Comment choisir un logiciel de pré-comptabilité : facture, fiche tiers et lien avec les ventes

Dans une entreprise de mobilier de bureau à Izmir, le commercial fait signer le contrat, et la comptabilité apprend l'existence de la facture des jours plus tard par un message du commercial. Quand l'encaissement tarde, la comptabilité appelle les ventes, les ventes appellent le client ; personne ne peut dire tout de suite à quel contrat appartient la facture. Le problème d'une telle entreprise n'est pas d'émettre des factures ; c'est que la facture naît coupée de la vente. Avant de commencer le choix, écrivez le chemin actuel : où est le contrat, qui émet la facture, où l'encaissement est suivi, sous quelle forme l'expert-comptable reçoit les données. Le nouveau logiciel doit raccourcir le maillon le plus long de ce chemin.

• Documents électroniques : si vous êtes assujetti à l'e-Facture et à l'e-Archive, le logiciel les prend-il en charge directement ou via un intégrateur.
• Comptes tiers : peut-on lire sur un seul écran le solde des clients et des fournisseurs, les échéances et la balance âgée des créances.
• Caisse et banque : les mouvements sont-ils suivis séparément ; un mouvement bancaire peut-il être rapproché d'une facture.
• Stock : tenez-vous vraiment un stock ; si ce n'est pas le cas, devez-vous quand même payer un module de stock.
• Expert-comptable : sous quelle forme les données sont-elles transmises ; l'expert-comptable les ressaisit-il à la main dans son propre logiciel.
• Droits d'accès : les ventes, la comptabilité et la direction peuvent-elles voir les mêmes données avec des droits différents ; qui a modifié quoi est-il enregistré.
• Lien avec la vente : la facture naît-elle rattachée au contrat et à la fiche client, ou est-elle saisie à part.
• Sortie : vos données peuvent-elles être exportées sous une forme qu'un autre logiciel peut importer.

Voyez le premier point avec votre expert-comptable. Les documents électroniques que vous devez émettre dépendent de la situation de votre entreprise, et cette décision doit être prise avant de choisir le logiciel. Le partage de données avec l'expert-comptable se clarifie dans la même conversation : le format et la fréquence des rapports demandés sont mis en regard du format que le logiciel peut exporter.

Les lignes du tableau se distinguent selon le type d'activité. Dans une société de services sans stock, la facture est liée au contrat et à l'encaissement ; dans un commerce avec stock, le stock et le bon de livraison passent au premier plan ; dans une activité par projet, chaque facture est liée à son projet. Si vous voulez savoir comment l'encaissement rejoint la vente, nous expliquons dans l'article suivi des encaissements comment rendre visibles les créances échues.

Une démo avec l'entreprise exemple préparée par l'éditeur ne montre pas votre fin de mois. Ce qui montre votre activité, c'est une facture payée en partie le mois dernier ou un article retourné. Venez à la démo avec quelques vrais enregistrements de ce type. Sur la facture payée en partie, suivez pas à pas où apparaît le montant restant et, pour l'article retourné, comment la facture est corrigée.

• Émettez la facture et encaissez-en une partie ; comment le solde restant et l'échéance apparaissent-ils sur la fiche compte.
• Rapprochez un mouvement bancaire d'une facture ; où attend un mouvement non rapproché.
• Vérifiez si le commercial peut voir le solde ouvert du client.
• Sortez l'export de fin de mois destiné à l'expert-comptable ; comment l'expert-comptable va-t-il l'utiliser.
• Restreignez les droits d'un utilisateur ; quels écrans la personne restreinte voit-elle encore.

Le logiciel de pré-comptabilité ne remplace pas l'expert-comptable ; il lui transmet des données régulières et complètes. Associez l'expert-comptable dès le début du choix. Faites écrire sous quelle forme les données peuvent être transférées dans son logiciel, comment les postes de votre logiciel correspondront à son plan comptable et qui contrôle quoi à la clôture de la période. Sans cette discussion, quelqu'un finit par ressaisir la même facture au cabinet de l'expert-comptable en fin de mois.

Lors de cet entretien, demandez aussi à votre expert-comptable ce qui lui manque le plus souvent de votre part à la clôture de la période. La réponse est souvent le libellé d'un mouvement bancaire ou le travail auquel appartient une facture ; le logiciel que vous choisirez doit pouvoir combler ce manque au moment de la saisie.

Dans une agence de publicité de Kadıköy, les factures sont émises dans le logiciel de l'agence, et l'expert-comptable ressaisit chaque mois les mêmes factures dans son propre logiciel. Un court entretien avec l'expert-comptable avant de changer de logiciel montre comment supprimer cette double saisie ; le logiciel à lui seul ne la règle pas.

Dans Corex360, les onglets de la fiche client comprennent Devis, Contrats, Projets, Finance, Fichiers et Drive. La fiche du contrat contient le type, le montant, la date de début et la date de fin ; les fichiers comme le document signé sont conservés dans Corex Drive, à l'intérieur de l'enregistrement auquel ils appartiennent. Le module Comptabilité émet les factures de vente et d'achat. Nous décrivons le déroulement de la journée de l'équipe comptable sur la page comptabilité et RH.

La liste des options d'intégration du module Comptabilité comprend l'e-Facture et l'e-Archive (GİB, portail de l'administration fiscale de Turquie) ainsi que DİA, Logo, Mikro, Netsis et Paraşüt. La connexion utilisée dans votre activité et la façon de travailler avec votre logiciel de comptabilité actuel sont définies ensemble lors de la mise en place. Vos obligations en matière de documents électroniques, les livres légaux et les déclarations fiscales sont des sujets à voir avec votre expert-comptable ; avant la mise en place, notez quelles données il attend et sous quelle forme.

Si votre seul besoin est d'émettre des factures et de suivre les encaissements pour une petite boutique, un simple logiciel de pré-comptabilité centré sur ce travail sera un meilleur choix ; la fiche client, le devis et l'enregistrement des contrats ajoutent une charge dont cette entreprise n'a pas besoin. Quel que soit le logiciel choisi, les livres légaux et les déclarations fiscales restent du ressort de votre expert-comptable. L'apport de Corex360 se voit là où la facture doit se trouver sur le même noyau que le devis, le contrat et la fiche client.

Vous pouvez voir comment le devis, le contrat et la fiche client sont tenus ensemble côté ventes sur la page module CRM de Corex360.