CRM değiştirirken veri nasıl taşınır: dışa aktarma, alan eşleme, paralel dönem

Sözleşmenin son günü yaklaşırken dışa aktarma ertelenir; erişim kapandığında geriye yalnız eski ekran görüntüleri kalır. Bu yüzden dışa aktarma, geçiş planının ilk satırıdır. Alınan dosya bir kopya olarak saklanır ve üzerinde çalışılmaz; bütün düzeltmeler ikinci bir kopyada yapılır. Bursa'daki toptancıda bu işi satış müdürü üstlenebilir: sözleşmenin bitişinden önce bir dışa aktarma alır, dosyaları tarihli bir klasöre koyar ve yeni sistemi seçme sürecini bu dosyalar üzerinden yürütür. Seçimde sorulacak soruları CRM seçerken sorulacaklar yazısında bulabilirsiniz.

Çoğu CRM tabloları ayrı dosyalar olarak verir: bir dosyada firmalar, ötekinde kişiler, bir başkasında fırsatlar. Dosyaları birbirine bağlayan şey kayıt kimlikleridir. Kimlik sütunu dışa aktarmada yoksa bir kişinin hangi firmaya ait olduğu yalnız adından tahmin edilir.

• Firmalar ve kişiler, kayıt kimlikleriyle birlikte
• Açık ve kapanmış fırsatlar, aşama ve tutar alanlarıyla
• Notlar ve görevler, hangi karta bağlı olduklarıyla
• Özel alanların listesi ve her alanın hangi değerleri aldığı
• Kullanıcılar ve hangi kartın kimde olduğu

Ekli dosyalar ve e-posta geçmişi en çok kaybolan parçadır. Bunların dışa aktarılıp aktarılamadığını eski sağlayıcıya yazılı sorun; cevap olumsuzsa en azından açık işlere ait dosyaları elle kaydedin. Kullanıcı listesini ve hangi kartın kimde olduğunu da aynı dışa aktarmada alın; sorumlusu bilinmeyen kart yeni sistemde sahipsiz açılır.

Eşleme tablosu eski alan, yeni alan ve not sütunlarıyla başlar. Aşama adları ayrı bir iş ister. Eski sistemde 'görüşüldü', 'teklif verildi' ve 'beklemede' diye ayrı aşamalar varsa ve yeni sistemde bunların karşılığı farklı adlandırılmışsa, her eski değerin hangi yeni aşamaya düşeceği önceden karara bağlanır.

Kimsenin doldurmadığı özel alanlar taşınmaz. Toptancının eski sisteminde yıllar önce bir kampanya için açılmış ve sonra unutulmuş alanlar vardı; bunlar eşleme tablosunda 'taşınmayacak' diye işaretlendi. Dosyanın kendisini hazırlama adımlarını CRM'e geçiş kontrol listesi yazısında adım adım görebilirsiniz.

İki sistem aynı anda güncellenirse hangisinin doğru olduğu sorusu birkaç gün içinde doğar. Kural basittir: aktarımdan sonraki ilk günden itibaren yeni müşteri, yeni fırsat ve yeni not yalnız yeni sisteme yazılır. Eski sistem, geçmişe bakmak isteyen için bir süre daha açık kalır.

Toptancıda her satışçı ilk sabah kendi müşterilerinden birkaçının kartını yeni sistemde açıp eski kayıtla karşılaştırdı. Eksik çıkan alanlar tek bir listeye yazıldı ve eşleme tablosu buna göre düzeltildi; ikinci aktarım bu düzeltmeyle yapıldı.

Paralel dönemin sonunda eski sistem yalnız okunur hale getirilir ya da kapatılır. Kapatmadan önce son bir dışa aktarma daha alınır, çünkü ilk dosya ile kapanış günü arasında eski sisteme giren kayıt olmuş olabilir. İki dosya karşılaştırılır; fark varsa yeni sisteme elle işlenir ve ancak bundan sonra eski erişim kaldırılır.

Yeni sistem geçmişi kabul etse bile her şeyi taşımak gerekmez. Toptancı son sezonun müşterilerine ait yazışmaları taşımaya değer bulabilir; daha eski kayıtlar tarihli klasörde kalır ve satış müdürü gerektiğinde oradan bakar. Açık fırsatlara ve son dönemin müşterilerine ait yazışmalar önceliklidir. Kapanmış eski işler arşiv klasöründe kalabilir; kimin hangi arşive erişeceği de yazılı olmalıdır, çünkü dışa aktarma dosyası kişisel veri taşır ve KVKK kapsamındadır.

Satışçı yeni sistemi genel bir tanıtımdan değil, kendi müşterisinin kartından öğrenir. Deneme ortamı varsa aktarılmış dosyanın bir kopyası oraya yüklenir ve her satışçı tanıdığı birkaç kartı açar. Aşama adlarının neden değiştiği de bu sırada anlatılır; eski kelimeyle yazmaya devam eden olursa eşleme tablosu gösterilir.

Yetkiler de bu aşamada yazılır. Kim hangi kartı görecek, kim silebilecek, ayrılan bir çalışanın kartları kime geçecek; bu kararlar kişiye göre değil role göre verilir ve geçiş gününden önce yeni sistemde kurulur. Toptancıda örneğin depo sorumlusu fırsatları görmez, satış müdürü bütün kartları görür.

Taşınan kayıtlar müşteri kartına yerleşir. Kartta Genel Bakış, Kontaklar, Fırsatlar, Teklifler, Sözleşmeler, Projeler, Finans, Dosyalar ve Drive gibi sekmeler vardır; teklif ve sözleşme aynı kartın kendi sekmelerinde durur. Modüller ayrı ürün değildir ve aynı müşteri kaydını kullanır, bu yüzden taşınan kayıt her modülde aynı karttır. Kartın yapısını Corex360 CRM modülü sayfasında görebilirsiniz.

Demoya eski sisteminizden aldığınız dışa aktarma dosyasının bir örneğiyle gelin; hangi kaydın taşınacağı o dosya üzerinden konuşulur ve sizin hazırladığınız eşleme tablosu bu konuşmanın temelidir.