برنامج أعمال متكامل أم أدوات منفصلة

سيناريو مثال: تخيّلوا مصنّعًا لمواد التغليف في غازي عنتاب. المبيعات في CRM، وعروض الأسعار في البريد الإلكتروني، والمحاسبة في برنامج مكتبي، والإجازات في Excel، والملفات في مجلد مشترك. كل أداة تؤدي عملها جيدًا. والمشكلة في الفجوات بينها: حين يُقبل عرض السعر تعلم المحاسبة بذلك من بريد إلكتروني يأتي من المبيعات، ولا يظهر دَين العميل على شاشة مندوب المبيعات.

سيناريو مثال: تخيّلوا مكتب ترجمة في المدينة نفسها. يأتي العميل بالبريد الإلكتروني، والعمل ملف، والفاتورة تصدر مرة في الشهر. والمعلومات التي تنتقل بين المبيعات والمحاسبة قليلة. ولهذا المكتب تعمل الأدوات المنفصلة جيدًا تمامًا.

يعطي هذان المثالان جوابين مختلفين عن السؤال نفسه. وأي الطريقين هو الصحيح لا تحدده قائمة مزايا البرنامج، بل عدد المكاتب التي يمر بها العمل الواحد في شركتكم.

• أعمال المبيعات والمحاسبة والفريق نادرًا ما يلمس بعضها بعضًا.
• تستخدمون في أحد المجالات برنامجًا خاصًا بقطاعكم، ولا تغطي وحدة عامة عمله.
• المحاسبة تسير في برنامج محاسبكم القانوني، ولن يتغير هذا النظام.
• الفريق صغير، والشخص نفسه يدير كل الأدوات.

الخطوة الصحيحة لمكتب الترجمة هي إخراج قائمة العملاء من صندوق البريد الإلكتروني ووضعها في قائمة واحدة، وإصدار الفواتير من تلك القائمة. ولا يلزم لذلك برنامج متكامل. وأثناء البقاء مع الأدوات المنفصلة حافظوا على قاعدة واحدة: أن يقف السجل الرئيسي للعميل في مكان واحد، وأن ترجع إليه الأدوات الأخرى.

• السجل: في الأدوات المنفصلة يُفتح العميل نفسه في كل برنامج على حدة. وفي البرنامج المتكامل يُكتب العميل مرة واحدة، وتُربط الأعمال الأخرى بالسجل نفسه.
• العمق: الأدوات المنفصلة كثيرًا ما تكون أعمق في مجالها. وفي البرنامج المتكامل يلزم اختبار كل وحدة على حدة لمعرفة هل هي بالعمق الذي تحتاجونه.
• الربط: تتواصل الأدوات المنفصلة عبر النقل أو التكامل، وقد ينقطع الجسر عند التحديثات. أما البرنامج الذي يعمل على سجل واحد فلا جسر فيه.
• حرية الاختيار: في الأدوات المنفصلة لا يؤثر تغيير أداة في الأدوات الأخرى. وفي البرنامج المتكامل يكون تغيير البائع عملًا أكبر.
• الوصول: في الأدوات المنفصلة لكل برنامج قائمة مستخدمين خاصة به، ويُزال الموظف المغادر منها واحدًا واحدًا. وفي البرنامج المتكامل يُدار الوصول من مكان واحد.
• التقرير: في الأدوات المنفصلة يُعدّ تقرير المدير بدمج عدة ملفات مصدَّرة. وفي البرنامج المتكامل يُقرأ التقرير من السجل نفسه.

كونوا صادقين وأنتم تقرؤون القائمة: فالسطور التي تتقدم فيها الأدوات المنفصلة ميزة حقيقية، وهي حاسمة لبعض الشركات. ففي شركة تحتاج إلى أداة عميقة خاصة بقطاعها، قد يحسم سطر العمق القرار وحده. ويجب أن يُقرأ سطر السجل الواحد بالعناية نفسها: فالنقل والتسجيل المزدوج عمل يتكرر كل يوم، أما الارتباط ببائع واحد والانتقال الواسع فقرار يُتخذ مرة واحدة.

في المصنّع في غازي عنتاب يستغرق هذا الاختبار بضع ساعات. يُؤخذ آخر عمل رُبح ويُتتبَّع أثره: هل تذهب المعلومة إلى المحاسبة بالبريد الإلكتروني حين يُغلق المندوب عرض السعر؟ وهل يعلم المندوب حين تُصدر المحاسبة الفاتورة؟ وهل يعرف فريق المشروع تاريخ التسليم عبر الهاتف؟ كل نقل يعني تأخيرًا، وأحيانًا خطأً.

إذا كان معظم النقل بريدًا إلكترونيًا أو هاتفًا أو نموذجًا يُعاد كتابته، فالبرنامج المتكامل يفيد أكثر ما يفيد بإزالة هذا النقل. وفي جانب المدير يعني ذلك النظر إلى شاشة واحدة بدل فتح عدة شاشات صباحًا وجمع المعلومات في رأسه. وقد شرحنا هذا اليوم ساعةً بساعة في صفحة يوم عمل المدير.

تناولنا بشكل منفصل مسألة هل يجب أن يكون CRM وERP في البرنامج نفسه أم منفصلين، في مقال الفرق بين CRM وERP.

خطر الأدوات المنفصلة موزَّع: كل تكامل مسؤولية صيانة، وقد يتوقف النقل حين تُحدَّث إحدى الأدوات، وكثيرًا ما يُكتشف ذلك عبر شكوى من عميل. أما خطر البرنامج المتكامل فيتجمع في مكان واحد: لأن السجل كله في موضع واحد، يصبح ترك البائع عملًا أكبر.

لذلك فالقرار ليس كل شيء أو لا شيء. إذا لم تلبِّ وحدة ما حاجة قطاعكم، فقد يكون الأصح الاحتفاظ بأداة منفصلة لذلك العمل وربطها بالسجل الرئيسي. اكتبوا حدود الطريقين على الورقة نفسها؛ فمعرفة أيهما أسهل في التعايش معه دليل أفضل من معرفة أي برنامج يملك مزايا أكثر.

من بطاقة العميل تُفتح تبويبات عروض الأسعار والعقود والمشاريع والمالية؛ وتقف الملفات في مساحة ملفات Corex Drive داخل السجل الذي تنتمي إليه. ويبقى عرض السعر المقبول والعقد في تبويبات بطاقة العميل نفسها؛ وتصدر فاتورة المبيعات وفاتورة المشتريات أيضًا في وحدة المحاسبة على النواة نفسها.

بالنسبة إلى المصنّع في غازي عنتاب، يعني هذا أن عرض السعر والعقد والفاتورة تقف على النواة نفسها لا في برامج منفصلة. ولأن الموارد البشرية تعمل أيضًا على النواة نفسها، تقف طلبات الإجازة في مسار الطلبات وتقويم الإجازات في وحدة الموارد البشرية، لا في جدول منفصل.

لا يلزمكم نقل كل شيء إلى Corex360. فإذا كان لديكم برنامج خاص بقطاعكم، أو كانت محاسبتكم ستبقى على نظام محاسبكم القانوني، نناقش النطاق على هذا الأساس. يعمل Corex360 على Corex360 Cloud أو على خادمكم الخاص، ويُكتب الاختيار في العقد. وفي العرض التوضيحي نرى معًا، بسجلاتكم أنتم، أي الأعمال ستفيدكم إذا وقفت في السجل نفسه.