Как выбрать систему учёта рабочего времени: сначала запись, потом устройство

На сменном производстве в Гебзе устройство на проходной фиксирует каждый вход. В конце месяца бухгалтерия раскладывает рядом выгрузку с устройства, сообщения об отпусках из WhatsApp и бумажные подтверждения сверхурочных и по одному уточняет пробелы. Устройство своё дело сделало, а файл всё равно неполный. Поэтому начинайте выбор не с каталога устройств, а со стола бухгалтерии в конце месяца. Когда сегодня замечают недостающую отметку, кто её исправляет, в каком календаре хранятся отпуска, как данные попадают в расчёт зарплаты. Когда вы запишете ответы на эти вопросы, станет ясно, что вам нужно от новой системы.

• Считыватель карт или удостоверение личности: простая установка и мало персональных данных; карту можно забыть или приложить за другого человека.
• Вход по PIN-коду: не нужно носить карту; поскольку PIN-кодом можно поделиться, процесс исправления недостающих и ошибочных отметок используется чаще.
• Отпечаток пальца и распознавание лица: обрабатывают биометрические данные; по принципиальному решению Совета по защите персональных данных они не считаются соразмерными для учёта рабочего времени даже при явном согласии сотрудника.
• Мобильная отметка с геолокацией: подходит для стройплощадок и выездных команд; местоположение тоже относится к персональным данным, его следует получать только в рабочее время и с открытым уведомлением.

KVKK, турецкий закон о защите персональных данных, относит биометрические данные к особой категории персональных данных. Принципиальное решение Совета по защите персональных данных не считает такие методы, как отпечатки пальцев и распознавание лица, соразмерными для учёта рабочего времени, даже при явном согласии сотрудника. Если сегодня у вас на входе стоит биометрическое устройство, спланируйте переход на карту или PIN-код и уведомление о конфиденциальности вместе со своим юристом; это решение принимается до выбора новой программы.

• Совместимость устройств: подключается ли устройство у двери без замены; проверяются ли модель и протокол связи до покупки.
• Правила смен: правильно ли учитываются ночные смены, скользящий график и работа в выходные.
• Недостающие отметки: уточняют ли забытый приход или уход в тот же день или его находят только в конце месяца.
• Отпуска и сверхурочные: находятся ли дни отпуска, авансы и утверждения сверхурочных в одном календаре с посещаемостью.
• Путь утверждения: может ли руководитель утвердить запрос с телефона; фиксируется ли у каждого утверждения, кто и когда его дал.
• Зарплата: как утверждённая запись попадает в расчёт зарплаты и в бухгалтерию; нужен ли ручной перенос.
• Доступ: кто видит персональные данные, фиксируется ли каждое открытие; хранятся ли данные в облаке или на вашем собственном сервере.
• Сторона сотрудника: видит ли сотрудник свою запись и может ли сам сообщить о недостающей отметке.

Большинство этих пунктов не видно на презентации продаж. На демо выберите одного человека из своего списка сотрудников, внесите день прошлого месяца с недостающей отметкой и проследите, на чей телефон и когда придёт исправление.

В таблице устройство и программа стоят в разных строках, потому что чаще всего они поступают от разных продавцов и устаревают по-разному. Попросите в предложении оценить эти строки по отдельности; возможность сменить программу, не меняя устройство на входе, облегчит и следующий выбор. Передача данных в расчёт зарплаты обсуждается с тем же разделением: в каком формате программа отдаёт данные, должно быть ясно независимо от марки устройства на входе.

Схемы в таблице вытекают из того, как работает предприятие. Для одного офиса с фиксированным графиком достаточно считывателя карт и согласования отпуска с телефона; на сменном производстве правила смен и ночных сверхурочных должны быть заданы в программе, на стройке и в полях отметка должна вестись с мобильного, а местоположение считываться только в рабочее время. В рознице с несколькими филиалами управляющий филиалом видит только свою команду; при смешанной работе в офисе и удалённо отметки на входе и в приложении сводятся в одной карточке сотрудника.

В HR Corex360 терминал учёта рабочего времени подключается к ядру, и отметки прихода и ухода попадают в карточку сотрудника. Заявки на отпуск, аванс и сверхурочные идут по маршруту согласования; согласованная запись хранится в карточке сотрудника. Весь модуль можно посмотреть на странице модуля учёта рабочего времени и HR.

Доступ основан на ролях: зарплатные и персональные данные видят только те, кому это разрешает роль, а каждое открытие фиксируется. Система устанавливается в Corex360 Cloud или на вашем собственном сервере. Те же отметки прихода и ухода с заданными вами весами входят и в балл «Пульс команды»; как это устроено, мы рассказали на странице оценивайте команду честно.

Расчёт зарплаты, официальная отчётность и подбор персонала в описание модуля не входят.

Если для вас главное – охрана дверей, турникеты или проход посетителей, правильнее сначала посмотреть на систему контроля доступа, созданную для этой задачи. Система сама не даёт отпуск и не снимает баллы; согласование и правило поощрения за руководителем. Модель и протокол связи терминала у двери спросите у поставщика до подписания; это самый конкретный шаг решения.

Самый рискованный момент при переходе на новую систему учёта рабочего времени приходится на середину месяца. Если половина периода останется в старой системе, а половина в новой, в конце месяца две выгрузки придётся сводить вручную; а это ровно та работа, от которой вы хотели уйти. Назначьте переход на начало нового расчётного периода.

Если в первый период вести старые и новые записи параллельно и сравнить дни нескольких сотрудников, сразу станет видно, правильно ли прописаны правила смен. До перехода коротко проинструктируйте и сотрудников: как сообщить о недостающей отметке, где оформлять запрос на отпуск и как обрабатываются их персональные данные. Уведомление о конфиденциальности входит в этот инструктаж и должно быть готово до перехода.