Şəxsi iş nədir, rəqəmsal formada necə aparılır

Qanunun dili qısadır. İşəgötürən işçinin şəxsiyyət məlumatları ilə birlikdə qanunlara əsasən tərtib etməli olduğu hər cür sənəd və qeydi bu şəxsi işdə saxlayır. Eyni müddəa işəgötürənin üzərinə daha bir öhdəlik qoyur: işçi haqqında əldə etdiyi məlumatlardan vicdanlılıq qaydalarına və hüquqa uyğun istifadə etmək, gizli qalmasında işçinin haqlı marağı olan məlumatları açıqlamamaq. Qanunun güncəl mətnini Türkiyə Qanunvericilik İnformasiya Sistemində oxumaq olar.

Nümunə ssenari: Kayseridə bir mebel emalatxanasını təsəvvür edin. Yoxlamada və ya işçinin işdən çıxmasında şəxsi iş tələb olunur. Sənədlər mühasibatın şkafında, emalatxana rəisinin siyirməsində və İR məsulunun e-poçtunda səpələnibsə, cavab günlərlə çəkir, çatışmayan sənəd də yalnız həmin gün fərq edilir.

Şəxsi iş işçini də qoruyur. Xidmət müddəti, keçdiyi təlimlər və məzuniyyət tarixçəsi mübahisədə işçinin də dayağıdır. Səliqəli şəxsi iş 'bu təlimi keçmişəm' və ya 'o məzuniyyətdən istifadə etməmişəm' kimi mübahisəni təxmindən çıxarıb qeydə bağlayır.

Şəxsiyyət məlumatlarından işdən ayrılma sənədlərinə qədər uzanan bu siyahı əksər iş yerləri üçün başlanğıcdır; işin xarakterinə görə qanunvericiliyin tələb etdiyi başqa sənədlər də əlavə olunur. Hansı sənədin sizin iş yeriniz üçün məcburi olduğunu mühasib-məsləhətçinizlə və ya əmək hüququ üzrə məsləhətçinizlə dəqiqləşdirin.

• Şəxsiyyət və əlaqə məlumatları.
• Əmək müqaviləsi, varsa, onun əlavələri və dəyişiklikləri.
• SGK (Türkiyə Sosial Sığorta Qurumu) işə qəbul bildirişi.
• Diplom, sertifikat və peşə ixtisası sənədləri.
• İşə qəbul zamanı və dövri sağlamlıq arayışları.
• Əməyin mühafizəsi və təhlükəsizliyi üzrə təlim qeydləri.
• İllik məzuniyyət qeydləri və məzuniyyət sorğuları.
• Təhkim aktları.
• İşdən çıxarkən tərtib edilən sənədlər.

Siyahı uzandıqca sənəd növlərinin adı da əhəmiyyət qazanır. Eyni sənəd bir işçidə 'tibbi arayış', digərində 'arayış', başqasında 'sənəd' kimi yadda saxlanılarsa, axtarış işə yaramır. Rəqəmsal qaydada sənəd növləri əvvəlcədən müəyyən edilir və hər sənəd bir növə bağlanır. Beləliklə, bir işçinin çatışmayan sənədi onun qovluğu tək-tək açılmadan növ siyahısından görünür.

Şəxsi işin ən həssas hissəsi sağlamlıq sənədləridir. Türkiyənin Şəxsi Məlumatların Qorunması haqqında Qanunu sağlamlıq məlumatını xüsusi kateqoriyalı şəxsi məlumatlar sırasına aid edir və bu məlumatların emalını daha sərt şərtlərə bağlayır. Türkiyə Şəxsi Məlumatların Qorunması Qurumunun bələdçilər səhifəsində xüsusi kateqoriyalı şəxsi məlumatların emalına dair ayrıca bələdçi göstərilir.

