Карточка контрагента и карточка клиента: одно и то же?

В турецком бухгалтерском языке слово «cari» обозначает расчётный счёт, который открывается на каждую компанию, с которой предприятие работает с отсрочкой платежа. В карточке контрагента хранятся официальные сведения: наименование, налоговая инспекция, налоговый номер, адрес и срок оплаты. Под ними перечисляются выставленные счета, полученные платежи и итоговое сальдо.

Язык карточки контрагента точный и формальный. Даже малейшая разница создаёт проблемы при сверке, поэтому данные в карточке контрагента должны в точности совпадать с данными в счёте. Бухгалтерия осторожно меняет эту карточку и хочет видеть след каждого изменения.

Карточку контрагента заводят не только для клиентов. Поставщики тоже контрагенты; некоторые компании бывают и клиентом, и поставщиком. Вопрос карточки контрагента всегда один: как у нас обстоят дела с этой компанией по деньгам.

Карточка клиента говорит на языке продаж. В ней хранятся люди, с которыми вы общаетесь в компании, переписка в WhatsApp и по почте, открытые сделки, отправленные коммерческие предложения и подписанные договоры. Карточка отвечает на вопрос: в каком состоянии наши отношения с этим клиентом и что дальше.

Язык карточки клиента свободнее. В ней встречаются заметки вроде «решение в конце месяца», «чувствителен к цене», «нужно убедить технического директора». Для бухгалтерии такие заметки ничего не значат, для продаж они ценны; поэтому две карточки об одной компании говорят так по-разному. Карточка клиента открывается в момент начала отношений, часто задолго до первого счёта. Потенциальный клиент, который ещё ничего не купил, тоже хранится в карточке клиента, а карточка контрагента обычно обретает смысл с первой коммерческой операцией.

Пример: представьте компанию в Коджаэли, которая продаёт промышленные краски. Менеджер знает клиента по короткому названию, как металлическую мастерскую; бухгалтерия завела ту же компанию под полным официальным наименованием с длинной юридической приставкой. Даже говоря об одной и той же компании, две команды с трудом понимают друг друга.

Путаница не ограничивается названиями. Когда менеджер говорит "у этого клиента всё хорошо", он имеет в виду отношения; когда бухгалтерия говорит "не очень хорошо", она имеет в виду просроченный остаток. Правы оба, но поскольку они не смотрят на один экран, не видят правоты друг друга.

Путаницу усиливают и слова, которые используют программы. Одна программа говорит «счёт», другая «компания», третья «клиент». Если внутри компании не договорились, какое слово что означает, продажи и бухгалтерия на одном совещании говорят о разном.

Готовя новое предложение, продавец не знает, что у клиента есть просроченный долг. Бухгалтерия, звоня насчёт оплаты, не знает, что на прошлой неделе клиент жаловался. Адрес обновляют в одной карточке, а в другой он остаётся старым, и счёт уходит не по тому адресу.

Для руководителя цена ещё менее заметна. Чтобы увидеть, какие клиенты и покупают регулярно, и платят вовремя, он берёт два отдельных отчёта и сводит их вручную. Сведение повторяется каждый месяц и каждый раз несёт мелкие ошибки.

В компании по продаже красок в Коджаэли эта цена заметнее всего в начале сезона: пока продажи готовят предложения нового сезона, бухгалтерия пытается закрыть открытые остатки прошлого, и две команды звонят одному и тому же клиенту в разные дни по разным поводам. Эта цена особенно заметна в компаниях, где работают две отдельные программы: CRM в одном месте, бухгалтерия в другом. Программную сторону вопроса мы подробно разобрали в статье Чем CRM отличается от ERP.

Объединиться не значит втиснуть две карточки в одну форму. Формальные поля бухгалтерии и поля отношений продаж остаются отдельными, но оба привязаны к одной компании и одной записи. Адрес меняется один раз, и все видят новый.

В единой записи легче и разговор между взысканием и продажами. Когда бухгалтерия видит просроченный остаток, она читает последний разговор продавца в той же карточке; когда продавец готовит новое предложение, он видит открытый остаток и задаёт клиенту правильный вопрос. В Corex360 в карточке клиента рядом с вкладками «Обзор», «Контакты», «Сделки», «Предложения» и «Договоры» есть вкладка «Финансы». Реальный экран карточки можно посмотреть на странице программа для учёта клиентов Corex360.

В большинстве компаний самое трудоёмкое при переходе это сопоставление. Длинное наименование в бухгалтерии и короткое название в продажах относятся к одной компании, но программа сама этого знать не может. Самые надёжные ключи для такого сопоставления это налоговый номер, телефон и почта.

После сопоставления правило простое: за официальные реквизиты отвечает бухгалтерия, за данные об отношениях продажи; обе стороны обновляют одну и ту же запись. При внедрении Corex360 существующий список переносится вместе с вами. Сопоставление делается один раз, но требует поддержки. Искать по ИНН перед созданием новой компании это самая простая защита от дублей. Эту привычку одинаково должны соблюдать и продажи, и бухгалтерия.

Продавец работает во вкладках сделок и предложений, бухгалтерия в счетах и поступлениях оплат. В одной записи продавец при необходимости может посмотреть финансовое положение клиента, а бухгалтерия прочитать последний разговор, прежде чем звонить насчёт оплаты. Кто что видит, определяется ролевыми правами, а доступ журналируется. В Corex360 продажи и бухгалтерия видят одну карточку клиента; доступ на основе ролей и фиксируется. Как эта карточка используется в рабочем дне бухгалтерии, можно посмотреть на странице День бухгалтерии и отдела кадров.

В карточке клиента рядом расположены вкладки Обзор, Контакты, Сделки, Коммерческие предложения, Договоры, Проекты, Финансы, Файлы и Drive. Счета на продажу и закупку выставляются в модуле Бухгалтерия, в том же ядре, что и карточка клиента, и передаются в вашу бухгалтерскую программу. В списке вариантов интеграции видны DİA, электронный счёт и электронный архив (портал GİB), Logo, Mikro, Netsis и Paraşüt (турецкие бухгалтерские программы). Продажи следят за отношениями, бухгалтерия за деньгами, обе по записи одной и той же компании.