Lagersoftware und ERP: Wo der Unterschied liegt

Beispielszenario: Stellen Sie sich einen Eisenwarengroßhändler in Konya vor. Ein Lkw kommt, Kartons werden gescannt, die Ware kommt ins Regal. Ein Verkauf an der Theke bucht Ware ab, ein leeres Regal löst einen Hinweis aus, und zum Jahresende folgt die Inventur. All das ist das Gebiet einer Lagerverwaltungssoftware, und ein gutes Programm erledigt es schlicht.

• Warenein- und -ausgang, Lager und Lagerplatz.
• Barcode-Scan und Etiketten.
• Inventuren und Differenzlisten.
• Hinweise bei Mindestbestand.
• Produktkarte und einfache Preisliste.

Die Stärke von Lagersoftware ist ihre Einfachheit. Lagermitarbeiter erledigen ihre Arbeit in wenigen Masken, die Schulung ist kurz, Lizenz- und Wartungsaufwand sind gering. Diese Einfachheit ist ein Vorteil, solange der Bestand nicht zu einem anderen Datensatz gehören muss.

Nehmen wir an, derselbe Großhändler wächst und beliefert regelmäßig einen Bauunternehmer. Jetzt muss jede Entnahme zu einem Auftrag gehören, jeder Auftrag zu einer Rechnung, jede Rechnung zu einem Zahlungsplan. Das Lagerprogramm weiß, dass die Ware hinausging, aber nicht an wen, mit welchem Vertrag und mit welchem Zahlungsziel.

Der Unterschied zeigt sich am Monatsende. In einer Lagerverwaltungssoftware sagt der Monatsbericht, was im Lager übrig ist. Im ERP sagt derselbe Bericht auch, für welche Bestellung die restliche Ware reserviert ist, welche Rechnung noch nicht gestellt wurde und welchem Lieferanten was geschuldet wird.

ERP stellt diese Verbindung her. Eine freigegebene Bestellanforderung öffnet eine Lieferantenbestellung, eingehende Ware erhöht den Bestand, und die Lieferantenrechnung landet im Zahlungsplan. Auch die Kostenrechnung ergibt sich aus derselben Bewegung. Wo sich ERP und CRM trennen, lesen Sie in unserem Beitrag zum Unterschied zwischen CRM und ERP.

• Entsteht beim Wareneingang die Lieferantenrechnung aus derselben Buchung?
• Kann ein Vertriebler Bestandsauskünfte von seinem eigenen Bildschirm geben?
• Lassen sich Kosten und Marge eines Verkaufs aus demselben Datensatz ablesen?
• Wird Material, das an ein Projekt oder einen Arbeitsauftrag geht, auf die Kosten dieses Auftrags gebucht?
• Lässt sich bei einer Inventurdifferenz finden, welche Bewegung fehlt?

Gemeinsam ist den Fragen, wie oft dieselbe Angabe vom Wareneingang über die Rechnung und den Verkauf bis zur Inventur von Hand geschrieben wird. Lauten die meisten Antworten nein und bereitet Ihnen das keine Schwierigkeiten, erfüllt das Lagerprogramm seinen Zweck. Lauten sie nein und Sie korrigieren jeden Monat denselben Fehler, liegt das Problem nicht im Programm, sondern im zersplitterten Datenbestand.

Für einen Baustoffhändler im Viertel, einen kleinen Ersatzteilladen oder einen Onlineshop mit einem Lager ist eine Lagersoftware das richtige Werkzeug. Liegt die Buchhaltung bei einem externen Steuerberater und endet der Verkauf an der Theke, macht es nur mehr Arbeit, den Bestand an weitere Datensätze zu knüpfen.

Maßstab ist hier, wie viele Abteilungen den Bestand anfassen; die Größe des Betriebs ist zweitrangig. Fasst ihn eine Person an, reicht ein einfaches Programm; erfassen Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung dieselbe Ware jeweils getrennt, ist die Grenze nahe. Eine Kontrollfrage hilft: Wer hat zuletzt nach Ihrem Bestand gefragt, und wozu? Fragt nur das Lagerpersonal, ist ein Lagerprogramm am richtigen Platz. Fragen Verkäufer, Buchhalter und Führungskraft, will jeder den Bestand mit seiner eigenen Arbeit verknüpfen.