Kağız şəxsi işdə sağlamlıq arayışı şəxsiyyət vəsiqəsinin və müqavilənin yanında, eyni qovluqda durur; qovluğu açan hamısını görür. Rəqəmsal qaydada sağlamlıq sənədi ayrıca növdə saxlanıla və bu növə giriş məhdudlaşdırıla bilər: əmək haqqı cədvəlini hazırlayan şəxs müqaviləni görür, amma sağlamlıq arayışını görmür. Bu bölmə ümumi məlumatdır; öz iş yeriniz üçün hüquq məsləhətçinizə müraciət edin.

Rəqəmsala keçid skan etməklə deyil, qayda ilə başlayır. Sənəd növləri, hər növün kimə açıq olacağı, fayl adlandırma formatı və sənədin hansı halda yenilənəcəyi əvvəlcədən yazılır. Skan edilmiş nüsxənin əsl sənədi əvəz edib-etməməsi ayrı sualdır; yaş imzalı əsl nüsxələrin saxlanıb-saxlanmayacağına hüquq məsləhətçinizlə qərar verin.

Kayseridəki emalatxana üçün bu qayda belə işləyə bilər: yeni başlayan işçinin müqaviləsi imzalananda skan edilir və 'əmək müqaviləsi' növü ilə onun qeydinə bağlanır. Məzuniyyət sorğusu təsdiqlənəndə təsdiq qeydi şəxsi işdə durur; məzuniyyətin qeydlə necə izləndiyini məzuniyyətlərin izlənməsi yazısında izah etdik. Təhkim olunaraq verilən alət təhvil aktı ilə işçi qeydinə yazılır. Təhkim qeydinin nələri əhatə etdiyini təhkimin izlənməsi maddəsində görə bilərsiniz.

Şəxsi iş bir dəfə qurulub kənara qoyulmur. Sağlamlıq arayışının yenilənməli olduğu tarix, sertifikatın etibarlılıq müddəti və ya təlimin təkrar vaxtı çatanda sənəd köhnəlir. Rəqəmsal qaydada bu tarixlər sənədlə birlikdə yazılır və yaxınlaşan yeniləmə siyahıya düşür; kağız qovluqda isə köhnələn sənəd çox vaxt yalnız yoxlama günü fərq edilir.

İşdən çıxmış əməkdaşın şəxsi işi hələ də lazım ola bilər: xidmət arayışı sorğusunda, yoxlamada və ya məhkəmə işində tələb oluna bilər. Digər tərəfdən, şəxsi məlumatların lazım olduğundan uzun saxlanması da KVKK baxımından problem yaradır. Buna görə saxlama müddəti sənəd növünə görə müəyyən edilir və müddət bitəndə qeyd silinir, məhv edilir və ya anonimləşdirilir.

Hansı sənədin nə qədər saxlanacağı müvafiq qanunvericilikdən və işin xarakterindən asılıdır; burada müddət göstərilmir. Müddət cədvəlini mühasib-məsləhətçinizlə və hüquq məsləhətçinizlə birlikdə hazırlayın. Rəqəmsal qaydada hər sənəd növünə bu müddət bağlanır və müddəti bitən sənəd heç kimin yaddaşına qalmadan siyahıda görünür.

İnsan resursları modulunda işçi, davamiyyət və məzuniyyət təqvimi ekranlarının yanında sənəd növü tərifləri var; təşkilat sənəd növlərini özü təyin edir. Məzuniyyət, avans, ezamiyyə xərci və ödəniş sorğuları məhsulun içindən açılır və təsdiq axınından keçir. Aktiv və təhkim qeydləri də eyni moduldadır, təhkim işçi kartında durur. Modulun ekranlarını Corex360 İnsan resursları səhifəsi göstərir.

Fayllar Corex Drive-da şifrələnmiş və səlahiyyətə bağlı durur; eyni fayl hər şöbəyə öz səlahiyyəti ilə görünür və hər baxış və yükləmə qeydə alınır. Şəxsi məlumatlar KVKK çərçivəsində emal olunur. Hansı sənəd növlərinin açılacağı və həssas sənədlərə kimin çıxış əldə edəcəyi quraşdırma zamanı sizin iş yerinizin siyahısı ilə birlikdə müəyyən edilir.