كيف تختارون برنامج المحاسبة المبدئية: الفاتورة والحساب الجاري والارتباط بالمبيعات

في شركة أثاث مكتبي في إزمير يجعل مندوب المبيعات العميل يوقّع العقد، وتعلم المحاسبة بالفاتورة بعد أيام من رسالة المندوب. وحين يتأخر التحصيل تتصل المحاسبة بالمبيعات، وتتصل المبيعات بالعميل؛ ولا يستطيع أحد أن يقول فورًا لأي عقد تعود الفاتورة. مشكلة مثل هذه الشركة ليست إصدار الفاتورة، بل أن الفاتورة تنشأ منفصلة عن البيع. قبل أن تبدؤوا الاختيار اكتبوا المسار الحالي: أين العقد، ومن يُصدر الفاتورة، وأين يُتابع التحصيل، وبأي صيغة يتسلم المستشار المالي البيانات. ويجب أن يختصر البرنامج الجديد أطول حلقة في هذا المسار.

• المستند الإلكتروني: إذا كنتم ملزمين بالفاتورة الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني (e-Fatura وe-Arşiv: أنظمة الفوترة الإلكترونية لدى إدارة الإيرادات التركية)، فهل يدعم البرنامج ذلك مباشرة أم عبر جهة تكامل؟
• الحساب الجاري: هل يمكن قراءة أرصدة العملاء والموردين، وتواريخ الاستحقاق، وتقادم الذمم المدينة في شاشة واحدة؟
• الصندوق والبنك: هل تُتابع الحركات على حدة؟ وهل يمكن مطابقة الحركة البنكية مع الفاتورة؟
• المخزون: هل تحتفظون فعلًا بمخزون؟ وإن لم تفعلوا، فهل يلزمكم الدفع مقابل وحدة المخزون؟
• المستشار المالي: بأي صيغة تُنقل البيانات؟ وهل يُدخلها المستشار يدويًا في برنامجه؟
• الصلاحية: هل تستطيع المبيعات والمحاسبة والمدير رؤية البيانات نفسها بصلاحيات مختلفة؟ وهل يُسجَّل من غيّر ماذا؟
• الارتباط بالمبيعات: هل تنشأ الفاتورة مرتبطة بالعقد وسجل العميل، أم تُكتب منفصلة؟
• الخروج: هل يمكن إخراج بياناتكم بصيغة يمكن نقلها إلى برنامج آخر؟

ناقشوا البند الأول مع مستشاركم المالي. فالمستندات الإلكترونية التي يجب عليكم إصدارها تتوقف على وضع منشأتكم، وينبغي أن يتضح هذا القرار قبل اختيار البرنامج. كما تتضح مشاركة البيانات مع المستشار المالي في الحديث نفسه: إذ توضع صيغة التقارير المطلوبة وتواترها جنبًا إلى جنب مع الصيغة التي يستطيع البرنامج التصدير بها.

تختلف السطور في الجدول بحسب نوع العمل. ففي شركة الخدمات التي لا مخزون لديها ترتبط الفاتورة بالعقد والتحصيل، وفي المنشأة التجارية التي لديها مخزون يبرز المخزون وإشعار التسليم، وفي العمل القائم على المشاريع ترتبط كل فاتورة بالمشروع الذي تنتمي إليه. وإذا كنتم تتساءلون كيف يلتقي التحصيل بالمبيعات، فقد شرحنا في مقال متابعة التحصيل كيف تُجعل المستحقات المتأخرة عن موعدها ظاهرة.

العرض التوضيحي الذي يُجرى على شركة نموذجية أعدّها البائع لا يُظهر نهاية شهركم. ما يُظهر عملكم هو فاتورة دُفعت جزئيًا في الشهر الماضي أو بند بضاعة أُعيد. تعالوا إلى العرض التوضيحي ومعكم بعض هذه السجلات الحقيقية. وتابعوا خطوة بخطوة أين يظهر المبلغ المتبقي في الفاتورة المدفوعة جزئيًا، وكيف تُصحَّح الفاتورة في البند المُعاد.

