ما هو ملف الموظف، وكيف يُحفظ رقميًا

لغة القانون موجزة. يحفظ صاحب العمل في هذا الملف، مع بيانات هوية العامل، كل مستند وسجل يُلزمه القانون بإعداده. ويفرض الحكم نفسه على صاحب العمل التزامًا آخر: أن يستخدم ما يعرفه عن العامل وفق قواعد الأمانة والقانون، وألا يفشي المعلومات التي للعامل مصلحة مشروعة في بقائها سرية. ويمكن قراءة النص الحالي للقانون في نظام معلومات التشريعات التركي.

سيناريو مثال: تخيّلوا ورشة أثاث في قيصري. يُطلب الملف في تفتيش أو عند مغادرة أحد الموظفين. فإذا كانت المستندات متفرقة بين خزانة المحاسبة ودرج رئيس الورشة وبريد مسؤول الموارد البشرية، يستغرق الجواب أيامًا، ولا يُلاحظ المستند الناقص إلا في ذلك اليوم.

الملف يحمي الموظف أيضًا. فمدة الخدمة والتدريبات التي تلقاها وسجل إجازاته سند للموظف أيضًا في أي خلاف. والملف المنظّم يُخرج نقاشًا مثل 'تلقيت هذا التدريب' أو 'لم أستخدم تلك الإجازة' من التخمين ويربطه بالسجل.

هذه القائمة التي تمتد من معلومات الهوية إلى مستندات المغادرة هي بداية لمعظم أماكن العمل؛ وبحسب طبيعة العمل تُضاف مستندات أخرى تطلبها التشريعات. حدّدوا مع مستشاركم المالي أو مستشاركم في قانون العمل أي المستندات إلزامية لمكان عملكم.

• بيانات الهوية والتواصل.
• عقد العمل، وملاحقه وتعديلاته إن وُجدت.
• إشعار بدء العمل لدى SGK (مؤسسة الضمان الاجتماعي التركية).
• الشهادات الدراسية، والشهادات المهنية، ووثائق الكفاءة المهنية.
• تقارير الفحص الطبي عند بدء العمل والتقارير الطبية الدورية.
• سجلات تدريب الصحة والسلامة المهنية.
• سجلات الإجازة السنوية وطلبات الإجازة.
• محاضر العُهد.
• المستندات التي تُعدّ عند ترك العمل.

كلما طالت القائمة ازدادت أهمية أسماء أنواع المستندات. فإذا سُجّل المستند نفسه لدى موظف باسم «تقرير صحي»، ولدى آخر باسم «تقرير»، ولدى ثالث باسم «مستند»، فلن يفيد البحث. وفي النظام الرقمي تُعرَّف أنواع المستندات مسبقًا ويرتبط كل مستند بنوع. وبذلك يظهر المستند الناقص لدى موظف ما من قائمة الأنواع، دون فتح ملفه واحدًا واحدًا.

أكثر أجزاء ملف الموظف حساسية هو المستندات الصحية. فقانون حماية البيانات الشخصية التركي يعدّ البيانات الصحية من البيانات الشخصية ذات الطبيعة الخاصة، ويُخضع معالجتها لشروط أشد. وفي صفحة الأدلة لدى هيئة حماية البيانات الشخصية التركية دليل مستقل عن معالجة البيانات الشخصية ذات الطبيعة الخاصة.

في الملف الورقي يقف التقرير الطبي بجانب الهوية والعقد في المجلد نفسه؛ ومن يفتح المجلد يرى كل شيء. أما في النظام الرقمي فيمكن حفظ المستند الصحي في نوع منفصل وتضييق الوصول إلى هذا النوع: فمن يُعدّ كشف الرواتب يرى العقد ولا يرى التقرير الطبي. هذا القسم معلومات عامة؛ فارجعوا إلى مستشاركم القانوني بشأن مكان عملكم.

التحول الرقمي لا يبدأ بالمسح الضوئي، بل بالقاعدة. تُكتب منذ البداية أنواع المستندات، ولمن يُتاح كل نوع، وصيغة تسمية الملفات، ومتى يُحدَّث المستند. أما هل تقوم النسخة الممسوحة مقام المستند الأصلي فسؤال منفصل؛ وقرّروا مع مستشاركم القانوني هل تُحفظ الأصول الموقّعة بخط اليد.

في الورشة التي في قيصري يمكن أن يعمل هذا الترتيب هكذا: حين يُوقَّع عقد الموظف الجديد يُمسح ضوئيًا ويُربط بسجله بنوع 'عقد عمل'. وحين يُوافق على طلب الإجازة يقف سجل الموافقة في الملف؛ وقد شرحنا كيف تُتابع الإجازة بالسجل في مقال متابعة الإجازات. والأداة التي تُسلَّم عهدةً تُسجَّل في سجل الموظف مع محضر التسليم. ويمكنكم أن تروا ما يشمله سجل العهدة في مدخل متابعة العُهد.

الملف لا يُنشأ مرة ثم يُترك. فحين يحين موعد تجديد التقرير الطبي، أو تنتهي صلاحية شهادة، أو يحين وقت تكرار تدريب، يصبح المستند قديمًا. وفي النظام الرقمي تُكتب هذه التواريخ مع المستند، ويصل التجديد القريب إلى قائمة؛ أما في المجلد الورقي فكثيرًا ما لا يُلاحظ المستند القديم إلا يوم التفتيش.

ملف الموظف المغادر يظل مفيدًا: فقد يُطلب عند طلب شهادة خدمة، أو في تفتيش، أو في دعوى قضائية. ومن جهة أخرى فإن الاحتفاظ بالبيانات الشخصية مدة أطول من اللازم يسبب مشكلة أيضًا من منظور KVKK. لذلك تُحدَّد مدة الحفظ حسب نوع المستند، وعند انتهائها يُحذف السجل أو يُتلف أو يُجعل مجهول الهوية.

مدة حفظ كل مستند تختلف حسب التشريعات ذات الصلة وطبيعة العمل؛ ولا تُذكر هنا مدد. أعدّوا جدول المدد مع مستشاركم المالي ومستشاركم القانوني. وفي النظام الرقمي تُربط هذه المدة بكل نوع مستند، ويظهر المستند الذي انتهت مدته في قائمة دون الاعتماد على ذاكرة أحد.

في وحدة الموارد البشرية، إلى جانب شاشات الموظفين ونظام الحضور والانصراف وتقويم الإجازات، توجد تعريفات أنواع المستندات؛ فالمؤسسة تعرّف أنواع مستنداتها بنفسها. وتُفتح طلبات الإجازة والسلفة وبدل السفر والدفع من داخل المنتج وتمر بمسار موافقة. وسجلات الأصول والعُهد في الوحدة نفسها، والعهدة تقف في بطاقة الموظف. وتعرض صفحة الموارد البشرية في Corex360 شاشات الوحدة.

تُحفظ الملفات في Corex Drive مشفّرة ومرتبطة بالصلاحيات؛ ويظهر الملف نفسه لكل قسم بصلاحياته الخاصة، ويُسجَّل كل عرض وكل تنزيل. وتُعالج البيانات الشخصية في إطار KVKK. ويُحدَّد أثناء الإعداد، مع قائمة مكان عملكم، أي أنواع المستندات ستُفتح ومن سيصل إلى المستندات الحساسة.