ERP-Auswahl: Umfang, Daten und Einrichtung

Eurostat, das Statistikamt der Europäischen Union, definiert ERP als Software, die den Informationsfluss zwischen mehreren Funktionen eines Unternehmens erleichtert und diese Informationen zusammenführt; die Module verbinden danach in der Regel Planung, Einkauf, Marketing, Vertrieb, Kundenbeziehungen, Finanzen und Personalwesen. Die Definition steht auf der Eurostat-Seite zur E-Business-Integration.

Beispielszenario: Denken Sie an einen Hersteller von Heimtextilien in Bursa, der sowohl über Händler als auch online verkauft. Die Händlerbestellung kommt per E-Mail, der Außendienstmitarbeiter trägt sie in eine Tabelle ein, das Lager überträgt dieselbe Bestellung in seine eigene Liste, und die Buchhaltung stellt die Rechnung in einem separaten Programm. Schreibt die Firma diese Schritte auf, wird auch klar, was sie von einem ERP erwartet: dass die Bestellung einmal geschrieben wird und von selbst ins Lager und auf die Rechnung gelangt.

Bei der Erstellung der Liste werden jeder Abteilung dieselben Fragen gestellt:

• Welche Informationen holen Sie aus einer anderen Abteilung und tippen sie auf Ihrem eigenen Bildschirm neu ab?
• Welcher Bericht wird jeden Monat aus von Hand zusammengeführten Tabellen erstellt?
• Wenn sich Kunden- oder Produktdaten ändern, an wie vielen Stellen korrigieren Sie sie?
• Welche Freigabe wird heute per E-Mail oder Telefon erteilt und nirgends festgehalten?

Alle Module am selben Tag einzuschalten wirkt verlockend, doch dann muss das Team jede Ansicht gleichzeitig lernen, und der Wunsch, zur alten Ordnung zurückzukehren, wächst. Für die Firma in Bursa kämen zuerst Kunden- und Auftragsdatensätze, Bestand und Rechnung; Personalwesen oder Projektverfolgung können in die zweite Stufe rücken.

Eine schrittweise Einführung hat eine Bedingung: Kommt das Modul der zweiten Stufe hinzu, darf es die Datensätze der ersten Stufe nicht noch einmal verlangen. Ist die Personalliste bereits im System, wenn das Personalmodul startet, und sind die Kundenkarten fertig, wenn die Projektverfolgung startet, bauen die Stufen aufeinander auf; sonst wird jede Stufe zu einer kleinen Neueinrichtung.

Bei der Modulauswahl ist die Frage, ob die Module dieselbe Datenbank nutzen. Bei Programmen, die einzeln gekauft und nachträglich verbunden werden, steht der Kunde an zwei Stellen, und bricht die Verbindung ab, beginnt die Doppelarbeit von vorn. Die Grundlagen des Begriffs erklärt der Beitrag Was ist ERP, einen Bedarf, der beim Bestand beginnt, der Beitrag Lagerverwaltungsprogramm und ERP.

Soll die ganze Arbeit in einer Software liegen, oder bekommt jede Aufgabe ihr eigenes Werkzeug? Die Kriterien für diese Entscheidung behandeln wir gesondert im Beitrag Integrierte Unternehmenssoftware oder getrennte Werkzeuge.

In der Cloud sind Server, Updates und Sicherungen Sache des Anbieters; das Unternehmen nutzt nur. Auf einem eigenen Server bleiben die Daten im Serverraum des Unternehmens oder in einem Rechenzentrum seiner Wahl, das Unternehmen legt Zugriffs- und Sicherungsregeln fest, und auch die Wartung liegt bei ihm. In beiden Fällen sind die Fragen dieselben: In welchem Land liegen die Daten, wo sind die Sicherungen, und wie bekommt man die Daten nach Vertragsende zurück.

Auch der Bedarf von morgen beeinflusst die Entscheidung. Ein Unternehmen, das heute in der Cloud startet und später auf einen eigenen Server wechseln möchte, sollte von Anfang an fragen, ob der Anbieter diesen Wechsel ermöglicht und in welchem Format die Daten umziehen. Eine Wahl ohne Übergangsweg trifft die nächste Entscheidung schon heute.

