Özlük dosyası nedir, dijital olarak nasıl tutulur

Kanunun dili kısadır. İşveren, işçinin kimlik bilgileriyle birlikte kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı bu dosyada saklar. Aynı hüküm işverene bir yükümlülük daha yükler: işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanmak, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamak. Kanunun güncel metni Mevzuat Bilgi Sistemi'nde okunabilir.

Örnek senaryo: Kayseri'de bir mobilya atölyesini düşünün. Bir denetimde ya da bir çalışanın işten ayrılışında dosya istenir. Belgeler muhasebenin dolabında, atölye şefinin çekmecesinde ve İK sorumlusunun e-postasında dağınıksa cevap günler alır, eksik belge de ancak o gün fark edilir.

Dosya çalışanı da korur. Hizmet süresi, alınan eğitimler ve izin geçmişi bir anlaşmazlıkta çalışanın da dayanağıdır. Düzenli bir dosya, 'bu eğitimi aldım' ya da 'o izni kullanmadım' gibi bir tartışmayı tahminden çıkarıp kayda bağlar.

Kimlik bilgisinden ayrılış belgelerine uzanan bu liste çoğu işyeri için bir başlangıçtır; işin niteliğine göre mevzuatın istediği başka belgeler de eklenir. Hangi belgenin sizin işyeriniz için zorunlu olduğunu mali müşavirinizle ya da iş hukuku danışmanınızla netleştirin.

• Kimlik ve iletişim bilgileri.
• İş sözleşmesi, varsa ekleri ve değişiklikleri.
• SGK işe giriş bildirgesi.
• Diploma, sertifika ve mesleki yeterlilik belgeleri.
• İşe giriş ve dönemsel sağlık raporları.
• İş sağlığı ve güvenliği eğitim kayıtları.
• Yıllık izin kayıtları ve izin talepleri.
• Zimmet tutanakları.
• İşten ayrılışta düzenlenen belgeler.

Liste uzadıkça belge türlerinin adı da önem kazanır. Aynı belge bir çalışanda 'sağlık raporu', ötekinde 'rapor', bir başkasında 'belge' diye kaydedilirse arama işe yaramaz. Dijital düzende belge türleri önceden tanımlanır ve her belge bir türe bağlanır. Böylece bir çalışanın eksik belgesi, dosyası tek tek açılmadan tür listesinden görülür.

Özlük dosyasının en hassas bölümü sağlık belgeleridir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu sağlık verisini özel nitelikli kişisel veriler arasında sayar ve bu verilerin işlenmesini daha sıkı şartlara bağlar. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun rehberler sayfasında özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ilişkin ayrı bir rehber listelenir.

Kâğıt dosyada sağlık raporu kimliğin ve sözleşmenin yanında, aynı klasörde durur; klasörü açan hepsini görür. Dijital düzende sağlık belgesi ayrı bir türde tutulabilir ve bu türe erişim daraltılabilir: bordroyu hazırlayan kişi sözleşmeyi görür ama sağlık raporunu görmez. Bu bölüm genel bilgidir; kendi işyeriniz için hukuk danışmanınıza başvurun.

Dijitale geçiş taramayla başlamaz, kuralla başlar. Belge türleri, her türün kime açık olacağı, dosya adlandırma biçimi ve bir belgenin hangi durumda güncelleneceği baştan yazılır. Taranmış kopyanın asıl belgenin yerini tutup tutmadığı ayrı bir sorudur; ıslak imzalı asılların saklanıp saklanmayacağına hukuk danışmanınızla karar verin.

Kayseri'deki atölye için bu düzen şöyle işleyebilir: yeni başlayan çalışanın sözleşmesi imzalanınca taranır ve 'iş sözleşmesi' türüyle kaydına bağlanır. İzin talebi onaylandığında onay kaydı dosyada durur; iznin kayıtla nasıl izlendiğini izin takibi yazısında anlattık. Zimmetle verilen bir alet teslim tutanağıyla personel kaydına işlenir. Zimmet kaydının neleri kapsadığını zimmet takibi maddesinde görebilirsiniz.

Dosya bir kez kurulup bırakılmaz. Sağlık raporunun yenilenmesi gereken tarih, bir sertifikanın geçerlilik süresi ya da bir eğitimin tekrar zamanı geldiğinde belge eskir. Dijital düzende bu tarihler belgeyle birlikte yazılır ve yaklaşan yenileme bir listeye düşer; kâğıt klasörde ise eskiyen belge çoğu zaman ancak denetim günü fark edilir.

Ayrılan çalışanın dosyası hâlâ işe yarar: bir hizmet belgesi talebinde, bir denetimde ya da bir davada istenebilir. Öte yandan kişisel verinin gerektiğinden uzun tutulması da KVKK açısından sorun doğurur. Bu yüzden saklama süresi belge türüne göre belirlenir ve süre dolunca kayıt silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

Hangi belgenin ne kadar saklanacağı ilgili mevzuata ve işin niteliğine göre değişir; burada süre verilmez. Süre tablosunu mali müşavirinizle ve hukuk danışmanınızla birlikte hazırlayın. Dijital düzende her belge türüne bu süre bağlanır ve süresi dolan belge kimsenin hafızasına kalmadan listede görünür.

İnsan Kaynakları modülünde personel, PDKS ve izin takvimi ekranlarının yanında doküman tipi tanımları vardır; kurum belge türlerini kendisi tanımlar. İzin, avans, harcırah ve ödeme talepleri ürün içinden açılır ve onay akışından geçer. Varlık ve zimmet kayıtları da aynı modüldedir, zimmet personel kartında durur. Modülün ekranlarını Corex360 İnsan Kaynakları sayfası gösteriyor.

Dosyalar Corex Drive'da şifreli ve yetkiye bağlı durur; aynı dosya her departmana kendi yetkisiyle görünür ve her görüntüleme ile indirme kaydedilir. Kişisel veri KVKK kapsamında işlenir. Hangi belge türlerinin açılacağı ve hassas belgelere kimin erişeceği, kurulumda sizin işyerinizin listesiyle birlikte belirlenir.