• Bestellungen stehen in einer Excel-Datei, Rechnungen in einem anderen Programm.
• Inventurdifferenzen treten auf, aber niemand findet die Ursache.
• Material, das auf eine Baustelle oder zu einer Montage geht, wird nicht auf das Projekt gebucht.
• Vertriebler fragen den Bestand telefonisch im Lager ab.
• Dasselbe Produkt ist zweimal unter zwei Namen erfasst.

Nehmen wir einen Möbelshowroom in İstanbul. Der Verkäufer sagt einem Kunden, das Sofa sei auf Lager; das Lager weiß, dass dasselbe Sofa für einen anderen Auftrag reserviert ist. Beide haben recht, schauen aber auf unterschiedliche Datensätze. Der Kunde erfährt es am Liefertag. Diese Anzeichen haben eines gemeinsam: Die Information ist da, liegt aber nicht im richtigen Moment vor der richtigen Person. Ein Lagerprogramm hält die Information fest; es entscheidet nicht, wer sie wann sieht.

Über die Jahre wurde dieselbe Schraube einmal mit ihrem Maß und einmal mit dem Lieferantencode angelegt. Das ERP führt sie nicht zusammen, es übernimmt sie, wie sie sind. Karten zusammenzuführen, Einheiten zu vereinheitlichen und Lagernamen zu klären, bevor umgestiegen wird, verhindert das Durcheinander im ersten Monat mit dem ERP.

• Führen Sie die Karten desselben Produkts zusammen.
• Vereinheitlichen Sie die Einheiten: Stück, Karton, Meter.
• Schreiben Sie die Namen von Lagern und Regalen auf.
• Führen Sie offene Aufträge und ausstehende Rechnungen getrennt auf.

Eine weitere Falle ist der Anfangsbestand. Mengen, die ohne Inventur übernommen werden, starten vom ersten Tag an falsch im ERP, und jede spätere Bewegung baut auf diesem Fehler auf. Eine Inventur direkt vor dem Umstieg sorgt dafür, dass man den Berichten des ersten Monats trauen kann. Wählen Sie den Umstiegstermin auch nach dem Geschäftskalender. Ein Umstieg in der stärksten Woche der Saison verlangt vom Lagerteam, gleichzeitig eine neue Oberfläche zu lernen und Spitzenversand zu bewältigen.

Zurück zum Showroom. Beim Antworten sollte der Vertriebler Bestand, frühere Bestellung und offenes Angebot des Kunden gleichzeitig sehen. Liegen diese Informationen in getrennten Programmen, ruft der Vertriebler im Lager an, schreibt der Buchhaltung eine E-Mail, und der Kunde wartet.

Wir stellen Corex360 nicht als Lagerprogramm vor. Der Kern von Corex360 führt Kunde, Verkaufschance, Angebot, Vertrag, Rechnung, Personal und Datei im selben Datensatz; die Business-Intelligence-Schicht arbeitet auf diesem Datensatz. Wie die Buchhaltung auf denselben Datensatz schaut, sehen Sie auf der Seite Rechnung und Zahlungsplan am Tag der Buchhaltung.

Für die Geschäftsführung ist die Frage immer dieselbe: Welcher Kunde hat was gekauft, was bezahlt und worauf wartet er? Damit diese Antwort kommt, ohne sie aus getrennten Programmen zusammenzutragen, muss es einen einzigen Datensatz geben. Wie eine Onlinebestellung im selben Datensatz landet, beschreiben wir im Beitrag wie eine Bestellung den Bestand bucht.

Auf der Corex360 Kundenkarte stehen die Registerkarten Verkaufschancen, Angebote, Verträge und Finanzen nebeneinander. Ausgangs- und Eingangsrechnungen werden im Buchhaltungsmodul erstellt und an Ihre Buchhaltungssoftware übergeben. Eine Bestandsfrage, die der Kunde über WhatsApp stellt, erreicht über das Nachrichten-Fenster die Kundenkarte. Lager- und Bestelldaten bleiben in Ihrem ERP; Corex360 hat eine API für den Datenaustausch mit externen Systemen.