Что такое личное дело сотрудника и как вести его в цифровом виде

Формулировка закона краткая. Работодатель хранит в этом деле вместе с данными о личности работника все документы и записи, которые он обязан оформлять по закону. Та же норма возлагает на работодателя ещё одну обязанность: использовать сведения о работнике добросовестно и в соответствии с законом и не раскрывать сведения, в сохранении которых в тайне у работника есть законный интерес. Актуальный текст закона можно прочитать в Информационной системе законодательства Турции.

Пример: представьте мебельную мастерскую в Кайсери. Личное дело запрашивают при проверке или при увольнении сотрудника. Если документы разбросаны между шкафом бухгалтерии, ящиком стола начальника цеха и почтой сотрудника HR, ответ занимает дни, а недостающий документ замечают только в этот день.

Личное дело защищает и сотрудника. Стаж, пройденное обучение и история отпусков в споре служат опорой и для работника. Аккуратное личное дело переводит спор вроде 'я проходил это обучение' или 'я не брал этот отпуск' из области догадок в область записей.

Этот список, от данных удостоверения личности до документов об увольнении, для большинства рабочих мест является отправной точкой; в зависимости от характера работы добавляются и другие документы, которых требует законодательство. Какие документы обязательны для вашего рабочего места, уточните у своего внешнего бухгалтера или консультанта по трудовому праву.

• Данные о личности и контактные данные.
• Трудовой договор, приложения и изменения к нему, если они есть.
• Уведомление о приёме на работу в SGK (турецкий фонд социального страхования).
• Дипломы, сертификаты и документы о профессиональной квалификации.
• Медицинские заключения при приёме на работу и периодические.
• Записи об обучении по охране труда.
• Записи о ежегодных отпусках и заявки на отпуск.
• Акты о закреплении имущества.
• Документы, оформленные при увольнении.

Чем длиннее список, тем важнее названия типов документов. Если один и тот же документ у одного сотрудника сохранён как «медицинская справка», у другого как «справка», у третьего как «документ», поиск перестаёт работать. В цифровом порядке типы документов определяются заранее, и каждый документ привязывается к типу. Так недостающий документ сотрудника виден из списка по типам, без того чтобы открывать его файлы один за другим.

Самая чувствительная часть личного дела – медицинские документы. Закон Турции о защите персональных данных относит сведения о здоровье к персональным данным особой категории и ставит их обработку в зависимость от более строгих условий. На странице руководств Управления по защите персональных данных Турции указано отдельное руководство по обработке персональных данных особой категории.

В бумажном деле медицинское заключение лежит в той же папке, что и удостоверение личности и договор, и тот, кто открывает папку, видит всё. В цифровом порядке медицинские документы можно хранить как отдельный тип и сузить доступ к нему: тот, кто готовит расчёт зарплаты, видит договор, но не видит медицинское заключение. Этот раздел носит общий характер; по вашему предприятию обратитесь к юристу.

Переход на цифру начинается не со сканирования, а с правил. Сначала записываются типы документов, кому открыт каждый тип, формат названия файлов и в каких случаях документ обновляется. Может ли скан заменить оригинал – отдельный вопрос; хранить ли оригиналы с собственноручной подписью, решите вместе с юристом.

В мастерской в Кайсери этот порядок может работать так: когда с новым сотрудником подписан договор, его сканируют и привязывают к записи сотрудника с типом «трудовой договор». Когда заявка на отпуск одобрена, запись о согласовании остаётся в деле; как отпуск отслеживается по записи, мы рассказали в статье учёт отпусков. Инструмент, выданный под закрепление, вносится в запись сотрудника вместе с актом передачи. Что охватывает запись о закреплении имущества, можно посмотреть в статье учёт закреплённого имущества.

Личное дело не заводится один раз навсегда. Документ устаревает, когда подходит срок обновления медицинского заключения, истекает срок действия сертификата или наступает время повторного обучения. В цифровом порядке эти даты записываются вместе с документом, а предстоящие обновления попадают в список; в бумажной папке устаревший документ часто замечают только в день проверки.

Личное дело уволившегося сотрудника всё ещё нужно: его могут запросить для справки о стаже работы, при проверке или в судебном споре. С другой стороны, хранение персональных данных дольше необходимого тоже создаёт проблемы с точки зрения KVKK. Поэтому срок хранения устанавливается по типу документа, а по истечении срока запись удаляется, уничтожается или обезличивается.

Сколько хранить тот или иной документ, зависит от соответствующего законодательства и характера работы; сроки здесь не приводятся. Составьте таблицу сроков вместе с внешним бухгалтером и юристом. В цифровом порядке к каждому типу документа привязывается его срок, и документ, срок которого истёк, появляется в списке, не полагаясь на чью-то память.

В модуле HR наряду с экранами сотрудников, учёта рабочего времени и календаря отпусков есть справочник типов документов; компания сама задаёт свои типы документов. Заявки на отпуск, аванс, командировочные расходы и выплаты создаются внутри продукта и проходят маршрут согласования. Записи об имуществе и его закреплении находятся в том же модуле, закрепление хранится в карточке сотрудника. Экраны модуля показывает страница HR Corex360.

Файлы хранятся в Corex Drive в зашифрованном виде с привязкой к правам; один и тот же файл виден каждому отделу с его собственными правами, а каждый просмотр и каждая загрузка фиксируются. Персональные данные обрабатываются в рамках KVKK. Какие типы документов заводить и кто получит доступ к конфиденциальным документам, определяется при внедрении по списку вашего предприятия.