الفرق بين برنامج متابعة المخزون وERP

سيناريو مثال: تخيّلوا تاجر جملة للأدوات المعدنية في قونية. تصل الشاحنة، وتُقرأ الصناديق بالباركود، وتُرصّ على الرفوف. ومع البيع عند الكاونتر يُخصم المنتج، وحين يقلّ الرف يصل تنبيه، وفي نهاية السنة يُجرى الجرد. كل هذه الأعمال من مجال برنامج المخزون، والبرنامج الجيد يؤديها ببساطة.

• سجل الوارد والصادر، والمستودع وموضع الرف.
• المسح بالباركود والملصقات.
• قوائم الجرد وفروقه.
• تنبيه المستوى الحرج.
• بطاقة المنتج وقائمة أسعار بسيطة.

قوة برنامج المخزون في بساطته. ينجز موظف المستودع عمله في بضع شاشات، والتدريب قصير، وعبء الترخيص والصيانة خفيف. وهذه البساطة ميزة ما دام المخزون لا يحتاج إلى الارتباط بسجل آخر.

لنفترض أن تاجر الجملة نفسه كبر وبدأ يورّد المواد بانتظام إلى مقاول بناء. الآن يجب أن يرتبط كل صرف بطلب، وكل طلب بفاتورة، وكل فاتورة بخطة تحصيل. برنامج المخزون يعرف أن البضاعة خرجت، لكنه لا يعرف لمن، ولا بأي عقد، ولا بأي شروط سداد.

يتضح الفرق في نهاية الشهر. في برنامج المخزون يقول تقرير نهاية الشهر ما تبقّى في المستودع. وفي ERP يقول التقرير نفسه أيضًا لأي طلب حُجزت البضاعة المتبقية، وأي فاتورة لم تُصدر بعد، وكم يُدين لكل مورّد.

يبني ERP هذا الرابط. حين يُعتمد طلب الشراء يُفتح طلب لدى المورّد، وحين تصل البضاعة يزيد المخزون، وتدخل فاتورة المورّد خطة الدفع. ويخرج حساب التكلفة من الحركة نفسها. وإن أردتم معرفة أين يفترق ERP عن CRM فاطّلعوا على مقالنا عن الفرق بين CRM وERP.

• عند وصول البضاعة، هل تُنشأ فاتورة المورّد من الحركة نفسها؟
• هل يستطيع مندوب المبيعات إعطاء بيانات المخزون من شاشته؟
• هل يمكن قراءة تكلفة البضاعة المباعة وربحها من السجل نفسه؟
• هل تُحمَّل المواد المرسلة إلى مشروع أو أمر عمل على تكلفة ذلك العمل؟
• حين يظهر فرق في الجرد، هل يمكن معرفة الحركة الناقصة؟

القاسم المشترك بين الأسئلة هو عدد المرات التي تُكتب فيها المعلومة نفسها يدويًا، من دخول البضاعة إلى الفاتورة والبيع والجرد. فإذا كانت معظم إجاباتكم عن هذه الأسئلة بالنفي ولم يكن ذلك يرهقكم، فبرنامج المخزون يؤدي عمله. أما إذا كانت الإجابات بالنفي لكنكم تصححون الخطأ نفسه كل شهر، فالمشكلة ليست في البرنامج بل في تشتت السجل.

برنامج المخزون هو الأداة المناسبة لمتجر مواد بناء في الحي، أو لمحل صغير لقطع الغيار، أو لمتجر إلكتروني بمستودع واحد. إذا كانت المحاسبة لدى محاسب قانوني خارجي وكان البيع ينتهي عند المنضدة، فإن ربط المخزون بمزيد من السجلات لا يضيف إلا عبئًا.

المقياس هنا هو عدد الأقسام التي تمس المخزون؛ أما حجم المنشأة فيأتي في المرتبة الثانية. إذا كان شخص واحد يمسه يكفي برنامج بسيط؛ وإذا كانت المبيعات والمشتريات والمحاسبة تكتب البضاعة نفسها كلٌّ على حدة فقد اقترب الحد. سؤال تحقق واحد يفيد: من سأل عن مخزونكم آخر مرة، ولأي غرض؟ إذا كان السائل موظف المستودع وحده، فبرنامج المخزون في مكانه الصحيح. وإذا كان السائلون البائع والمحاسب والمدير، فهذا يعني أن كل واحد منهم يريد ربط المخزون بعمله.

