Stok takip programı ile ERP arasındaki fark

Örnek senaryo: Konya'da bir hırdavat toptancısı düşünün. Kamyon gelir, koliler barkodla okutulur, raflara yerleşir. Tezgâhtaki satışta ürün düşer, raf azalınca uyarı gelir, yıl sonunda sayım yapılır. Bu işlerin hepsi stok programının alanıdır ve iyi bir program bunları sade biçimde yapar.

• Giriş ve çıkış kaydı, depo ve raf yeri.
• Barkodla okutma ve etiket.
• Sayım ve sayım farkı listesi.
• Kritik seviye uyarısı.
• Ürün kartı ve basit fiyat listesi.

Stok programının gücü sadeliğidir. Depo çalışanı birkaç ekranla işini bitirir, eğitim kısa sürer, lisans ve bakım yükü azdır. Bu sadelik, stoğun başka bir kayda bağlanması gerekmediği sürece bir avantajdır.

Aynı toptancı büyüyüp bir şantiye müteahhidine düzenli malzeme vermeye başlasın. Artık her çıkış bir siparişe, her sipariş bir faturaya, her fatura bir tahsilat planına bağlanmalıdır. Stok programı malın çıktığını bilir ama kime, hangi sözleşmeyle ve hangi vadeyle çıktığını bilmez.

Fark ay sonunda belirginleşir. Stok programında ay sonu raporu depoda ne kaldığını söyler. ERP'de aynı rapor, kalan malın hangi siparişe ayrıldığını, hangi faturanın henüz kesilmediğini ve hangi tedarikçiye ne borçlu olunduğunu da söyler.

ERP bu bağı kurar. Satın alma talebi onaylanınca tedarikçi siparişi açılır, mal gelince stok artar, tedarikçi faturası ödeme planına düşer. Maliyet hesabı da aynı hareketten çıkar. ERP ile CRM'in hangi noktada ayrıldığını merak ediyorsanız CRM ile ERP farkını anlattığımız yazıya bakın.

• Mal geldiğinde tedarikçi faturası aynı hareketten mi oluşuyor?
• Satışçı müşteriye stok bilgisini kendi ekranından verebiliyor mu?
• Satılan malın maliyeti ve kârı aynı kayıttan okunabiliyor mu?
• Projeye ya da iş emrine giden malzeme o işin maliyetine yazılıyor mu?
• Sayım farkı çıktığında hangi hareketin eksik olduğu bulunabiliyor mu?

Soruların ortak noktası, malın girişinden faturaya, satışa ve sayıma kadar aynı bilginin kaç kez elle yazıldığıdır. Bu sorulara verdiğiniz cevapların çoğu hayırsa ve bu sizi zorlamıyorsa stok programı işini yapıyor demektir. Cevaplar hayır ama her ay aynı hatayı düzeltiyorsanız, sorun programda değil kaydın dağınıklığındadır.

Mahalledeki bir yapı market, küçük bir yedek parça dükkânı ya da tek depolu bir e-ticaret işletmesi için stok programı doğru araçtır. Muhasebe dışarıdaki bir mali müşavirdeyse ve satış tezgâhta bitiyorsa, stoğu daha fazla kayda bağlamak iş yükünü artırır.

Burada ölçü, stoğa kaç farklı bölümün dokunduğudur; işletmenin büyüklüğü ikinci planda kalır. Tek kişi dokunuyorsa sade program yeter; satış, satın alma ve muhasebe aynı malı ayrı ayrı yazıyorsa sınır yaklaşmıştır. Bir kontrol sorusu işe yarar: stoğunuzu en son kim, hangi amaçla sordu? Soran yalnız depo çalışanıysa stok programı yerindedir. Soran satışçı, muhasebeci ve yöneticiyse, her biri stoğu kendi işine bağlamak istiyor demektir.

• Sipariş bir Excel dosyasında, fatura başka bir programda tutuluyor.
• Sayım farkı çıkıyor ama nedeni bulunamıyor.
• Şantiyeye ya da montaja giden malzeme projeye yazılmıyor.
• Satışçı stoğu depoya telefonla soruyor.
• Aynı ürün iki farklı adla iki kez kayıtlı.

İstanbul'da bir mobilya showroom'u örnek olsun. Satışçı müşteriye koltuğun stokta olduğunu söyler, depo aynı koltuğun başka bir siparişe ayrıldığını bilir. İkisi de haklıdır ama farklı kayda bakar. Müşteri bunu teslim günü öğrenir. Bu işaretlerin ortak noktası aynıdır: bilgi vardır ama doğru anda doğru kişinin önünde değildir. Stok programı bilgiyi tutar; kimin ne zaman göreceğini belirlemez.

Yıllar içinde aynı vida bir kartta ölçüsüyle, öbür kartta tedarikçi koduyla açılmıştır. ERP bunları birleştirmez, olduğu gibi taşır. Geçişten önce kartları birleştirmek, birimleri tek hale getirmek ve depo adlarını netleştirmek ERP'nin ilk ayında yaşanacak karışıklığı önler.

• Aynı ürünün kartlarını birleştirin.
• Birimleri tekleştirin: adet, koli, metre.
• Depo ve raf adlarını yazıya dökün.
• Açık siparişleri ve bekleyen faturaları ayrı listeleyin.

Geçişin bir başka tuzağı açılış stoğudur. Sayım yapılmadan taşınan miktar ERP'nin ilk gününden yanlış başlar ve her sonraki hareket bu yanlışın üstüne yazılır. Geçişten hemen önce yapılan bir sayım, ilk ayın raporlarına güvenilmesini sağlar. Geçiş tarihini de iş takvimine göre seçin. Sezonun en yoğun haftasında yapılan geçiş, depo ekibine hem yeni ekranı hem de yoğun sevkiyatı aynı anda öğretmeye çalışır.

Showroom örneğine dönelim. Satışçı müşteriye cevap verirken stoğu, müşterinin önceki siparişini ve açık teklifini aynı anda görebilmelidir. Bu bilgiler ayrı programlardaysa satışçı depoyu telefonla, muhasebeyi e-postayla arar ve müşteri bekler.

Corex360'ı bir stok programı olarak sunmuyoruz. Corex360'ın çekirdeği müşteri, fırsat, teklif, sözleşme, fatura, personel ve dosyayı aynı kayıtta tutar; iş zekâsı katmanı bu kaydın üstünde çalışır. Muhasebe ekibinin aynı kayda nasıl baktığını muhasebe ekibinin fatura ve ödeme planı günü sayfasında izleyebilirsiniz.

Yönetici açısından soru hep aynıdır: hangi müşteri ne aldı, ne ödedi, ne bekliyor. Bu cevabın ayrı programlardan toplanmadan gelmesi için kayıt tek olmalıdır. Online siparişin aynı kayda nasıl düştüğünü sipariş stoktan nasıl düşer yazısında anlattık.

Corex360 müşteri kartında Fırsatlar, Teklifler, Sözleşmeler ve Finans sekmeleri yan yana durur. Satış ve alış faturası Muhasebe modülünde kesilir ve muhasebe yazılımına aktarılır. Müşterinin WhatsApp'tan sorduğu stok sorusu Mesajlar penceresinden müşteri kartına düşer. Stok ve sipariş kaydı ERP'nizde kalır; Corex360'ın harici sistemlerle veri alışverişi için bir API'si vardır.