Бизнес-система «всё в одном» или отдельные инструменты

Пример: представьте производителя упаковки в Газиантепе. Продажи ведутся в CRM, предложения в почте, бухгалтерия в настольной программе, отпуска в Excel, файлы в общей папке. Каждый инструмент хорошо делает свою работу. Проблема в разрывах между ними: когда предложение принято, бухгалтерия узнаёт об этом из письма от отдела продаж, а задолженность клиента не видна на экране менеджера.

Пример: теперь представьте бюро переводов в том же городе. Клиент приходит по почте, работа представляет собой файл, счёт выставляется раз в месяц. Между продажами и бухгалтерией передаётся мало информации. Для такого бюро отдельные инструменты работают вполне хорошо.

Эти два примера дают два разных ответа на один вопрос. Какой путь правильный, подсказывает не список функций программы, а то, через сколько столов проходит одна задача в вашей компании.

• Продажи, бухгалтерия и работа команды редко пересекаются.
• В одной области вы используете отраслевую программу, и общий модуль не закрывает её задачи.
• Бухгалтерия ведётся в программе вашего внешнего бухгалтера, и этот порядок не изменится.
• Команда небольшая, и все инструменты ведёт один человек.

Для бюро переводов правильный шаг: вынести список клиентов из почтового ящика в единый список и выставлять счета из этого списка. Для этого система «всё в одном» не нужна. Оставаясь с отдельными инструментами, соблюдайте одно правило: основная запись клиента хранится в одном месте, а остальные инструменты обращаются к ней.

• Запись: в отдельных инструментах один и тот же клиент заводится в каждой программе заново. В системе «всё в одном» клиента вносят один раз, а остальные задачи привязываются к той же записи.
• Глубина: отдельные инструменты в своей области часто глубже. В системе «всё в одном» нужно отдельно проверить, достаточно ли глубок каждый модуль для ваших задач.
• Связь: отдельные инструменты обмениваются данными через выгрузки или интеграции, и при обновлении мост может оборваться. В системе, которая работает на одной записи, моста нет.
• Свобода выбора: в отдельных инструментах замена одного инструмента не затрагивает остальные. В системе «всё в одном» сменить поставщика сложнее.
• Доступ: в отдельных инструментах у каждой программы свой список пользователей, и уволившегося сотрудника удаляют из каждой по очереди. В системе «всё в одном» доступ управляется из одного места.
• Отчётность: в отдельных инструментах отчёт для руководителя собирают, сводя несколько выгрузок. В системе «всё в одном» отчёт читается из той же записи.

Читая список, будьте честны: строки, в которых впереди отдельные инструменты, являются реальным преимуществом и для некоторых компаний решающим. Для компании, которой нужен глубокий отраслевой инструмент, строка о глубине может сама по себе определить решение. Строку о единой записи нужно читать так же внимательно: перенос и двойной ввод повторяются каждый день, а зависимость от одного поставщика и широкий переход являются решением, которое принимается один раз.

У производителя из Газиантепа такая проверка занимает несколько часов. Берут последний выигранный заказ и прослеживают его путь: уходит ли информация в бухгалтерию письмом, когда менеджер закрывает предложение; знает ли менеджер, когда бухгалтерия выставила счёт; узнаёт ли проектная команда срок поставки по телефону? Каждая передача означает задержку, а иногда и ошибку.

Если большая часть передач шла письмами, звонками или формами, которые перепечатывали заново, система «всё в одном» полезнее всего тем, что убирает эти передачи. Для руководителя это значит утром смотреть на один экран, а не открывать несколько и сводить информацию в голове. Этот день мы по часам описали на странице рабочий день руководителя.

Вопрос о том, должны ли CRM и ERP быть в одной программе или в разных, мы отдельно разобрали в статье разница между CRM и ERP.

Риск отдельных инструментов рассредоточен: каждая интеграция требует обслуживания, после обновления одной из программ передача данных может остановиться, и чаще всего это замечают по жалобе клиента. Риск системы «всё в одном» сосредоточен в одном месте: поскольку вся запись хранится там, уйти от поставщика сложнее.

Поэтому решение не сводится к выбору «всё или ничего». Если модуль не закрывает потребности вашей отрасли, может быть правильнее оставить для этой задачи отдельный инструмент и связать его с основной записью. Запишите ограничения обоих путей на одном листе: то, с каким из них проще жить, подскажет лучше, чем то, в какой программе больше функций.

Из карточки клиента открываются вкладки предложений, договоров, проектов и финансов; файлы хранятся в файловом пространстве Corex Drive внутри записи, к которой они относятся. Принятое предложение и договор остаются во вкладках той же карточки клиента; счета продажи и закупки выставляются в модуле «Бухгалтерия» на том же ядре.

Для производителя из Газиантепа это значит, что предложение, договор и счёт хранятся не в разных программах, а на одном ядре. Поскольку HR тоже работает на этом ядре, заявки на отпуск находятся не в отдельной таблице, а в потоке заявок и календаре отпусков модуля HR.

Вам не нужно переносить всё в Corex360. Если у вас есть отраслевая программа или бухгалтерия останется в системе вашего внешнего бухгалтера, мы обсудим объём с учётом этого. Corex360 работает в Corex360 Cloud или на вашем собственном сервере; выбор прописывается в договоре. На демо мы вместе на ваших собственных данных посмотрим, каким задачам полезно храниться в одной записи.