Ön muhasebe programı nasıl seçilir: fatura, cari ve satışla bağ

İzmir'deki bir ofis mobilyası firmasında satışçı sözleşmeyi imzalatır, muhasebe faturayı günler sonra satışçının mesajından öğrenir. Tahsilat geciktiğinde muhasebe satışı arar, satış müşteriyi arar; kimse faturanın hangi sözleşmeye ait olduğunu hemen söyleyemez. Böyle bir firmanın sorunu fatura kesmek değildir; faturanın satıştan kopuk doğmasıdır. Seçime başlamadan bugünkü yolu yazın: sözleşme nerede, fatura kim tarafından kesiliyor, tahsilat nerede izleniyor, mali müşavir veriyi hangi biçimde alıyor. Yeni program bu yolun en uzun halkasını kısaltmalıdır.

• Elektronik belge: e-Fatura ve e-Arşiv mükellefiyetiniz varsa program bunu doğrudan ya da bir entegratör üzerinden destekliyor mu.
• Cari hesap: müşteri ve tedarikçi bakiyesi, vade ve alacak yaşlandırma tek ekranda okunabiliyor mu.
• Kasa ve banka: hareketler ayrı izlenebiliyor mu; banka hareketi faturayla eşleştirilebiliyor mu.
• Stok: gerçekten stok tutuyor musunuz; tutmuyorsanız stok modülüne ödeme yapmanız gerekiyor mu.
• Mali müşavir: veri hangi biçimde aktarılıyor; müşavir kendi programına elle mi giriyor.
• Yetki: satış, muhasebe ve yönetici aynı veriyi farklı yetkilerle görebiliyor mu; kim neyi değiştirdi kayıtta mı.
• Satışla bağ: fatura sözleşmeye ve müşteri kaydına bağlı mı doğuyor, yoksa ayrı yazılıyor mu.
• Çıkış: veriniz başka bir programa aktarılabilir biçimde dışarı alınabiliyor mu.

İlk maddeyi mali müşavirinizle birlikte konuşun. Hangi elektronik belgeleri düzenlemeniz gerektiği işletmenizin durumuna bağlıdır ve bu karar programı seçmeden önce netleşmelidir. Mali müşavirle veri paylaşımı da aynı konuşmada netleşir: istenen raporların biçimi ve sıklığı, programın dışa aktarabildiği biçimle yan yana konur.

Tablodaki satırlar işin türüne göre ayrışır. Stoksuz hizmet firmasında fatura sözleşmeye ve tahsilata bağlanır, stoklu ticari işletmede stok ve irsaliye öne çıkar, proje bazlı işte her fatura ait olduğu projeye bağlanır. Tahsilatın satışla nasıl buluştuğunu merak ediyorsanız tahsilat takibi yazısında vadesi geçen alacağın nasıl görünür kılındığını anlattık.

Satıcının hazırladığı örnek şirketle yapılan demo, sizin ay sonunuzu göstermez. Sizin işinizi gösteren, geçen ay kısmi ödenmiş bir fatura ya da iade edilmiş bir mal kalemidir. Demoya bu tür birkaç gerçek kayıtla gelin. Kısmi ödenmiş faturada kalan tutarın nerede göründüğünü ve iade edilen kalemde faturanın nasıl düzeltildiğini adım adım izleyin.

• Faturayı kesin ve bir kısmını tahsil edin; kalan bakiye ve vade cari kartta nasıl görünüyor.
• Bir banka hareketini faturayla eşleştirin; eşleşmeyen hareket nerede bekliyor.
• Satışçının müşterinin açık bakiyesini görüp göremediğine bakın.
• Ay sonu için mali müşavire gidecek dökümü alın; müşavir bu dökümü nasıl kullanacak.
• Bir kullanıcının yetkisini kısıtlayın; kısıtlanan kişi hangi ekranları görmeye devam ediyor.

Ön muhasebe programı, mali müşavirin yerini almaz; ona düzenli ve eksiksiz veri ulaştırır. Seçim sürecine müşaviri baştan katın. Onun programına hangi biçimde veri aktarılabildiği, sizin programınızdaki kalemlerin onun hesap planıyla nasıl eşleşeceği ve dönem kapanışında kimin neyi kontrol edeceği yazılı olsun. Bu konuşma yapılmazsa ay sonunda aynı faturayı müşavirin ofisinde bir kez daha giren biri olur.

Görüşmede müşavirinize dönem kapanışında sizden en çok neyi eksik aldığını da sorun. Cevap çoğu zaman bir banka hareketinin açıklaması ya da bir faturanın hangi işe ait olduğudur; seçeceğiniz program bu boşluğu kayıt anında kapatabilmelidir.

Kadıköy'deki bir reklam ajansında faturalar ajansın kendi programında kesilir, müşavir ise her ay aynı faturaları kendi programına yeniden girer. Programı değiştirmeden önce müşavirle yapılacak kısa bir görüşme, bu çift girişin nasıl kalkacağını gösterir; programın kendisi ise bunu tek başına çözmez.

Corex360'ta müşteri kartının sekmeleri arasında Teklifler, Sözleşmeler, Projeler, Finans, Dosyalar ve Drive bulunur. Sözleşme kartında tür, tutar, başlangıç ve bitiş tarihi durur; imzalı belge gibi dosyalar Corex Drive'da ait oldukları kaydın içinde tutulur. Muhasebe modülü satış ve alış faturasını keser. Muhasebe ekibinin gününün nasıl aktığını muhasebe ve İK sayfasında anlattık.

Muhasebe modülünün entegrasyon seçenekleri listesinde e-Fatura ve e-Arşiv (GİB portalı) ile DİA, Logo, Mikro, Netsis ve Paraşüt görünür. Hangi bağlantının sizin işinizde kullanılacağı ve mevcut muhasebe programınızla nasıl çalışılacağı kurulumda birlikte belirlenir. Elektronik belge mükellefiyetiniz, resmi defter ve beyanname ise mali müşavirinizle konuşulacak konulardır; kurulumdan önce müşavirinizin hangi veriyi hangi biçimde beklediğini yazın.

Tek ihtiyacınız küçük bir dükkân için fatura kesip tahsilatı izlemekse, bu işe odaklanan sade bir ön muhasebe programı daha doğru seçim olur; müşteri kartı, teklif ve sözleşme kaydı bu işletmeye ek bir yük getirir. Resmi defter ve beyanname hangi programı seçerseniz seçin mali müşavirinizle yürür. Corex360'ın katkısı, faturanın teklif, sözleşme ve müşteri kaydıyla aynı çekirdekte durması gereken yerde görünür.

Satış tarafında teklifin, sözleşmenin ve müşteri kaydının nasıl bir arada tutulduğunu Corex360 CRM modülü sayfasında görebilirsiniz.