كيف يُختار برنامج ERP: النطاق والبيانات والإعداد

يعرّف Eurostat، مكتب الإحصاء التابع للاتحاد الأوروبي، نظام ERP بأنه برنامج يسهّل تدفق المعلومات بين عدة وظائف في المنشأة ويوحّد هذه المعلومات؛ ويذكر أن الوحدات تجمع في العادة عمليات التخطيط والمشتريات والتسويق والمبيعات وعلاقات العملاء والمالية والموارد البشرية. ويوجد التعريف في صفحة Eurostat عن تكامل الأعمال الإلكترونية.

سيناريو مثال: تخيّلوا شركة في بورصة تنتج المنسوجات المنزلية وتبيع للوكلاء وعبر الإنترنت معًا. تصل طلبية الوكيل بالبريد الإلكتروني، فيكتبها مندوب المبيعات في جدول، وينقل المستودع الطلبية نفسها إلى قائمته، وتُصدر المحاسبة الفاتورة في برنامج منفصل. وحين تكتب الشركة هذه الخطوات على الورق، يظهر أيضًا ما تنتظره من ERP: أن تُكتب الطلبية مرة واحدة، وأن تصل إلى المستودع والفاتورة تلقائيًا.

عند إعداد القائمة تُطرح على كل قسم الأسئلة نفسها:

• ما المعلومة التي تأخذونها من قسم آخر وتعيدون كتابتها على شاشتكم؟
• ما التقرير الذي يُعدّ كل شهر من جداول تُدمج يدويًا؟
• حين تتغير معلومات عميل أو منتج، في كم مكانًا تصححونها؟
• ما الموافقة التي تُعطى اليوم بالبريد الإلكتروني أو بالهاتف ولا تدخل السجل؟

فتح كل الوحدات في اليوم نفسه يبدو مغريًا، لكن الفريق يضطر إلى تعلّم كل الشاشات في وقت واحد، وتزداد الرغبة في العودة إلى الترتيب القديم. وبالنسبة إلى الشركة التي في بورصة يكون الترتيب الأول سجل العملاء والطلبيات، ثم المخزون والفاتورة؛ ويمكن أن تنتظر الموارد البشرية أو متابعة المشاريع المرحلة الثانية.

للتشغيل المرحلي شرط واحد: حين تصل وحدة المرحلة الثانية، يجب ألا تطلب سجلات المرحلة الأولى من جديد. فإذا كانت قائمة الموظفين موجودة في النظام حين تُفتح وحدة الموارد البشرية، وكانت بطاقات العملاء جاهزة حين تُفتح متابعة المشاريع، تُبنى المراحل بعضها على بعض؛ وإلا صارت كل مرحلة إعدادًا صغيرًا من جديد.

السؤال الذي يُطرح عند اختيار الوحدات هو: هل تستخدم الوحدات قاعدة البيانات نفسها؟ ففي البرامج التي تُشترى منفصلة وتُربط لاحقًا يقف العميل في مكانين، وحين ينقطع الربط يعود التكرار. ويشرح مقال ما هو ERP أساس المفهوم، ويشرح مقال برنامج تتبّع المخزون وERP الحاجة التي تبدأ بالمخزون.

هل تجمع العمل كله في برنامج واحد أم تختار لكل مهمة أداة منفصلة؟ نتناول معايير هذا القرار بشكل مستقل في مقال برنامج أعمال متكامل أم أدوات منفصلة.

في السحابة تقع الخوادم والتحديثات والنسخ الاحتياطي على عاتق المزوّد؛ والشركة تستخدم فقط. أما في الخادم الخاص فتبقى البيانات في غرفة الشركة أو في مركز البيانات الذي تختاره، وتضع الشركة قواعد الوصول والنسخ الاحتياطي، وتقع عليها الصيانة أيضًا. والأسئلة الواجب طرحها واحدة في الخيارين: في أي بلد توجد البيانات، وأين النسخة الاحتياطية، وكيف تُستعاد البيانات حين ينتهي العقد.

