Sind Personenkonto und Kundenkarte dasselbe

In der türkischen Buchhaltung bezeichnet das Wort „cari“ das laufende Konto, das für jede Firma eröffnet wird, mit der ein Betrieb auf Ziel handelt. Auf dem Personenkonto stehen amtliche Angaben wie Firmenname, Finanzamt, Steuernummer, Adresse und Zahlungsziel. Darunter werden die ausgestellten Rechnungen, die eingegangenen Zahlungen und der daraus folgende Saldo aufgeführt.

Die Sprache des Personenkontos ist genau und förmlich. Schon der kleinste Unterschied macht bei der Saldenabstimmung Probleme; deshalb müssen die Angaben auf dem Personenkonto exakt mit denen auf der Rechnung übereinstimmen. Die Buchhaltung ändert dieses Konto vorsichtig und will für jede Änderung eine Spur.

Personenkonten werden für Kunden und ebenso für Lieferanten angelegt, und manche Firmen sind beides. Das Personenkonto stellt immer dieselbe Frage: Wo stehen wir mit dieser Firma beim Geld?

Die Kundenkarte spricht die Sprache des Vertriebs. Auf ihr stehen die Ansprechpartner im Unternehmen, die WhatsApp- und E-Mail-Verläufe, die angelegten Verkaufschancen, die versandten Angebote und die unterschriebenen Verträge. Die Frage der Karte lautet: Wo steht unsere Beziehung zu diesem Kunden, und was kommt als Nächstes?

Die Sprache der Kundenkarte ist freier. Dort stehen Notizen wie „Entscheidung zum Monatsende“, „preissensibel“ oder „der technische Leiter muss überzeugt werden“. Für die Buchhaltung bedeuten diese Notizen nichts, für den Vertrieb viel; deshalb sprechen zwei Karten über dasselbe Unternehmen so unterschiedlich. Eine Kundenkarte wird angelegt, sobald die Beziehung beginnt, oft lange vor der ersten Rechnung. Auch ein Interessent, der noch nichts gekauft hat, steht auf einer Kundenkarte; ein Debitorenkonto gewinnt dagegen meist erst mit dem ersten Geschäftsvorfall Bedeutung.

Beispielszenario: Stellen Sie sich eine Firma in Kocaeli vor, die Industrielacke verkauft. Der Verkäufer kennt den Kunden unter einem kurzen Namen, als Metallwerkstatt; die Buchhaltung hat dieselbe Firma unter ihrem vollen eingetragenen Namen mit einem langen Rechtsformzusatz angelegt. Selbst wenn beide Teams über dieselbe Firma sprechen, verstehen sie sich nur mühsam.

Die Verwirrung kommt nicht nur vom Namen. Sagt der Verkäufer „Dieser Kunde steht gut da“, meint er die Beziehung; sagt die Buchhaltung „steht nicht gut da“, meint sie einen überfälligen Saldo. Beide haben recht, aber weil sie nicht auf dieselbe Ansicht schauen, sieht keiner, warum der andere recht hat.

Auch die Begriffe in der Software sorgen für Verwirrung. Ein Programm sagt „Konto“, ein anderes „Firma“, ein drittes „Kunde“. Wird im Unternehmen nicht besprochen, welches Wort was bedeutet, reden Vertrieb und Buchhaltung in derselben Besprechung über verschiedene Dinge.

Beim Erstellen eines neuen Angebots weiß der Vertriebler nicht, dass der Kunde eine überfällige Schuld hat. Ruft die Buchhaltung wegen der Zahlung an, weiß sie nicht, dass der Kunde sich letzte Woche beschwert hat. Die Adresse wird auf einer Karte aktualisiert, auf der anderen bleibt sie alt, und die Rechnung geht an die falsche Adresse.

Für die Führungskraft sind die Kosten noch weniger sichtbar. Um zu sehen, welche Kunden regelmäßig kaufen und zugleich pünktlich zahlen, zieht sie zwei getrennte Berichte und führt sie von Hand zusammen. Das geschieht jeden Monat neu und bringt jedes Mal kleine Fehler mit.

