Anbar uçotu proqramı ilə ERP arasındakı fərq

Nümunə ssenari: Konyada bir təsərrüfat malları topdansatışçısını təsəvvür edin. Yük maşını gəlir, qutular barkodla oxudulur, rəflərə yerləşdirilir. Piştaxtadakı satışda məhsul stokdan çıxır, rəf azalanda xəbərdarlıq gəlir, il sonunda sayım aparılır. Bu işlərin hamısı stok proqramının sahəsidir və yaxşı proqram bunları sadə şəkildə edir.

• Mədaxil və məxaric qeydi, anbar və rəf yeri.
• Barkodla oxutma və etiket.
• İnventarizasiya və fərqlər siyahısı.
• Kritik səviyyə xəbərdarlığı.
• Məhsul kartı və sadə qiymət siyahısı.

Anbar proqramının gücü sadəliyindədir. Anbar işçisi bir neçə ekranla işini bitirir, təlim qısa çəkir, lisenziya və texniki xidmət yükü azdır. Bu sadəlik stokun başqa qeydə bağlanması lazım olmadığı müddətcə üstünlükdür.

Tutaq ki, eyni topdansatış şirkəti böyüyüb bir tikinti podratçısına müntəzəm material verməyə başlayır. Artıq hər məxaric bir sifarişə, hər sifariş bir hesab-fakturaya, hər hesab-faktura bir ödəniş planına bağlanmalıdır. Stok proqramı malın çıxdığını bilir, amma kimə, hansı müqavilə ilə və hansı ödəniş müddəti ilə çıxdığını bilmir.

Fərq ay sonunda aydın görünür. Stok proqramında ay sonu hesabatı anbarda nə qaldığını deyir. ERP-də eyni hesabat qalan malın hansı sifarişə ayrıldığını, hansı hesab-fakturanın hələ yazılmadığını və hansı təchizatçıya nə qədər borc olduğunu da deyir.

ERP bu əlaqəni qurur. Satınalma sorğusu təsdiqlənəndə təchizatçı sifarişi açılır, mal gələndə stok artır, təchizatçı hesab-fakturası ödəniş planına düşür. Maya dəyəri hesabı da eyni hərəkətdən çıxır. ERP ilə CRM-in hansı nöqtədə ayrıldığı sizi maraqlandırırsa, CRM ilə ERP fərqini izah etdiyimiz yazıya baxın.

• Mal gələndə təchizatçının hesab-fakturası eyni hərəkətdən yaranırmı?
• Satıcı müştəriyə stok məlumatını öz ekranından verə bilirmi?
• Satılan malın maya dəyəri və mənfəəti eyni qeyddən oxuna bilirmi?
• Layihəyə və ya iş sifarişinə gedən material həmin işin maya dəyərinə yazılırmı?
• İnventarizasiya fərqi çıxanda hansı hərəkətin çatışmadığını tapmaq olurmu?

Sualların ortaq nöqtəsi malın daxil olmasından hesab-fakturaya, satışa və inventarizasiyaya qədər eyni məlumatın neçə dəfə əl ilə yazıldığıdır. Bu suallara verdiyiniz cavabların çoxu mənfidirsə və bu sizi çətinə salmırsa, anbar proqramı öz işini görür deməkdir. Cavablar mənfidir, amma hər ay eyni xətanı düzəldirsinizsə, problem proqramda deyil, qeydin dağınıqlığındadır.

Məhəllədəki tikinti materialları mağazası, kiçik ehtiyat hissələri dükanı və ya tək anbarlı onlayn mağaza üçün anbar proqramı düzgün alətdir. Mühasibat kənar mühasibdədirsə və satış piştaxtada bitirsə, anbarı daha çox qeydə bağlamaq yalnız iş yükünü artırır.

Burada ölçü stoka neçə fərqli şöbənin toxunmasıdır; müəssisənin böyüklüyü ikinci planda qalır. Bir nəfər toxunursa, sadə proqram yetir; satış, satınalma və mühasibat eyni malı ayrı-ayrı yazırsa, hədd yaxınlaşıb. Bir yoxlama sualı işə yarayır: stokunuzu sonuncu dəfə kim, hansı məqsədlə soruşdu? Soruşan yalnız anbar işçisidirsə, stok proqramı yerindədir. Soruşan satıcı, mühasib və rəhbərdirsə, hər biri stoku öz işinə bağlamaq istəyir deməkdir.

