Wie wählt man Software für die laufende Buchhaltung: Rechnung, Personenkonto und die Verbindung zum Vertrieb

Bei einem Büromöbelhersteller in İzmir lässt der Vertrieb den Vertrag unterschreiben, und die Buchhaltung erfährt Tage später aus einer Nachricht des Vertriebs von der Rechnung. Verzögert sich die Zahlung, ruft die Buchhaltung den Vertrieb an und der Vertrieb den Kunden; niemand kann sofort sagen, zu welchem Vertrag die Rechnung gehört. Das Problem einer solchen Firma ist nicht das Rechnungstellen, sondern dass die Rechnung losgelöst vom Verkauf entsteht. Schreiben Sie vor der Auswahl den heutigen Weg auf: Wo liegt der Vertrag, wer stellt die Rechnung, wo wird der Zahlungseingang verfolgt, in welcher Form erhält der Steuerberater die Daten. Das neue Programm sollte das längste Glied dieses Weges verkürzen.

• Elektronische Belege: Sind Sie zu e-Fatura und e-Arşiv (elektronische Rechnungsverfahren der türkischen Steuerverwaltung) verpflichtet, unterstützt das Programm dies direkt oder über einen Integrator.
• Kontokorrent: Lassen sich Kunden- und Lieferantensalden, Fälligkeiten und die Altersstruktur der Forderungen auf einem Bildschirm ablesen.
• Kasse und Bank: Lassen sich Bewegungen getrennt verfolgen; lässt sich eine Bankbewegung einer Rechnung zuordnen.
• Bestand: Führen Sie wirklich Bestand; wenn nicht, müssen Sie trotzdem für ein Lagermodul bezahlen.
• Steuerberater: In welcher Form werden die Daten übergeben; tippt der Steuerberater sie von Hand in sein eigenes Programm.
• Rechte: Können Vertrieb, Buchhaltung und Geschäftsleitung dieselben Daten mit unterschiedlichen Rechten sehen; wird protokolliert, wer was geändert hat.
• Verbindung zum Verkauf: Entsteht die Rechnung verknüpft mit Vertrag und Kundendatensatz, oder wird sie separat geschrieben.
• Ausstieg: Lassen sich Ihre Daten in einer Form exportieren, die ein anderes Programm übernehmen kann.

Besprechen Sie den ersten Punkt mit Ihrem Steuerberater. Welche elektronischen Belege Sie ausstellen müssen, hängt von der Situation Ihres Betriebs ab, und das sollte vor der Programmauswahl geklärt sein. Auch der Datenaustausch mit dem Steuerberater wird im selben Gespräch geklärt: Format und Häufigkeit der gewünschten Berichte werden neben die Formate gelegt, die das Programm exportieren kann.

Die Zeilen der Tabelle unterscheiden sich nach Art des Geschäfts. Beim Dienstleister ohne Lager ist die Rechnung an Vertrag und Zahlungseingang gebunden, im Handelsbetrieb mit Lager stehen Bestand und Lieferschein im Vordergrund, und bei projektbasierter Arbeit wird jede Rechnung dem Projekt zugeordnet, zu dem sie gehört. Wenn Sie wissen möchten, wie Zahlungseingang und Verkauf zusammenkommen: Im Beitrag Forderungsmanagement beschreiben wir, wie überfällige Forderungen sichtbar gemacht werden.

Eine Demo mit der Beispielfirma des Anbieters zeigt nicht Ihr Monatsende. Ihr Geschäft zeigt eine Rechnung, die im letzten Monat teilweise bezahlt wurde, oder ein zurückgegebener Artikel. Bringen Sie einige solche echten Datensätze zur Demo mit. Verfolgen Sie Schritt für Schritt, wo der Restbetrag einer teilweise bezahlten Rechnung erscheint und wie die Rechnung bei einem zurückgegebenen Artikel korrigiert wird.

