Qu'est-ce que le dossier du personnel, et comment le tenir sous forme numérique

Le texte de la loi est bref. L'employeur conserve dans ce dossier, avec les données d'identité du salarié, tous les documents et enregistrements qu'il est tenu d'établir en vertu de la loi. La même disposition impose une autre obligation à l'employeur : utiliser les informations qu'il obtient sur le salarié de bonne foi et conformément au droit, et ne pas divulguer les informations que le salarié a un intérêt légitime à garder confidentielles. Le texte en vigueur de la loi peut être lu dans le système d'information sur la législation turque (Mevzuat Bilgi Sistemi).

Exemple : imaginez un atelier de meubles à Kayseri. Le dossier est demandé lors d'un contrôle ou au départ d'un salarié. Si les documents sont dispersés entre l'armoire de la comptabilité, le tiroir du chef d'atelier et la messagerie du responsable RH, la réponse prend des jours, et le document manquant n'est remarqué que ce jour-là.

Le dossier protège aussi le salarié. L'ancienneté, les formations suivies et l'historique des congés sont aussi ses appuis en cas de désaccord. Un dossier bien tenu fait sortir une discussion comme 'j'ai suivi cette formation' ou 'je n'ai pas pris ce congé' du domaine de la supposition et la rattache à un enregistrement.

Cette liste, qui va des pièces d'identité aux documents de départ, est un point de départ pour la plupart des établissements ; d'autres documents exigés par la réglementation s'y ajoutent selon la nature de l'activité. Vérifiez avec votre expert-comptable ou votre conseil en droit du travail quels documents sont obligatoires pour votre établissement.

• Identité et coordonnées.
• Le contrat de travail, avec ses annexes et avenants éventuels.
• La déclaration d'embauche auprès de la SGK (sécurité sociale turque).
• Diplômes, certificats et attestations de qualification professionnelle.
• Certificats médicaux d'embauche et périodiques.
• Enregistrements des formations en santé et sécurité au travail.
• Enregistrements des congés annuels et demandes de congé.
• Procès-verbaux d'affectation de matériel.
• Documents établis au départ du salarié.

Plus la liste s'allonge, plus le nom des types de documents compte. Si le même document est enregistré comme « certificat médical » pour un salarié, « certificat » pour un autre et « document » pour un troisième, la recherche ne sert plus à rien. Dans une organisation numérique, les types de documents sont définis à l'avance et chaque document est rattaché à un type. Ainsi, le document manquant d'un salarié se voit dans la liste par type, sans ouvrir les dossiers un par un.

La partie la plus sensible du dossier du personnel, ce sont les documents de santé. La loi turque sur la protection des données personnelles range les données de santé parmi les données personnelles de nature particulière et soumet leur traitement à des conditions plus strictes. La page des guides de l'Autorité turque de protection des données personnelles recense un guide distinct sur le traitement des données personnelles de nature particulière.

Dans un dossier papier, le certificat médical se trouve à côté de la pièce d'identité et du contrat, dans le même classeur ; celui qui ouvre le classeur voit tout. Dans une organisation numérique, le document de santé peut être conservé sous un type à part, avec un accès restreint : la personne qui prépare la paie voit le contrat mais pas le certificat médical. Cette section est une information générale ; pour votre propre établissement, consultez votre conseil juridique.

Le passage au numérique ne commence pas par la numérisation, mais par des règles. Les types de documents, les personnes à qui chaque type est ouvert, le format de nommage des fichiers et les cas où un document est mis à jour sont écrits dès le départ. Savoir si la copie numérisée remplace l'original est une question distincte ; décidez avec votre conseil juridique s'il faut conserver les originaux signés à la main.

Pour l'atelier de Kayseri, cette organisation peut fonctionner ainsi : quand le contrat d'un nouveau salarié est signé, il est numérisé et rattaché à son enregistrement avec le type 'contrat de travail'. Quand une demande de congé est validée, l'enregistrement de la validation reste dans le dossier ; nous avons expliqué comment le congé est suivi par enregistrement dans l'article suivi des congés. Un outil remis en affectation est inscrit sur l'enregistrement du salarié avec le procès-verbal de remise. Vous pouvez voir ce que couvre un enregistrement d'affectation dans l'article suivi des affectations de matériel du glossaire.

Un dossier ne se constitue pas une fois pour toutes. Un document vieillit quand arrive la date de renouvellement d'un certificat médical, la fin de validité d'une attestation ou le moment de refaire une formation. Dans une organisation numérique, ces dates sont inscrites avec le document et le renouvellement qui approche arrive dans une liste ; dans un classeur papier, le document périmé n'est souvent remarqué que le jour du contrôle.

Le dossier d'un salarié parti reste utile : il peut être demandé pour un certificat de travail, lors d'un contrôle ou dans un litige. En revanche, conserver des données personnelles plus longtemps que nécessaire pose aussi problème au regard de la KVKK (loi turque sur la protection des données personnelles). C'est pourquoi la durée de conservation est fixée par type de document et, à son expiration, l'enregistrement est effacé, détruit ou anonymisé.

La durée de conservation de chaque document varie selon la réglementation applicable et la nature de l'activité ; aucune durée n'est donnée ici. Établissez le tableau des durées avec votre expert-comptable et votre conseil juridique. Dans une organisation numérique, cette durée est rattachée à chaque type de document, et le document dont la durée a expiré apparaît dans une liste sans dépendre de la mémoire de quiconque.

Dans le module Ressources humaines, à côté des écrans personnel, pointage et calendrier des congés, se trouvent les définitions des types de documents ; l'entreprise définit elle-même ses types de documents. Les demandes de congé, d'avance, de frais de déplacement et de paiement s'ouvrent dans le produit et passent par un circuit de validation. Les enregistrements de biens et d'affectation de matériel sont dans le même module, et l'affectation figure sur la fiche salarié. La page Ressources humaines de Corex360 présente les écrans du module.

Les fichiers sont conservés chiffrés et soumis aux droits d'accès dans Corex Drive ; le même fichier apparaît à chaque service avec ses propres droits, et chaque consultation et chaque téléchargement sont enregistrés. Les données personnelles sont traitées dans le cadre de la KVKK. Les types de documents à ouvrir et les personnes qui accèdent aux documents sensibles sont définis lors de la mise en place, avec la liste propre à votre établissement.