Integrierte Unternehmenssoftware oder getrennte Werkzeuge

Beispielszenario: Stellen Sie sich einen Verpackungshersteller in Gaziantep vor. Der Vertrieb arbeitet in einem CRM, Angebote laufen per E-Mail, die Buchhaltung in einem Desktop-Programm, Urlaube in Excel, Dateien in einem freigegebenen Ordner. Jedes Werkzeug erledigt seine Aufgabe gut. Das Problem liegt in den Lücken dazwischen: Wird ein Angebot angenommen, erfährt die Buchhaltung davon über eine E-Mail aus dem Vertrieb, und der offene Saldo des Kunden erscheint nicht auf dem Bildschirm des Vertrieblers.

Beispielszenario: Stellen Sie sich ein Übersetzungsbüro in derselben Stadt vor. Der Kunde kommt per E-Mail, der Auftrag ist eine Datei, die Rechnung geht einmal im Monat hinaus. Zwischen Vertrieb und Buchhaltung fließen wenige Informationen. Für dieses Büro funktionieren getrennte Werkzeuge gut.

Diese beiden Beispiele geben auf dieselbe Frage zwei verschiedene Antworten. Welcher Weg richtig ist, sagt nicht die Funktionsliste einer Software, sondern die Zahl der Schreibtische, über die eine Aufgabe in Ihrem Unternehmen läuft.

• Vertrieb, Buchhaltung und Teamarbeit berühren sich selten.
• In einem Bereich nutzen Sie eine Branchensoftware, deren Arbeit ein allgemeines Modul nicht abdeckt.
• Die Buchhaltung läuft im Programm Ihres Steuerberaters, und daran wird sich nichts ändern.
• Das Team ist klein, und alle Werkzeuge betreut dieselbe Person.

Für das Übersetzungsbüro ist der richtige Schritt, die Kundenliste aus dem Postfach zu holen, in eine einzige Liste zu übertragen und die Rechnungen aus dieser Liste zu stellen. Dafür braucht es keine integrierte Software. Wer bei getrennten Werkzeugen bleibt, sollte eine Regel wahren: Der Hauptdatensatz des Kunden liegt an einer Stelle, und die anderen Werkzeuge greifen darauf zu.

• Datensatz: Bei getrennten Werkzeugen wird derselbe Kunde in jedem Programm neu angelegt. Bei integrierter Software wird der Kunde einmal erfasst, und die anderen Aufgaben hängen am selben Datensatz.
• Tiefe: Getrennte Werkzeuge sind in ihrem eigenen Bereich oft tiefer. Bei integrierter Software muss für jedes Modul einzeln geprüft werden, ob es so tief geht, wie Sie es brauchen.
• Verbindung: Getrennte Werkzeuge sprechen über Übertragungen oder Integrationen miteinander, und bei Updates kann die Brücke reißen. In Software, die auf demselben Datensatz arbeitet, gibt es keine Brücke.
• Wahlfreiheit: Bei getrennten Werkzeugen berührt der Wechsel eines Werkzeugs die anderen nicht. Bei integrierter Software ist der Wechsel des Anbieters ein größeres Vorhaben.
• Zugriff: Bei getrennten Werkzeugen hat jedes Programm seine eigene Benutzerliste, und wer das Unternehmen verlässt, muss aus jeder einzeln entfernt werden. Bei integrierter Software wird der Zugriff an einer Stelle verwaltet.
• Bericht: Bei getrennten Werkzeugen entsteht der Managementbericht durch das Zusammenführen mehrerer Exporte. Bei integrierter Software wird der Bericht aus demselben Datensatz gelesen.

Seien Sie beim Lesen der Liste ehrlich: Die Zeilen, in denen getrennte Werkzeuge vorn liegen, sind ein echter Vorteil und für manche Unternehmen entscheidend. Für ein Unternehmen, das ein tiefes, branchenspezifisches Werkzeug braucht, kann die Zeile zur Tiefe allein die Entscheidung tragen. Die Zeile zum einzigen Datensatz verdient dieselbe Sorgfalt: Übertragung und doppelte Erfassung sind Arbeit, die sich jeden Tag wiederholt, während die Bindung an einen einzigen Anbieter und ein breiter Umstieg eine Entscheidung sind, die einmal getroffen wird.

Beim Hersteller in Gaziantep dauert dieser Test ein paar Stunden. Man nimmt den zuletzt gewonnenen Auftrag und verfolgt seine Spur: Geht die Information per E-Mail an die Buchhaltung, wenn der Vertriebler das Angebot abschließt? Erfährt der Vertriebler davon, wenn die Buchhaltung die Rechnung ausstellt? Hört das Projektteam den Liefertermin am Telefon? Jede Übertragung bedeutet eine Verzögerung, manchmal auch einen Fehler.

Sind die meisten Übertragungen E-Mails, Anrufe oder neu abgetippte Formulare, nützt integrierte Software vor allem, indem sie diese Übertragungen beseitigt. Für die Führungskraft heißt das, morgens auf einen Bildschirm zu schauen, statt mehrere zu öffnen und die Informationen im Kopf zusammenzusetzen. Diesen Tag haben wir Stunde für Stunde auf der Seite Der Arbeitstag der Führungskraft beschrieben.

Ob CRM und ERP in derselben Software oder getrennt liegen sollten, haben wir gesondert im Beitrag Unterschied zwischen CRM und ERP behandelt.

Bei getrennten Werkzeugen ist das Risiko verteilt: Jede Integration ist eine Wartungsaufgabe, eine Übertragung kann stoppen, wenn ein Werkzeug aktualisiert wird, und das fällt oft erst durch eine Kundenbeschwerde auf. Bei integrierter Software liegt das Risiko gebündelt: Weil der gesamte Datensatz an einem Ort liegt, ist der Abschied vom Anbieter ein größeres Vorhaben.

Deshalb ist die Entscheidung kein Alles oder Nichts. Deckt ein Modul den Bedarf Ihrer Branche nicht ab, kann es richtiger sein, für diese Aufgabe ein eigenes Werkzeug zu behalten und es mit dem Hauptdatensatz zu verbinden. Schreiben Sie die Grenzen beider Wege auf dasselbe Blatt; womit sich leichter leben lässt, ist ein besserer Wegweiser als die Frage, welche Software mehr Funktionen hat.

Aus der Kundenkarte öffnen sich die Reiter Angebote, Verträge, Projekte und Finanzen; Dateien liegen im Dateibereich von Corex Drive innerhalb des Datensatzes, zu dem sie gehören. Angenommenes Angebot und Vertrag bleiben in den Reitern derselben Kundenkarte; auch Ausgangs- und Eingangsrechnungen werden im Modul Buchhaltung im selben Kern ausgestellt.

Für den Hersteller in Gaziantep heißt das, dass Angebot, Vertrag und Rechnung nicht in getrennten Programmen, sondern im selben Kern liegen. Weil auch das Personalwesen im selben Kern arbeitet, stehen Urlaubsanträge nicht in einer eigenen Tabelle, sondern im Antragsablauf und im Urlaubskalender des Personalmoduls.

Sie müssen nicht alles zu Corex360 umziehen. Haben Sie eine Branchensoftware oder bleibt Ihre Buchhaltung im System Ihres Steuerberaters, stimmen wir den Umfang darauf ab. Es läuft in der Corex360 Cloud oder auf Ihrem eigenen Server; die Wahl steht im Vertrag. In der Demo sehen wir uns mit Ihren eigenen Daten gemeinsam an, bei welchen Aufgaben ein gemeinsamer Datensatz Ihnen nützt.