Программа складского учёта или ERP: в чём разница

Пример: представьте оптовика хозяйственных товаров в Конье. Приходит грузовик, коробки сканируют по штрихкоду, товар раскладывают по стеллажам. При продаже у прилавка товар списывается, при низком остатке приходит предупреждение, в конце года проводится инвентаризация. Всё это область программы складского учёта, и хорошая программа делает это просто.

• Записи о приходе и расходе, склад и место на стеллаже.
• Сканирование штрихкодов и этикетки.
• Инвентаризации и списки расхождений.
• Предупреждения о минимальном остатке.
• Карточки товаров и простой прайс-лист.

Сила программы складского учёта в простоте. Кладовщик справляется с работой за несколько экранов, обучение короткое, нагрузка на лицензии и обслуживание небольшая. Эта простота остаётся преимуществом, пока остатки не нужно привязывать к другим записям.

Пусть тот же оптовик вырастет и начнёт регулярно поставлять материалы строительному подрядчику. Теперь каждая отгрузка должна быть привязана к заказу, каждый заказ к счёту, каждый счёт к плану оплаты. Складская программа знает, что товар ушёл, но не знает, кому, по какому договору и с какой отсрочкой.

Разница становится заметной в конце месяца. В программе складского учёта отчёт за месяц показывает, что осталось на складе. В ERP тот же отчёт показывает ещё, под какой заказ зарезервирован остаток, какой счёт ещё не выставлен и сколько должны какому поставщику.

ERP создаёт эту связь. Согласованная заявка на закупку открывает заказ поставщику, поступивший товар увеличивает остаток, счёт поставщика попадает в план платежей. Расчёт себестоимости берётся из того же движения. Если хотите понять, где расходятся ERP и CRM, прочитайте нашу статью о разнице между CRM и ERP.

• Когда товар поступает, счёт поставщика создаётся из той же операции?
• Может ли продавец сообщить клиенту наличие со своего экрана?
• Видны ли себестоимость и маржа продажи из той же записи?
• Списываются ли материалы, отправленные на проект или по заказ-наряду, на стоимость этой работы?
• Можно ли при расхождении найти, какого движения не хватает?

Общее у этих вопросов то, сколько раз одна и та же информация вводится вручную: от поступления товара до счёта, продажи и инвентаризации. Если на большинство вопросов вы ответили «нет» и вам это не мешает, складская программа выполняет свою задачу. Если ответы «нет», но каждый месяц вы исправляете одну и ту же ошибку, проблема не в программе, а в разрозненности записей.

Для строительного магазина по соседству, небольшого магазина запчастей или интернет-магазина с одним складом правильный инструмент: программа складского учёта. Если бухгалтерию ведёт внешний бухгалтер, а продажа заканчивается у прилавка, привязка остатков к новым записям только добавляет работы.

Мерило здесь в том, сколько отделов касаются остатков; размер бизнеса вторичен. Если их касается один человек, простой программы достаточно; если продажи, закупки и бухгалтерия каждый по-своему записывают один и тот же товар, предел близко. Помогает контрольный вопрос: кто последним спрашивал о ваших остатках и зачем? Если спрашивают только сотрудники склада, складская программа на своём месте. Если спрашивают продавец, бухгалтер и руководитель, значит, каждый хочет связать остатки со своей работой.

• Заказы ведутся в файле Excel, а счета в другой программе.
• Расхождения при инвентаризации есть, а причину никто не находит.
• Материалы, отправленные на объект или на монтаж, не списываются на проект.
• Продавцы узнают наличие у склада по телефону.
• Один и тот же товар заведён дважды под двумя названиями.

Возьмём для примера мебельный шоурум в Стамбуле. Менеджер говорит клиенту, что диван есть на складе, а склад знает, что этот диван зарезервирован под другой заказ. Оба правы, но смотрят в разные записи. Клиент узнаёт об этом в день доставки. У этих признаков одно общее: информация есть, но не перед нужным человеком в нужный момент. Складская программа хранит информацию, но не решает, кто и когда её увидит.

За годы один и тот же винт заведён в одной карточке по размеру, в другой по коду поставщика. ERP их не объединяет, а переносит как есть. Объединить карточки, привести единицы к одному виду и уточнить названия складов до перехода значит избежать путаницы первого месяца работы в ERP.

• Объедините карточки одного товара.
• Унифицируйте единицы: штука, коробка, метр.
• Запишите названия складов и стеллажей.
• Выведите открытые заказы и ожидающие счета отдельными списками.

Ещё одна ловушка это начальные остатки. Количества, перенесённые без инвентаризации, неверны с первого дня ERP, и каждое следующее движение записывается поверх этой ошибки. Инвентаризация прямо перед переходом делает отчёты первого месяца надёжными. Дату перехода тоже выбирайте по рабочему календарю. Переход в самую загруженную неделю сезона заставляет складскую команду одновременно осваивать новый экран и справляться с пиком отгрузок.

Вернёмся к шоуруму. Отвечая клиенту, продавец должен одновременно видеть остатки, прошлый заказ клиента и открытое предложение. Если эти данные в разных программах, продавец звонит на склад, пишет в бухгалтерию, а клиент ждёт.

Здесь мы не представляем Corex360 как складскую программу. Ядро Corex360 хранит клиента, сделку, предложение, договор, счёт, сотрудника и файл в одной записи; уровень бизнес-аналитики работает поверх этой записи. Как бухгалтерия смотрит в ту же запись, можно проследить на странице день бухгалтерии: счета и график платежей.

Для руководителя вопрос всегда один и тот же: какой клиент что купил, что оплатил и чего ждёт. Чтобы этот ответ приходил без сбора из разных программ, запись должна быть единой. Как онлайн-заказ попадает в ту же запись, мы рассказали в статье как заказ списывается со склада.

В карточке клиента Corex360 рядом расположены вкладки Сделки, Коммерческие предложения, Договоры и Финансы. Счета на продажу и закупку выставляются в модуле Бухгалтерия и передаются в вашу бухгалтерскую программу. Вопрос о наличии, который клиент задаёт в WhatsApp, попадает в карточку клиента через окно Сообщения. Данные склада и заказов остаются в вашей ERP; у Corex360 есть API для обмена данными с внешними системами.