• Sifarişlər Excel faylında, hesab-fakturalar isə başqa proqramda saxlanılır.
• İnventarizasiya fərqi çıxır, amma səbəbi tapılmır.
• Tikinti sahəsinə və ya quraşdırmaya gedən material layihəyə yazılmır.
• Satıcılar stoku anbardan telefonla soruşur.
• Eyni məhsul iki fərqli adla iki dəfə qeydə alınıb.

İstanbulda bir mebel şourumunu nümunə götürək. Satıcı müştəriyə kreslonun anbarda olduğunu deyir, anbar isə eyni kreslonun başqa sifarişə ayrıldığını bilir. İkisi də haqlıdır, amma fərqli qeydə baxır. Müştəri bunu təhvil günü öyrənir. Bu əlamətlərin ortaq cəhəti eynidir: məlumat var, amma doğru anda doğru şəxsin qarşısında deyil. Stok proqramı məlumatı saxlayır; kimin nə vaxt görəcəyini müəyyən etmir.

İllər ərzində eyni vint bir kartda ölçüsü ilə, digər kartda təchizatçı kodu ilə açılıb. ERP bunları birləşdirmir, olduğu kimi köçürür. Keçiddən əvvəl kartları birləşdirmək, vahidləri eyniləşdirmək və anbar adlarını dəqiqləşdirmək ERP-nin ilk ayında yaşanacaq qarışıqlığın qarşısını alır.

• Eyni məhsulun kartlarını birləşdirin.
• Vahidləri eyniləşdirin: ədəd, qutu, metr.
• Anbar və rəf adlarını yazıya köçürün.
• Açıq sifarişləri və gözləyən hesab-fakturaları ayrıca siyahıya alın.

Keçidin başqa bir tələsi açılış stokudur. Sayım aparılmadan köçürülən miqdar ERP-nin ilk günündən yanlış başlayır və hər sonrakı hərəkət bu yanlışın üzərinə yazılır. Keçiddən dərhal əvvəl aparılan sayım ilk ayın hesabatlarına etibar etməyə imkan verir. Keçid tarixini də iş təqviminə görə seçin. Mövsümün ən gərgin həftəsində edilən keçid anbar komandasına həm yeni ekranı, həm də sıx yükgöndərməni eyni anda öyrətməyə çalışır.

Şourum nümunəsinə qayıdaq. Satıcı müştəriyə cavab verərkən stoku, müştərinin əvvəlki sifarişini və açıq təklifini eyni anda görə bilməlidir. Bu məlumatlar ayrı proqramlardadırsa, satıcı anbara telefonla zəng edir, mühasibata e-poçt yazır və müştəri gözləyir.

Corex360-ı stok proqramı kimi təqdim etmirik. Corex360-ın nüvəsi müştəri, imkan, təklif, müqavilə, hesab-faktura, personal və faylı eyni qeyddə saxlayır; biznes zəkası qatı bu qeydin üzərində işləyir. Mühasibat komandasının eyni qeydə necə baxdığını mühasibat komandasının hesab-faktura və ödəniş planı günü səhifəsində izləyə bilərsiniz.

Rəhbər baxımından sual həmişə eynidir: hansı müştəri nə aldı, nə ödədi, nə gözləyir. Bu cavabın ayrı proqramlardan toplanmadan gəlməsi üçün qeyd tək olmalıdır. Onlayn sifarişin eyni qeydə necə düşdüyünü sifariş anbar qalığından necə çıxılır yazısında izah etdik.

Corex360 müştəri kartında İmkanlar, Təkliflər, Müqavilələr və Maliyyə tabları yan-yana durur. Satış və alış fakturası Mühasibat modulunda kəsilir və mühasibat proqramına ötürülür. Müştərinin WhatsApp-dan verdiyi anbar sualı Mesajlar pəncərəsindən müştəri kartına düşür. Anbar və sifariş qeydi ERP-nizdə qalır; Corex360-ın xarici sistemlərlə məlumat mübadiləsi üçün API-si var.