ومن الأسئلة التي تؤثر في القرار أيضًا حاجة الغد. فالشركة التي تبدأ اليوم بالسحابة وتريد لاحقًا الانتقال إلى خادمها الخاص، يجب أن تسأل منذ البداية هل هذا الانتقال ممكن لدى المزوّد، وبأي صيغة ستُنقل البيانات. فالاختيار الذي لا طريق للانتقال منه يحسم القرار التالي من اليوم.

يمكنكم أن تروا تفاصيل القرار، وما الذي يتغير من ناحية البيانات الشخصية، في صفحة السحابة أو خادمكم الخاص.

في كثير من المنشآت يعمل المستشار المالي منذ سنوات ببرنامج المحاسبة نفسه ولا يريد تغييره. وفي هذه الحالة يُصدر ERP الفاتورة، ويكتمل القيد المحاسبي في برنامج المستشار. وإذا لم يُتفق على هذا التقسيم منذ البداية، تظهر الفاتورة نفسها مرتين في النظامين أو لا تظهر أبدًا.

تختلف التزامات الفاتورة الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني حسب وضع الشركة. وعند طلب عروض الأسعار اسألوا المزوّد بندًا بندًا: أي مستند يُرسل من أي نظام وبأي طريق؛ وإذا كان جوابه عامًا مثل 'ندعم ذلك'، فاطلبوا التفاصيل كتابةً قبل الإعداد.

والمبيعات عبر الإنترنت لدى الشركة التي في بورصة تدخل تحت هذا العنوان أيضًا. فإذا لم يظهر في التدفق نفسه من أي قناة جاء الطلب، ومن أي نظام صدرت الفاتورة، وفي أي لحظة خُصم من المخزون، فستذكر المحاسبة والمستودع رقمين مختلفين للمنتج نفسه في نهاية الشهر. وإذا رُسم التدفق على الورق قبل الإعداد، يُرى هذا الفرق منذ البداية.

العرض التوضيحي ببيانات جاهزة يبدو منظّمًا دائمًا. أما العرض التوضيحي ببياناتكم فيكشف الأسئلة الحقيقية: كيف ستُدمج كتابتان مختلفتان للعميل نفسه، وكيف تُطابَق رموز المنتجات القديمة، ومن أي تاريخ تدخل الطلبيات المفتوحة النظام الجديد. وبالنسبة إلى الشركة التي في بورصة، تكون اللحظة الأكثر فائدة متابعة طلبية أحد الوكلاء من الشهر الماضي في النظام الجديد من أولها إلى آخرها.

عند مقارنة العروض اطلبوا الترخيص، ونطاق المستخدمين والوحدات، والاستضافة، ونقل البيانات، والتدريب، والصيانة في بنود منفصلة. فالعرض الذي يقدّم البنود مبلغًا إجماليًا واحدًا يصعّب المقارنة بين مزوّدين. واطرحوا السؤال نفسه عن الدعم: فليُكتب في العرض إلى من يُرجع، وعبر أي قناة، حين تظهر مشكلة بعد الإعداد، وكيف يُقدَّم التدريب حين يُضاف مستخدم جديد. وبأي صيغة تُسلَّم البيانات حين ينتهي العقد يدخل في القائمة نفسها.

في Corex360 تستخدم الوحدات سجل العميل نفسه. فالعميل الذي تفتحه المبيعات هو السجل نفسه الذي تراه المحاسبة في الفاتورة؛ لذلك لا تُكتب بيانات العميل مرة ثانية. ولكي تسألوا أي شاشة تغطي خطوات الطلبية والمخزون والمستودع في مثال بورصة، تعالوا إلى العرض التوضيحي ومعكم طلبية من طلبياتكم. ويشرح مقال الفرق بين CRM وERP أين يفترق الاثنان.

في وحدة المحاسبة شاشات فواتير المبيعات والمشتريات وخيارات التكامل مع برامج المحاسبة؛ ويُتحقق معًا قبل الإعداد أي خيار يناسب ترتيبكم. ويُكتب اختيار الاستضافة، مساحة خاصة بشركتكم على Corex360 Cloud أو خادمكم الخاص، في العقد.

لا يُنشر سعر قائمة على الموقع؛ ويُحدَّد السعر بعرض سعر مكتوب بعد العرض التوضيحي ببياناتكم.