كيف تُنقل البيانات عند تغيير CRM: التصدير، ومطابقة الحقول، والفترة الموازية

حين يقترب اليوم الأخير من العقد يُؤجَّل التصدير؛ وحين يُغلق الوصول لا يبقى إلا لقطات شاشة قديمة. لذلك فالتصدير هو السطر الأول في خطة الانتقال. ويُحفظ الملف المأخوذ نسخةً ولا يُعمل عليه؛ وكل التصحيحات تجري على نسخة ثانية. لدى تاجر الجملة في بورصة يمكن أن يتولى مدير المبيعات هذا العمل: يأخذ تصديرًا قبل انتهاء العقد، ويضع الملفات في مجلد مؤرّخ، ويدير عملية اختيار النظام الجديد على أساس هذه الملفات. وتجدون الأسئلة التي تُطرح عند الاختيار في مقال ما يُسأل عند اختيار CRM.

يقدّم معظم أنظمة CRM الجداول في ملفات منفصلة: الشركات في ملف، والأشخاص في آخر، وفرص البيع في ثالث. وما يربط الملفات ببعضها هو معرّفات السجلات. فإذا لم يكن عمود المعرّف موجودًا في التصدير، فلا يُعرف لأي شركة ينتمي الشخص إلا بالتخمين من اسمه.

• الشركات والأشخاص، مع معرّفات سجلاتهم
• فرص البيع المفتوحة والمغلقة، مع حقلي المرحلة والمبلغ
• الملاحظات والمهام، مع البطاقة التي ترتبط بها
• قائمة الحقول الخاصة والقيم التي يأخذها كل حقل
• المستخدمون، ولدى من تقف كل بطاقة

الملفات المرفقة وسجل البريد الإلكتروني هما أكثر ما يضيع. اسألوا المزوّد القديم كتابيًا عمّا إذا كان يمكن تصديرها أم لا؛ وإذا كان الجواب بالنفي، فاحفظوا يدويًا على الأقل الملفات الخاصة بالأعمال المفتوحة. وخذوا في عملية التصدير نفسها قائمة المستخدمين ومعرفة أي بطاقة لدى أي شخص أيضًا؛ فالبطاقة التي لا يُعرف المسؤول عنها تُفتح في النظام الجديد بلا مالك.

يبدأ جدول المطابقة بأعمدة الحقل القديم، والحقل الجديد، والملاحظة. وأسماء المراحل تحتاج إلى عمل مستقل. فإذا كانت في النظام القديم مراحل منفصلة باسم 'تمت المقابلة' و'أُرسل عرض السعر' و'قيد الانتظار'، وكانت مقابلاتها في النظام الجديد بأسماء مختلفة، يُحسم مسبقًا إلى أي مرحلة جديدة تذهب كل قيمة قديمة.

الحقول الخاصة التي لا يملؤها أحد لا تُنقل. ففي النظام القديم لتاجر الجملة كانت هناك حقول فُتحت قبل سنوات لحملة ما ثم نُسيت؛ وقد عُلِّمت في جدول المطابقة بعبارة 'لن تُنقل'. ويمكنكم أن تروا خطوات إعداد الملف نفسه خطوة خطوة في مقال قائمة التحقق للانتقال إلى CRM.

إذا حُدّث النظامان في الوقت نفسه، ينشأ خلال أيام سؤال: أيهما الصحيح؟ والقاعدة بسيطة: من اليوم الأول بعد النقل يُكتب العميل الجديد وفرصة البيع الجديدة والملاحظة الجديدة في النظام الجديد وحده. ويبقى النظام القديم مفتوحًا مدة أخرى لمن يريد النظر في الماضي.

لدى تاجر الجملة فتح كل مندوب مبيعات في الصباح الأول بطاقات عدد من عملائه في النظام الجديد وقارنها بالسجل القديم. وكُتبت الحقول الناقصة في قائمة واحدة، وصُحّح جدول المطابقة بناءً عليها؛ وجرى النقل الثاني بهذا التصحيح.

في نهاية الفترة الموازية يُجعل النظام القديم للقراءة فقط أو يُغلق. وقبل إغلاقه يؤخذ تصدير أخير، لأن سجلات ربما دخلت النظام القديم بين الملف الأول ويوم الإغلاق. ويُقارن الملفان؛ وإذا وُجد فرق يُدخل في النظام الجديد يدويًا، ولا يُزال الوصول القديم إلا بعد ذلك.

حتى إذا قبل النظام الجديد السجل السابق، فلا يلزم نقل كل شيء. فقد يرى تاجر الجملة أن مراسلات عملاء الموسم الأخير تستحق النقل؛ وتبقى السجلات الأقدم في المجلد المؤرّخ، وينظر فيها مدير المبيعات عند الحاجة. والمراسلات الخاصة بفرص البيع المفتوحة وبعملاء الفترة الأخيرة لها الأولوية. ويمكن أن تبقى الأعمال القديمة المغلقة في مجلد الأرشيف؛ ويجب أن يُكتب أيضًا من يصل إلى أي أرشيف، لأن ملف التصدير يحمل بيانات شخصية ويقع في نطاق KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي، ويشبه في مبادئه اللائحة الأوروبية العامة لحماية البيانات GDPR).

يتعلم مندوب المبيعات النظام الجديد من بطاقة عميله، لا من جولة تعريفية عامة. وإذا توفرت بيئة تجريبية تُحمَّل إليها نسخة من الملف المنقول، ويفتح كل مندوب بضع بطاقات يعرفها. ويُشرح في هذا الوقت أيضًا لماذا تغيّرت أسماء المراحل؛ وإذا استمر أحد في الكتابة بالكلمة القديمة يُعرض عليه جدول المطابقة.

وتُكتب الصلاحيات أيضًا في هذه المرحلة. من سيرى أي بطاقة، ومن يستطيع الحذف، وإلى من تنتقل بطاقات الموظف المغادر؛ هذه القرارات تُتخذ حسب الدور لا حسب الشخص، وتُعدّ في النظام الجديد قبل يوم الانتقال. فلدى تاجر الجملة مثلًا لا يرى مسؤول المستودع فرص البيع، ويرى مدير المبيعات كل البطاقات.

تستقر السجلات المنقولة في بطاقة العميل. وفي البطاقة تبويبات مثل النظرة العامة، وجهات الاتصال، وفرص البيع، وعروض الأسعار، والعقود، والمشاريع، والمالية، والملفات، وDrive؛ ويقف عرض السعر والعقد في تبويبيهما في البطاقة نفسها. والوحدات ليست منتجات منفصلة، وتستخدم سجل العميل نفسه؛ لذلك فالسجل المنقول هو البطاقة نفسها في كل وحدة. ويمكنكم أن تروا بنية البطاقة في صفحة وحدة CRM في Corex360.

تعالوا إلى العرض التوضيحي ومعكم عيّنة من ملف التصدير الذي أخذتموه من نظامكم القديم؛ فالحديث عن السجلات التي ستُنقل يجري على هذا الملف، وجدول المطابقة الذي أعددتموه هو أساس هذا الحديث.