• أصدروا الفاتورة وحصّلوا جزءًا منها؛ كيف يظهر الرصيد المتبقي وتاريخ الاستحقاق في بطاقة الحساب الجاري؟
• طابقوا حركة بنكية مع فاتورة؛ أين تنتظر الحركة التي لم تُطابَق؟
• تحققوا هل يستطيع مندوب المبيعات رؤية الرصيد المفتوح للعميل.
• استخرجوا كشف نهاية الشهر الذي سيذهب إلى المستشار المالي؛ كيف سيستخدم المستشار هذا الكشف؟
• قيّدوا صلاحية مستخدم واحد؛ ما الشاشات التي يستمر الشخص المقيَّد في رؤيتها؟

برنامج المحاسبة الأولية لا يحل محل المستشار المالي؛ بل يوصل إليه بيانات منتظمة وكاملة. أشركوا المستشار في عملية الاختيار منذ البداية. وليُكتب: بأي صيغة يمكن نقل البيانات إلى برنامجه، وكيف تتطابق البنود في برنامجكم مع دليل حساباته، ومن يراجع ماذا عند إقفال الفترة. وإذا لم يجرِ هذا الحديث، فسيكون في مكتب المستشار في نهاية الشهر من يُدخل الفاتورة نفسها مرة أخرى.

واسألوا مستشاركم في اللقاء أيضًا عمّا يجده ناقصًا لديكم أكثر من غيره عند إقفال الفترة. والجواب في الغالب هو وصف حركة بنكية أو إلى أي عمل تعود فاتورة ما؛ ويجب أن يستطيع البرنامج الذي تختارونه سدّ هذه الفجوة لحظة التسجيل.

في وكالة إعلانات في قاضي كوي تُصدر الفواتير في برنامج الوكالة نفسها، ويعيد المستشار إدخال الفواتير نفسها في برنامجه كل شهر. ولقاء قصير مع المستشار قبل تغيير البرنامج يُظهر كيف يُزال هذا الإدخال المزدوج؛ أما البرنامج نفسه فلا يحل ذلك وحده.

من بين تبويبات بطاقة العميل في Corex360: عروض الأسعار، والعقود، والمشاريع، والمالية، والملفات، وDrive. وفي بطاقة العقد النوع والمبلغ وتاريخا البدء والانتهاء؛ أما الملفات مثل المستند الموقّع فتُحفظ في Corex Drive داخل السجل الذي تنتمي إليه. وتُصدر وحدة المحاسبة فواتير المبيعات والمشتريات. وقد شرحنا كيف يمضي يوم فريق المحاسبة في صفحة المحاسبة والموارد البشرية.

تظهر في قائمة خيارات التكامل في وحدة المحاسبة e-Fatura وe-Arşiv (الفوترة الإلكترونية التركية، بوابة GİB التركية) إلى جانب DİA وLogo وMikro وNetsis وParaşüt. ويُحدَّد معًا أثناء الإعداد أي ربط سيُستخدم في عملكم وكيف سيجري العمل مع برنامج المحاسبة الحالي لديكم. أما التزاماتكم بالمستندات الإلكترونية والدفاتر الرسمية والإقرارات فموضوعات تُناقش مع مستشاركم المالي؛ فاكتبوا قبل الإعداد أي البيانات يتوقعها مستشاركم وبأي صيغة.

إذا كانت حاجتكم الوحيدة إصدار الفواتير ومتابعة التحصيل لمتجر صغير، فبرنامج محاسبة أولية بسيط يركّز على هذا العمل هو الاختيار الأنسب؛ فبطاقة العميل وعرض السعر وسجل العقد تضيف إلى هذه المنشأة عبئًا لا تحتاجه. والدفاتر الرسمية والإقرارات تسير مع مستشاركم المالي أيًّا كان البرنامج الذي تختارونه. وتظهر إضافة Corex360 حيث يجب أن تقف الفاتورة في النواة نفسها مع عرض السعر والعقد وسجل العميل.

يمكنكم أن تروا كيف يُحفظ عرض السعر والعقد وسجل العميل معًا في جانب المبيعات في صفحة وحدة CRM في Corex360.