İlkin mühasibat proqramı necə seçilir: hesab-faktura, cari hesab və satışla bağlılıq

İzmirdəki bir ofis mebeli firmasında satıcı müqaviləni imzaladır, mühasibat isə hesab-faktura barədə günlər sonra satıcının mesajından xəbər tutur. Ödəniş gecikəndə mühasibat satışa zəng edir, satış müştəriyə zəng edir; heç kim hesab-fakturanın hansı müqaviləyə aid olduğunu dərhal deyə bilmir. Belə bir firmanın problemi hesab-faktura yazmaq deyil; hesab-fakturanın satışdan qopuq yaranmasıdır. Seçimə başlamazdan əvvəl bugünkü yolu yazın: müqavilə haradadır, hesab-fakturanı kim yazır, ödənişlər harada izlənilir, mühasib-məsləhətçi məlumatı hansı formada alır. Yeni proqram bu yolun ən uzun halqasını qısaltmalıdır.

• Elektron sənəd: e-Fatura və e-Arxiv (Türkiyə Gəlirlər İdarəsinin elektron faktura sistemləri) öhdəliyiniz varsa, proqram bunu birbaşa və ya inteqrator vasitəsilə dəstəkləyirmi.
• Cari hesab: müştəri və təchizatçı qalığı, ödəmə müddəti və debitor borcların yaşlandırılması bir ekranda oxuna bilirmi.
• Kassa və bank: əməliyyatlar ayrıca izlənilə bilirmi; bank əməliyyatı hesab-faktura ilə uyğunlaşdırıla bilirmi.
• Anbar: həqiqətən anbar uçotu aparırsınızmı; aparmırsınızsa, anbar moduluna ödəniş etməlisinizmi.
• Mühasib-məsləhətçi: məlumat hansı formada ötürülür; məsləhətçi onu öz proqramına əl ilə daxil edirmi.
• Səlahiyyət: satış, mühasibat və rəhbər eyni məlumatı fərqli səlahiyyətlərlə görə bilirmi; kimin nəyi dəyişdiyi qeydə alınırmı.
• Satışla bağlılıq: hesab-faktura müqaviləyə və müştəri qeydinə bağlı yaranır, yoxsa ayrıca yazılır.
• Çıxış: məlumatlarınız başqa proqrama köçürülə bilən formada ixrac oluna bilirmi.

Birinci maddəni mühasib-məsləhətçinizlə birlikdə müzakirə edin. Hansı elektron sənədləri tərtib etməli olduğunuz müəssisənizin vəziyyətindən asılıdır və bu qərar proqramı seçməzdən əvvəl dəqiqləşməlidir. Mühasib-məsləhətçi ilə məlumat paylaşımı da eyni söhbətdə aydınlaşır: tələb olunan hesabatların formatı və tezliyi proqramın ixrac edə bildiyi formatla yan-yana qoyulur.

Cədvəldəki sətirlər işin növünə görə ayrılır. Anbarı olmayan xidmət firmasında hesab-faktura müqaviləyə və ödənişin yığılmasına bağlanır, anbarı olan ticarət müəssisəsində anbar və qaimə önə çıxır, layihə əsaslı işdə hər hesab-faktura aid olduğu layihəyə bağlanır. Ödənişlərin yığılmasının satışla necə birləşdiyi sizə maraqlıdırsa, ödənişlərin izlənməsi yazısında vaxtı keçmiş debitor borcun necə görünən edildiyini izah etdik.

Satıcının hazırladığı nümunə şirkətlə keçirilən demo sizin ay sonunuzu göstərmir. Sizin işinizi göstərən keçən ay qismən ödənilmiş hesab-faktura və ya geri qaytarılmış mal maddəsidir. Demoya bu cür bir neçə real qeydlə gəlin. Qismən ödənilmiş hesab-fakturada qalan məbləğin harada göründüyünü və geri qaytarılan maddədə hesab-fakturanın necə düzəldildiyini addım-addım izləyin.