• الطلبيات في ملف Excel، والفواتير في برنامج آخر.
• تظهر فروق في الجرد ولا يُعرف سببها.
• المواد التي تذهب إلى موقع العمل أو التركيب لا تُحمَّل على المشروع.
• مندوبو المبيعات يسألون المستودع عن المخزون بالهاتف.
• المنتج نفسه مسجل مرتين باسمين مختلفين.

لنأخذ صالة عرض أثاث في إسطنبول مثالًا. يقول مندوب المبيعات للعميل إن الأريكة متوفرة في المخزون، بينما يعلم المستودع أن الأريكة نفسها محجوزة لطلبية أخرى. كلاهما محق، لكنهما ينظران إلى سجلين مختلفين. ويعلم العميل بذلك يوم التسليم. ما يجمع هذه العلامات واحد: المعلومة موجودة لكنها ليست أمام الشخص الصحيح في اللحظة الصحيحة. برنامج المخزون يحفظ المعلومة؛ لكنه لا يحدد من يراها ومتى.

على مر السنين فُتح البرغي نفسه في بطاقة بمقاسه وفي أخرى برمز المورد. ولا يدمج ERP هذه البطاقات، بل ينقلها كما هي. ودمج البطاقات وتوحيد الوحدات وتوضيح أسماء المستودعات قبل الانتقال يمنع الارتباك في الشهر الأول مع ERP.

• ادمجوا بطاقات المنتج نفسه.
• وحّدوا الوحدات: قطعة، كرتونة، متر.
• اكتبوا أسماء المستودعات والرفوف.
• اعرضوا الطلبات المفتوحة والفواتير المعلّقة في قائمتين منفصلتين.

ومن فخاخ الانتقال الأخرى الرصيد الافتتاحي للمخزون. فالكميات المنقولة دون جرد تبدأ خاطئة من اليوم الأول في ERP، وتُكتب كل حركة لاحقة فوق هذا الخطأ. والجرد الذي يُجرى قبيل الانتقال مباشرة هو ما يجعل تقارير الشهر الأول جديرة بالثقة. اختاروا موعد الانتقال وفق تقويم العمل أيضًا. فالانتقال في أكثر أسابيع الموسم ازدحامًا يطالب فريق المستودع بتعلّم شاشة جديدة والتعامل مع ذروة الشحن في وقت واحد.

لنعد إلى مثال صالة العرض. حين يرد مندوب المبيعات على العميل، ينبغي أن يرى المخزون وطلبية العميل السابقة وعرض السعر المفتوح في آن واحد. وإذا كانت هذه المعلومات في برامج منفصلة، اتصل المندوب بالمستودع هاتفيًا وراسل المحاسبة بالبريد، وبقي العميل ينتظر.

لا نقدّم Corex360 بوصفه برنامجًا للمخزون. تحفظ نواة Corex360 العميل وفرصة البيع وعرض السعر والعقد والفاتورة والموظف والملف في السجل نفسه؛ وتعمل طبقة ذكاء الأعمال فوق هذا السجل. ويمكنكم متابعة كيف ينظر فريق المحاسبة إلى السجل نفسه في صفحة يوم فريق المحاسبة مع الفاتورة وخطة الدفع.

من زاوية المدير السؤال واحد دائمًا: أي عميل اشترى ماذا، ودفع ماذا، وينتظر ماذا. ولكي يأتي هذا الجواب دون جمعه من برامج منفصلة يجب أن يكون السجل واحدًا. شرحنا كيف يصل الطلب عبر الإنترنت إلى السجل نفسه في مقال كيف يُخصم الطلب من المخزون.

تعرض بطاقة عميل Corex360 جنبًا إلى جنب تبويبات فرص البيع وعروض الأسعار والعقود والمالية. تُصدر فواتير البيع والشراء في وحدة المحاسبة وتُنقل إلى برنامج المحاسبة لديكم. ويصل سؤال المخزون الذي يطرحه العميل عبر واتساب إلى بطاقة العميل من خلال نافذة الرسائل. تبقى بيانات المخزون والطلبات في نظام ERP لديكم، ولدى Corex360 واجهة API لتبادل البيانات مع الأنظمة الخارجية.