В сервисной компании без склада счёт привязан к договору и поступлению оплаты, в торговом предприятии со складом на первый план выходят склад и накладные, а в проектной работе каждый счёт привязан к своему проекту. Если вам интересно, как поступления встречаются с продажами, в статье Контроль оплат мы рассказали, как сделать видимой просроченную дебиторскую задолженность.

Демо на примере компании, подготовленной продавцом, не показывает ваш конец месяца. Вашу работу показывает счёт, частично оплаченный в прошлом месяце, или возвращённая товарная позиция. Приходите на демо с несколькими такими реальными записями. Шаг за шагом проследите, где виден остаток суммы по частично оплаченному счёту и как исправляется счёт по возвращённой позиции.

• Выставьте счёт и получите часть оплаты; как остаток и срок оплаты видны в карточке контрагента.
• Сопоставьте банковскую операцию со счётом; где ждёт операция, которая не сопоставилась.
• Проверьте, видит ли продавец открытый остаток клиента.
• Сформируйте выгрузку на конец месяца для внешнего бухгалтера; как бухгалтер будет её использовать.
• Ограничьте права одного пользователя; какие экраны этот человек продолжает видеть.

Программа первичного учёта не заменяет внешнего бухгалтера; она доводит до него упорядоченные и полные данные. Подключите бухгалтера к выбору с самого начала. Запишите, в каком виде данные можно передать в его программу, как позиции в вашей программе будут сопоставляться с его планом счетов и кто что проверяет при закрытии периода. Если этого разговора не будет, в конце месяца в офисе бухгалтера кто-то ещё раз введёт тот же счёт.

На этой встрече спросите бухгалтера и о том, чего ему чаще всего не хватает от вас при закрытии периода. Обычно это описание банковской операции или то, к какой работе относится счёт; программа, которую вы выберете, должна закрывать этот пробел в момент создания записи.

В рекламном агентстве в Кадыкёе счета выставляются в собственной программе агентства, а бухгалтер каждый месяц заново вносит те же счета в свою программу. Короткая встреча с бухгалтером до смены программы показывает, как убрать этот двойной ввод; сама программа в одиночку этого не решит.

В Corex360 среди вкладок карточки клиента есть «Предложения», «Договоры», «Проекты», «Финансы», «Файлы» и Drive. В карточке договора хранятся тип, сумма, даты начала и окончания; такие файлы, как подписанный документ, хранятся в Corex Drive внутри записи, к которой они относятся. Модуль «Бухгалтерия» выставляет счета на продажу и закупку. Как проходит день бухгалтерии, мы рассказали на странице о бухгалтерии и HR.

В списке вариантов интеграции модуля «Бухгалтерия» видны e-Fatura и e-Arşiv (турецкие электронные счета, портал GİB), а также DİA, Logo, Mikro, Netsis и Paraşüt (турецкие бухгалтерские программы). Какое подключение будет использоваться в вашей работе и как работать с вашей текущей бухгалтерской программой, определяется вместе при внедрении. Ваши обязанности по электронным документам, официальные учётные книги и декларации – вопросы, которые нужно обсудить с внешним бухгалтером; до внедрения запишите, какие данные и в каком виде ожидает ваш бухгалтер.

Если вам нужно только выставлять счета и отслеживать поступления для небольшого магазина, правильнее выбрать простую программу первичного учёта, созданную для этой работы; карточка клиента, записи о предложениях и договорах добавляют такому бизнесу лишнюю нагрузку. Какую бы программу вы ни выбрали, официальные учётные книги и декларации ведёт ваш внешний бухгалтер. Вклад Corex360 виден там, где счёт должен находиться в одном ядре с предложением, договором и записью клиента.

Как в продажах вместе хранятся предложение, договор и запись клиента, можно посмотреть на странице модуль CRM Corex360.