• Hesab-fakturanı yazın və məbləğin bir hissəsini ödəniş kimi qəbul edin; qalan qalıq və ödəmə müddəti cari kartda necə görünür.
• Bir bank əməliyyatını hesab-faktura ilə uyğunlaşdırın; uyğunlaşmayan əməliyyat harada gözləyir.
• Satıcının müştərinin açıq qalığını görə bilib-bilmədiyinə baxın.
• Ay sonu üçün mühasib-məsləhətçiyə gedəcək çıxarışı alın; məsləhətçi bu çıxarışdan necə istifadə edəcək.
• Bir istifadəçinin səlahiyyətini məhdudlaşdırın; məhdudlaşdırılan şəxs hansı ekranları görməyə davam edir.

İlkin mühasibat proqramı mühasib-məsləhətçini əvəz etmir; ona müntəzəm və tam məlumat çatdırır. Seçim prosesinə məsləhətçini əvvəldən cəlb edin. Onun proqramına məlumatın hansı formada ötürülə bildiyi, sizin proqramınızdakı maddələrin onun hesablar planı ilə necə uyğunlaşacağı və dövrün bağlanmasında kimin nəyi yoxlayacağı yazılı olsun. Bu söhbət aparılmasa, ay sonunda məsləhətçinin ofisində eyni hesab-fakturanı bir daha daxil edən biri olur.

Görüşdə məsləhətçinizdən dövrün bağlanmasında sizdən ən çox nəyi çatışmayan aldığını da soruşun. Cavab çox vaxt bank əməliyyatının izahı və ya hesab-fakturanın hansı işə aid olmasıdır; seçəcəyiniz proqram bu boşluğu qeyd anında bağlaya bilməlidir.

Kadıköydəki bir reklam agentliyində hesab-fakturalar agentliyin öz proqramında yazılır, məsləhətçi isə hər ay eyni hesab-fakturaları öz proqramına yenidən daxil edir. Proqramı dəyişməzdən əvvəl məsləhətçi ilə qısa görüş bu ikiqat daxiletmənin necə aradan qalxacağını göstərir; proqramın özü isə bunu tək başına həll etmir.

Corex360-da müştəri kartının bölmələri arasında Təkliflər, Müqavilələr, Layihələr, Maliyyə, Fayllar və Drive var. Müqavilə kartında növ, məbləğ, başlanğıc və bitmə tarixi durur; imzalanmış sənəd kimi fayllar Corex Drive-da aid olduqları qeydin içində saxlanılır. Mühasibat modulu satış və alış hesab-fakturalarını yazır. Mühasibat komandasının gününün necə keçdiyini mühasibat və İR səhifəsində izah etdik.

Mühasibat modulunun inteqrasiya seçimləri siyahısında e-Fatura və e-Arxiv (GİB portalı, Türkiyə Gəlirlər İdarəsi) ilə yanaşı DİA, Logo, Mikro, Netsis və Paraşüt (Türkiyənin mühasibat proqramları) görünür. Sizin işinizdə hansı bağlantının istifadə olunacağı və mövcud mühasibat proqramınızla necə işləniləcəyi quraşdırma zamanı birlikdə müəyyən edilir. Elektron sənəd öhdəliyiniz, rəsmi kitablar və bəyannamələr isə mühasib-məsləhətçinizlə danışılacaq mövzulardır; quraşdırmadan əvvəl məsləhətçinizin hansı məlumatı hansı formada gözlədiyini yazın.

Yeganə ehtiyacınız kiçik bir dükan üçün hesab-faktura yazıb ödənişləri izləməkdirsə, bu işə fokuslanan sadə ilkin mühasibat proqramı daha doğru seçim olar; müştəri kartı, təklif və müqavilə qeydi belə müəssisəyə əlavə yük gətirir. Hansı proqramı seçməyinizdən asılı olmayaraq, rəsmi kitablar və bəyannamələr mühasib-məsləhətçinizlə aparılır. Corex360-ın töhfəsi hesab-fakturanın təklif, müqavilə və müştəri qeydi ilə eyni nüvədə durmalı olduğu yerdə görünür.

Satış tərəfində təklifin, müqavilənin və müştəri qeydinin necə bir yerdə saxlanıldığını Corex360 CRM modulu səhifəsində görə bilərsiniz.