Миграция данных при смене CRM: выгрузка, сопоставление полей и параллельная работа двух систем

Когда приближается последний день договора, выгрузку всё время откладывают; когда доступ закрывается, остаются только старые снимки экрана. Поэтому выгрузка – первая строка плана перехода. Полученный файл хранится как копия, и с ним не работают; все исправления делаются во второй копии. У оптовика из Бурсы эту работу может взять на себя директор по продажам: до окончания договора он делает выгрузку, складывает файлы в папку с датой и ведёт выбор новой системы на основе этих файлов. Вопросы, которые стоит задать при выборе, собраны в статье что спросить при выборе CRM.

Большинство CRM отдают таблицы отдельными файлами: в одном компании, в другом контактные лица, в третьем сделки. Связывают файлы между собой идентификаторы записей. Если в выгрузке нет столбца с идентификатором, к какой компании относится человек, можно только угадывать по названию.

• Компании и контактные лица вместе с идентификаторами записей
• Открытые и закрытые сделки с полями этапа и суммы
• Заметки и задачи с указанием карточки, к которой они относятся
• Список пользовательских полей и значения, которые может принимать каждое из них
• Пользователи и то, какая карточка у кого

Вложения и история электронной почты теряются чаще всего. Спросите у прежнего поставщика письменно, можно ли их выгрузить; если ответ отрицательный, сохраните вручную хотя бы файлы по открытым делам. В той же выгрузке заберите список пользователей и сведения о том, какая карточка у кого; карточка с неизвестным ответственным откроется в новой системе без владельца.

Таблица сопоставления начинается со столбцов «старое поле», «новое поле» и «примечание». Названия этапов требуют отдельной работы. Если в старой системе есть отдельные этапы 'встреча проведена', 'предложение отправлено' и 'в ожидании', а в новой их аналоги названы иначе, заранее решается, в какой новый этап попадёт каждое старое значение.

Пользовательские поля, которые никто не заполняет, не переносятся. В старой системе оптовика были поля, открытые много лет назад для одной акции и потом забытые; в таблице сопоставления они были помечены как «не переносится». Шаги подготовки самого файла можно посмотреть в статье чек-лист перехода на CRM.

Если обе системы обновлять одновременно, через несколько дней возникает вопрос, какая из них верна. Правило простое: начиная с первого дня после переноса новые клиенты, новые сделки и новые заметки вносятся только в новую систему. Старая система остаётся открытой ещё какое-то время для тех, кому нужно заглянуть в прошлое.

У оптовика каждый продавец в первое утро открыл в новой системе карточки нескольких своих клиентов и сравнил их со старой записью. Недостающие поля были записаны в один список, таблицу сопоставления исправили по нему, и второй перенос прошёл уже с этим исправлением.

В конце параллельного периода старая система переводится в режим только для чтения или закрывается. Перед закрытием делается ещё одна, последняя выгрузка, потому что между первым файлом и днём закрытия в старую систему могли попасть новые записи. Два файла сравниваются; если есть разница, она вносится в новую систему вручную, и только после этого доступ к старой системе закрывается.

Даже если новая система принимает историю, переносить всё не обязательно. Оптовик может решить, что стоит перенести переписку с клиентами последнего сезона; более старые записи остаются в папке с датой, и директор по продажам при необходимости смотрит туда. В первую очередь идёт переписка по открытым сделкам и с клиентами последнего периода. Закрытые старые дела могут оставаться в архивной папке; кто имеет доступ к архиву, тоже нужно записать, потому что файл выгрузки содержит персональные данные и подпадает под KVKK (турецкий закон о защите персональных данных, сопоставимый с GDPR и российским 152-ФЗ).

Продавец изучает новую систему не по общей презентации, а по карточке своего клиента. Если есть тестовая среда, туда загружается копия перенесённого файла, и каждый продавец открывает несколько знакомых карточек. Тогда же объясняется, почему изменились названия этапов; если кто-то продолжает писать по-старому, ему показывают таблицу сопоставления.

На этом этапе записываются и права. Кто какую карточку видит, кто может удалять, к кому переходят карточки уволившегося сотрудника: эти решения принимаются по ролям, а не по людям, и настраиваются в новой системе до дня перехода. У оптовика, например, заведующий складом не видит сделки, а директор по продажам видит все карточки.

Перенесённые записи ложатся в карточку клиента. В карточке есть такие вкладки, как «Обзор», «Контакты», «Сделки», «Предложения», «Договоры», «Проекты», «Финансы», «Файлы» и Drive; предложение и договор находятся в собственных вкладках той же карточки. Модули – не отдельные продукты, и они используют одну запись клиента, поэтому перенесённая запись в каждом модуле – это та же карточка. Устройство карточки можно посмотреть на странице модуль CRM Corex360.

Приходите на демо с образцом выгрузки из вашей старой системы; какие записи будут перенесены, обсуждается по этому файлу, а подготовленная вами таблица сопоставления служит основой разговора.