Bei der Lackfirma in Kocaeli zeigt sich dieser Preis am deutlichsten zu Saisonbeginn: Während der Vertrieb die Angebote der neuen Saison vorbereitet, versucht die Buchhaltung, die offenen Salden der letzten Saison zu schließen, und beide Teams rufen denselben Kunden an verschiedenen Tagen aus verschiedenen Gründen an. Diese Kosten sind bei Unternehmen mit zwei getrennten Programmen deutlicher: CRM an einem Ort, Buchhaltung an einem anderen. Die Softwareseite des Themas haben wir im Beitrag Unterschied zwischen CRM und ERP ausführlich behandelt.

Zusammenkommen heißt nicht, zwei Karten in ein Formular zu pressen. Die amtlichen Felder der Buchhaltung und die Beziehungsfelder des Vertriebs bleiben getrennt, aber beide gehören zur selben Firma und zum selben Datensatz. Die Adresse ändert sich einmal, und alle sehen die neue.

Im gemeinsamen Datensatz wird auch das Gespräch zwischen Forderungsmanagement und Vertrieb leichter. Sieht die Buchhaltung einen überfälligen Saldo, liest sie das letzte Gespräch des Verkäufers auf derselben Karte; bereitet der Verkäufer ein neues Angebot vor, sieht er den offenen Saldo und stellt dem Kunden die richtige Frage. In Corex360 hat die Kundenkarte neben den Reitern Übersicht, Kontakte, Verkaufschancen, Angebote und Verträge einen Reiter Finanzen. Den echten Bildschirm der Karte sehen Sie auf der Seite Corex360 Software zur Kundenverfolgung.

In den meisten Unternehmen ist der Abgleich der mühsamste Teil des Umstiegs. Der lange Firmenname in der Buchhaltung und der Kurzname im Vertrieb gehören zur selben Firma, doch die Software kann das nicht von selbst wissen. Steuernummer, Telefon und E-Mail sind die verlässlichsten Schlüssel für diesen Abgleich.

Ist die Zuordnung abgeschlossen, ist die Regel einfach: Die formalen Angaben verantwortet die Buchhaltung, die Beziehungsangaben der Vertrieb; beide pflegen denselben Datensatz. Bei der Einrichtung von Corex360 wird die bestehende Liste gemeinsam übernommen. Die Zuordnung wird einmal gemacht, braucht aber Pflege. Vor dem Anlegen einer neuen Firma zuerst nach der Steuernummer zu suchen, ist der einfachste Schutz vor Dubletten. Vertrieb und Buchhaltung sollten diese Gewohnheit gleichermaßen pflegen.

Der Vertriebler arbeitet in den Reitern Verkaufschancen und Angebote, die Buchhaltung in Rechnungen und Zahlungseingängen. In einem Datensatz sollte der Vertriebler bei Bedarf die finanzielle Lage des Kunden sehen und die Buchhaltung vor einem Anruf wegen einer Zahlung das letzte Gespräch lesen können. Wer was sieht, legen rollenbasierte Berechtigungen fest, und der Zugriff wird protokolliert. In Corex360 sehen Vertrieb und Buchhaltung dieselbe Kundenkarte; der Zugriff ist rollenbasiert und protokolliert. Wie diese Karte im Tag des Buchhaltungsteams genutzt wird, können Sie auf der Seite Ein Tag im Team Buchhaltung und Personal verfolgen.

Auf der Kundenkarte stehen die Registerkarten Übersicht, Kontakte, Verkaufschancen, Angebote, Verträge, Projekte, Finanzen, Dateien und Drive nebeneinander. Ausgangs- und Eingangsrechnungen werden im Buchhaltungsmodul, im selben Kern wie die Kundenkarte, erstellt und an Ihre Buchhaltungssoftware übergeben. In der Liste der Integrationsoptionen erscheinen DİA, E-Rechnung und E-Archiv (GİB-Portal), Logo, Mikro, Netsis und Paraşüt (Buchhaltungsprogramme aus der Türkei). Der Vertrieb verfolgt die Beziehung, die Buchhaltung das Geld, beide im Datensatz desselben Unternehmens.