Tahsilat takibi: vadesi geçen alacak nasıl görünür

Örnek senaryo: Ankara Ostim'de bir makine yedek parça tedarikçisi düşünün. Müşterilerinin çoğu vadeli çalışır. Bir fabrika faturanın yarısını öder, kalanı için gelecek ay der. Bir başkası bir kalemin eksik geldiğini söyleyip ödemeyi bekletir. Bir üçüncüsü çek verir, çekin vadesi ileridedir. Hepsi açık alacaktır, ama her biri farklı bir takip ister.

• Vade: faturanın ödenmesi gereken tarih.
• Kısmi ödeme: gelen tutar ve kalan bakiye, aynı faturanın altında.
• Ödeme sözü: müşterinin verdiği tarih ve kime verdiği.
• İtiraz: ödemeyi bekleten kalem ve nedeni.
• Çek ve senet: vadesi ve tahsil edilip edilmediği.

Bu kalemlerin her biri ayrı bir yerde tutulduğunda takip, parça toplamaya döner. Vade muhasebenin tablosunda, ödeme sözü satıcının defterinde, itiraz bir e-posta zincirinde durur. Takibin ilk işi bunları aynı faturanın altında toplamaktır.

Çoğu işletmede alacak listesi bir tablodur ve haftada bir güncellenir. Tablo güncellendiği gün doğrudur; ertesi gün eskimeye başlar. Arada gelen ödeme, verilen söz ya da açılan itiraz tabloya ancak bir sonraki güncellemede girer. Üstelik tabloyu güncelleyen kişi izne çıktığında güncelleme de onunla birlikte bekler.

Bir de sessizlik vardır. Müşteri itiraz etmez, ödemez de. Fatura vadeyi geçmiştir ama kimse aramamıştır, çünkü herkes bir başkasının aradığını düşünür. Satış bunu muhasebenin işi sayar, muhasebe müşteriyle ilişkiyi satışın işi. Arada kalan alacak sessizce eskir.

Asıl sorun ise satıştadır. Satıcı müşteriyle yeni bir iş konuşurken açık bakiyeyi bilmez; yeni teklif gönderir, müşteri eski borcu hiç konuşmadan yeni siparişe geçer. Muhasebe aradığında da müşterinin geçen hafta satıcıya bir şikâyetini ilettiğini bilmez ve konuşma yanlış yerden başlar.

Yaşlandırma tablosu alacakları vadesi gelmemiş, vadesi yeni geçmiş ve uzun süredir açık gibi dilimlere ayırır. Toplam alacak aynı kalsa bile dağılım çok şey söyler. Alacağın büyük kısmı vadesi gelmemiş dilimdeyse işler yolundadır; uzun süredir açık dilim büyüyorsa bir müşteri ya da bir süreç sorun çıkarıyordur.

Tablo müşteri bazında da okunur. Aynı müşterinin her faturası vadeyi biraz aşıyorsa bu bir alışkanlıktır ve konuşulması gerekir. Tek bir büyük fatura uzun süredir açıksa arkasında çoğu zaman bir itiraz vardır; itiraz çözülmeden hatırlatma işe yaramaz.

Yaşlandırmayı haftalık bir alışkanlığa bağlamak işe yarar. Aynı gün, aynı kişi tabloya bakar ve uzun süredir açık dilimdeki her satır için bir sonraki adımı yazar: arama, mutabakat, itirazın çözümü ya da yöneticiye taşıma. Tablo böylece bir rapor olmaktan çıkar, bir iş listesine döner.

Hatırlatmanın amacı parayı almak kadar ilişkiyi korumaktır. Vadeden önce giden kısa bir bilgi, müşterinin muhasebesine faturayı ödeme listesine koyma fırsatı verir. Vade geçince giden mesaj ise belirsiz olmamalıdır. Ton her aşamada aynı kalır: suçlayan değil, bilgi veren.

• Hangi fatura: numarası ve tarihi.
• Ne kadar: açık tutar, kısmi ödeme varsa kalan.
• Ne zaman: vade tarihi.
• Nasıl: ödeme yolu ve hesap bilgisi.
• Kime: soru ya da itiraz için muhatap.

Müşteri bir tarih verirse o tarih kayda yazılır ve o gün kontrol edilir. Söz bir satıcının aklında kalırsa bir sonraki hatırlatma aynı soruyla başlar ve müşteri kendini tekrar etmek zorunda kalır.

Hatırlatmanın kanalı da seçilmelidir. Kurumsal bir müşteride e-posta iz bırakır ve doğrudan muhasebe birimine ulaşır; küçük bir işletmede sahibine yapılan bir telefon daha hızlı sonuç verebilir. Kanal ne olursa olsun konuşmanın özeti müşterinin kaydına geçer. Küçük tutarlı servis faturalarında tahsilatın nasıl başladığını hizmet işletmesinde fatura ve tahsilat yazısında anlattık.

Aynı Ostim tedarikçisinde satıcı pazartesi sabahı fabrikaya yeni bir teklif hazırlıyor. Müşteri kartında açık bir fatura ve geçen haftaki itiraz notu duruyor. Teklifi göndermeden önce itirazı muhasebeyle konuşuyor; yeni teklifle birlikte eksik kalemin çözümünü de müşteriye iletiyor. Tahsilat bir satış görüşmesinin içinde çözülüyor.

Buluşmanın ön koşulu ortak bir dildir. Satış açık bakiyeyi bir engel gibi değil, müşteriyle konuşulacak bir konu gibi görmelidir; muhasebe de aramadan önce müşteriyle yürüyen işi bilmelidir. Aynı kartı gören iki ekip aynı müşteriye iki farklı tonla gitmez.

Bir tahsilat takibi programı seçerken bu yüzden yalnız vade listesine değil, o listenin müşteri kaydıyla aynı yerde durup durmadığına bakın. Satış ile muhasebenin aynı kartı nasıl gördüğünü muhasebe ve İK sayfasında okuyabilirsiniz.

Corex360'ta satışın imzalattığı sözleşme müşteri kartının Sözleşmeler sekmesindedir; fatura aynı çekirdekteki Muhasebe modülünde kesilir. Müşteriden gelen e-posta X AI tarafından okunur ve ilgili karta işlenir; ödeme bildirimi ile itiraz aynı geçmişte durur. Müşteri kartında sözleşme ve teklifin nasıl durduğunu CRM modülü sayfasında bulabilirsiniz.