Die Einzelheiten der Entscheidung und was sich für personenbezogene Daten ändert, sehen Sie auf der Seite Cloud oder eigener Server.

In vielen Betrieben arbeitet der Steuerberater seit Jahren mit demselben Buchhaltungsprogramm und möchte es nicht wechseln. Dann stellt das ERP die Rechnung, und die Buchung wird im Programm des Steuerberaters abgeschlossen. Wird diese Aufteilung nicht von Anfang an besprochen, erscheint dieselbe Rechnung in zwei Systemen doppelt oder gar nicht.

Pflichten zur elektronischen Rechnung und Archivierung hängen von der Situation des Unternehmens ab. Fragen Sie beim Einholen von Angeboten den Anbieter Zeile für Zeile, welcher Beleg aus welchem System auf welchem Weg versendet wird; lautet die Antwort pauschal 'unterstützen wir', verlangen Sie die Einzelheiten vor der Einrichtung schriftlich.

Auch der Onlineverkauf der Firma in Bursa gehört unter diese Überschrift. Ist im selben Ablauf nicht sichtbar, über welchen Kanal eine Bestellung kam, in welchem System die Rechnung gestellt wurde und wann der Bestand abgebucht wurde, nennen Buchhaltung und Lager am Monatsende für dasselbe Produkt unterschiedliche Zahlen. Wird der Ablauf vor der Einrichtung auf Papier gezeichnet, zeigt sich diese Lücke von Anfang an.

Eine Demo mit vorbereiteten Daten sieht immer ordentlich aus. Eine Demo mit Ihren eigenen Daten bringt die echten Fragen zutage: Wie werden zwei Schreibweisen desselben Kunden zusammengeführt, wie werden alte Artikelnummern zugeordnet, ab welchem Datum gehen offene Aufträge ins neue System. Für die Firma in Bursa wäre der lehrreichste Moment, den Auftrag eines Händlers aus dem letzten Monat im neuen System von Anfang bis Ende zu verfolgen.

Verlangen Sie beim Vergleich von Angeboten Lizenz, Benutzer- und Modulumfang, Hosting, Datenübernahme, Schulung und Wartung in getrennten Zeilen. Ein Angebot, das alle Posten in einem Gesamtbetrag zusammenfasst, erschwert den Vergleich zweier Anbieter. Stellen Sie dieselbe Frage zum Support: An wen und über welchen Kanal Sie sich wenden, wenn nach der Einrichtung ein Problem auftritt, und wie geschult wird, wenn ein neuer Benutzer hinzukommt, sollte im Angebot stehen. In welchem Format die Daten bei Vertragsende übergeben werden, gehört auf dieselbe Liste.

In Corex360 nutzen die Module denselben Kundendatensatz. Der Kunde, den der Vertrieb anlegt, ist derselbe Datensatz, den die Buchhaltung auf der Rechnung sieht; deshalb werden Kundendaten kein zweites Mal geschrieben. Um zu fragen, in welcher Ansicht die Schritte Auftrag, Bestand und Lager aus dem Beispiel Bursa abgedeckt werden, bringen Sie einen eigenen Auftrag zur Demo mit. Wo sich CRM und ERP trennen, erklärt der Beitrag Unterschied zwischen CRM und ERP.

Das Modul Buchhaltung hat Ansichten für Verkaufs- und Einkaufsrechnungen sowie Integrationsoptionen für Buchhaltungsprogramme; welche Option zu Ihrer Ordnung passt, wird vor der Einrichtung gemeinsam geprüft. Die Hosting-Wahl, ein eigener Bereich Ihres Unternehmens in der Corex360 Cloud oder Ihr eigener Server, wird im Vertrag festgehalten.

Auf der Website wird kein Listenpreis veröffentlicht; der Preis wird nach einer Demo mit Ihren eigenen Daten in einem schriftlichen Angebot festgelegt.