Hepsi bir arada iş yazılımı mı, ayrı araçlar mı

Örnek senaryo: Gaziantep'te bir ambalaj üreticisi düşünün. Satış bir CRM'de, teklifler e-postada, muhasebe masaüstü bir programda, izinler Excel'de, dosyalar paylaşılan bir klasörde. Her araç kendi işini iyi yapıyor. Sorun aralarındaki boşlukta: teklif kabul edildiğinde muhasebe bunu satıştan gelen bir e-postayla öğreniyor, müşterinin borcu satışçının ekranında görünmüyor.

Örnek senaryo: Aynı şehirde bir çeviri bürosunu düşünün. Müşteri e-postayla gelir, iş bir dosyadır, fatura ayda bir kesilir. Satış ile muhasebe arasında geçen bilgi azdır. Bu büro için ayrı araçlar gayet iyi çalışır.

Bu iki örnek aynı soruya iki farklı cevap verir. Hangi yolun doğru olduğunu yazılımın özellik listesi değil, bir işin şirketinizde kaç masadan geçtiği söyler.

• Satış, muhasebe ve ekip işleri birbirine seyrek dokunuyor.
• Bir alanda sektörünüze özel bir yazılım kullanıyorsunuz ve onun işini genel bir modül karşılamıyor.
• Muhasebe mali müşavirinizin programında yürüyor ve bu düzen değişmeyecek.
• Ekip küçük ve her aracı aynı kişi yönetiyor.

Çeviri bürosu için doğru adım, müşteri listesini e-posta kutusundan çıkarıp tek bir listeye almak ve faturayı o listeden kesmektir. Bunun için hepsi bir arada bir yazılım gerekmez. Ayrı araçlarla kalırken tek bir kuralı koruyun: müşterinin ana kaydı tek yerde dursun, öteki araçlar ona baksın.

• Kayıt: Ayrı araçlarda aynı müşteri her programda ayrı açılır. Hepsi bir arada yazılımda müşteri bir kez yazılır, öteki işler aynı kayda bağlanır.
• Derinlik: Ayrı araçlar kendi alanlarında çoğu zaman daha derindir. Hepsi bir arada yazılımda her modülün ihtiyacınız kadar derin olup olmadığını ayrı ayrı sınamak gerekir.
• Bağlantı: Ayrı araçlar aktarımla ya da entegrasyonla konuşur ve güncellemelerde köprü kopabilir. Aynı kayıtta çalışan yazılımda köprü yoktur.
• Seçim özgürlüğü: Ayrı araçlarda bir aracı değiştirmek ötekileri etkilemez. Hepsi bir arada yazılımda satıcı değiştirmek daha büyük bir iştir.
• Erişim: Ayrı araçlarda her programın kendi kullanıcı listesi vardır ve ayrılan çalışan hepsinden tek tek çıkarılır. Hepsi bir arada yazılımda erişim tek yerden yönetilir.
• Rapor: Ayrı araçlarda yönetici raporu birkaç dışa aktarımın birleştirilmesiyle hazırlanır. Hepsi bir arada yazılımda rapor aynı kayıttan okunur.

Listeyi okurken dürüst olun: ayrı araçların öne geçtiği satırlar gerçek bir avantajdır ve bazı şirketler için belirleyicidir. Sektörüne özel derin bir araca ihtiyaç duyan bir şirkette derinlik satırı tek başına kararı verebilir. Tek kayıt satırı da aynı dikkatle okunmalıdır: aktarım ve çift kayıt her gün tekrarlanan bir iştir, tek satıcıya bağlılık ve geniş geçiş ise bir kez verilen bir karardır.

Gaziantep'teki üreticide bu sınama birkaç saat sürer. Son kazanılan iş alınır ve izi sürülür: satışçı teklifi kapattığında bilgi muhasebeye e-postayla mı gider, muhasebe faturayı kestiğinde satışçı bunu bilir mi, proje ekibi teslim tarihini telefonda mı öğrenir? Her taşıma bir gecikme, bazen de bir hata demektir.

Taşımaların çoğu e-posta, telefon ya da yeniden yazılan bir formsa, hepsi bir arada yazılım en çok bu taşımaları ortadan kaldırarak işe yarar. Yöneticinin tarafında bu, sabah birkaç ekranı açıp bilgiyi kafasında birleştirmek yerine tek bir ekrana bakmak demektir. Bu günü yöneticinin iş günü sayfasında saat saat anlattık.

CRM ile ERP'nin aynı yazılımda mı, ayrı mı durması gerektiği sorusunu CRM ile ERP farkı yazısında ayrıca ele aldık.

Ayrı araçların riski dağınıktır: her entegrasyon bir bakım sorumluluğudur, araçlardan biri güncellendiğinde aktarım durabilir ve bu çoğu zaman bir müşteri şikâyetiyle fark edilir. Hepsi bir arada yazılımın riski ise toplu durur: bütün kayıt tek yerde olduğu için satıcıdan ayrılmak daha büyük bir iştir.

Bu yüzden karar hep ya da hiç değildir. Bir modül sektörünüzün ihtiyacını karşılamıyorsa o iş için ayrı bir araç tutmak ve onu ana kayda bağlamak daha doğru olabilir. İki yolun sınırını aynı kâğıda yazın; hangisiyle yaşamanın daha kolay olduğu, hangi yazılımın daha çok özelliği olduğundan daha iyi bir yol göstericidir.

Müşteri kartından teklif, sözleşme, proje ve finans sekmeleri açılır; dosyalar Corex Drive dosya alanında ait oldukları kaydın içinde durur. Kabul edilen teklif ve sözleşme aynı müşteri kartının sekmelerinde kalır; satış ve alış faturası da aynı çekirdekteki Muhasebe modülünde kesilir.

Gaziantep'teki üretici için bu, teklifin, sözleşmenin ve faturanın ayrı programlarda değil aynı çekirdekte durması demektir. İnsan kaynakları da aynı çekirdekte çalıştığı için izin talepleri ayrı bir tabloda değil, İnsan Kaynakları modülünün talep akışında ve izin takviminde durur.

Her şeyi Corex360'a taşımanız gerekmez. Sektörünüze özel bir programınız varsa ya da muhasebeniz mali müşavirinizin düzeninde kalacaksa kapsamı buna göre konuşuruz. Corex360 Bulut'ta ya da kendi sunucunuzda çalışır; seçim sözleşmede yazılır. Demoda, kendi kaydınızla hangi işlerin aynı kayıtta durmasının size yarayacağını birlikte görürüz.