• Stellen Sie die Rechnung und kassieren Sie einen Teil davon; wie erscheinen Restsaldo und Fälligkeit auf der Kontokarte.
• Ordnen Sie eine Bankbewegung einer Rechnung zu; wo wartet eine Bewegung ohne Zuordnung.
• Prüfen Sie, ob der Vertrieb den offenen Saldo des Kunden sehen kann.
• Erstellen Sie den Monatsabschluss-Export für Ihren Steuerberater; wie wird der Steuerberater diesen Export verwenden.
• Schränken Sie die Rechte eines Benutzers ein; welche Ansichten sieht die eingeschränkte Person weiterhin.

Buchhaltungssoftware ersetzt nicht den Steuerberater; sie liefert ihm regelmäßig vollständige Daten. Beziehen Sie den Steuerberater von Anfang an in die Auswahl ein. Halten Sie schriftlich fest, in welcher Form Daten in sein Programm übertragen werden können, wie die Posten in Ihrem Programm seinem Kontenplan zugeordnet werden und wer beim Periodenabschluss was prüft. Findet dieses Gespräch nicht statt, erfasst am Monatsende jemand in der Kanzlei dieselbe Rechnung noch einmal.

Fragen Sie Ihren Steuerberater in diesem Gespräch auch, was ihm beim Periodenabschluss von Ihnen am häufigsten fehlt. Die Antwort ist meist die Erläuterung zu einer Bankbewegung oder zu welchem Auftrag eine Rechnung gehört; das gewählte Programm sollte diese Lücke schon bei der Erfassung schließen.

In einer Werbeagentur in Kadıköy werden Rechnungen im eigenen Programm der Agentur gestellt, und der Steuerberater erfasst dieselben Rechnungen jeden Monat erneut in seinem Programm. Ein kurzes Gespräch mit dem Steuerberater vor dem Programmwechsel zeigt, wie diese Doppelerfassung wegfällt; das Programm allein löst das nicht.

In Corex360 gehören zu den Reitern der Kundenkarte Angebote, Verträge, Projekte, Finanzen, Dateien und Drive. Auf der Vertragskarte stehen Art, Betrag, Beginn- und Enddatum; Dateien wie das unterschriebene Dokument werden in Corex Drive im zugehörigen Datensatz gespeichert. Das Modul Buchhaltung stellt Verkaufs- und Einkaufsrechnungen aus. Wie der Tag des Buchhaltungsteams abläuft, beschreiben wir auf der Seite Buchhaltung und Personal.

In der Liste der Integrationsoptionen des Moduls Buchhaltung erscheinen e-Fatura und e-Arşiv (GİB, Portal der türkischen Steuerverwaltung) sowie DİA, Logo, Mikro, Netsis und Paraşüt (Buchhaltungsprogramme aus der Türkei). Welche Anbindung in Ihrem Betrieb genutzt wird und wie mit Ihrem bisherigen Buchhaltungsprogramm gearbeitet wird, legen wir bei der Einrichtung gemeinsam fest. Ihre Pflichten zu elektronischen Belegen, amtliche Bücher und Steuererklärungen sind dagegen Themen für Ihren Steuerberater; schreiben Sie vor der Einrichtung auf, welche Daten Ihr Steuerberater in welcher Form erwartet.

Wenn Sie nur für ein kleines Geschäft Rechnungen stellen und Zahlungseingänge verfolgen müssen, ist ein einfaches Buchhaltungsprogramm, das sich genau darauf konzentriert, die bessere Wahl; Kundenkarte, Angebote und Vertragsdatensätze sind für einen solchen Betrieb zusätzlicher Ballast. Amtliche Bücher und Steuererklärungen laufen, gleich welches Programm Sie wählen, über Ihren Steuerberater. Der Beitrag von Corex360 zeigt sich dort, wo die Rechnung im selben Kern stehen muss wie Angebot, Vertrag und Kundendatensatz.

Wie Angebot, Vertrag und Kundendatensatz im Vertrieb zusammengehalten werden, sehen Sie auf der Seite Corex360 CRM.