CRM-i dəyişmək köhnə sistemdəki müştəri, əlaqə şəxsi, imkan və qeyd yazılarını tam şəkildə çıxarıb yeni sistemin sahələrinə düzgün yerləşdirmək işidir; proqramı dəyişmək bu işin ən qısa hissəsidir. Çətinlik məlumatın özündədir: illər ərzində açılmış xüsusi sahələr, hər kəsin öz bildiyi kimi doldurduğu mərhələlər, kimə aid olduğu bəlli olmayan kartlar. Nümunə ssenari: Bursada bir tekstil topdançısını təsəvvür edin. İllərdir istifadə etdiyi CRM-in müqaviləsi bitir və satış komandası yeni sistemə keçmək istəyir. Topdançının qarşısında iki sual var: hansı məlumat çıxarılacaq və həmin məlumat yeni sistemdə harada yerləşəcək.
01.CRM-i dəyişərkən ilk iş nədir?
İlk iş köhnə sistemin müqaviləsi bitmədən məlumatların tam ixracını almaq və faylın hansı gün alındığını qeyd etməkdir.
Müqavilənin son günü yaxınlaşdıqca ixrac təxirə salınır; giriş bağlananda geriyə yalnız köhnə ekran görüntüləri qalır. Buna görə ixrac keçid planının ilk sətridir. Alınan fayl nüsxə kimi saxlanılır və üzərində işlənmir; bütün düzəlişlər ikinci nüsxədə edilir. Bursadakı topdançıda bu işi satış meneceri öz üzərinə götürə bilər: müqavilə bitmədən ixrac alır, faylları tarixli qovluğa qoyur və yeni sistemin seçimini bu fayllar üzərindən aparır. Seçim zamanı veriləcək sualları CRM seçərkən veriləcək suallar yazısında tapa bilərsiniz.
02.Köhnə CRM-dən hansı məlumatlar ixrac olunur?
Müştəri və əlaqə şəxsi kartları, imkanlar, qeydlər, tapşırıqlar və xüsusi sahələr ayrı-ayrılıqda ixrac olunur; əlavə edilmiş fayllar və fəaliyyət tarixçəsi əksər sistemlərdə ayrıca addım tələb edir.
Əksər CRM-lər cədvəlləri ayrı fayllar kimi verir: bir faylda şirkətlər, digərində şəxslər, başqasında imkanlar. Faylları bir-birinə bağlayan qeyd identifikatorlarıdır. İdentifikator sütunu ixracda yoxdursa, şəxsin hansı şirkətə aid olduğu yalnız adından təxmin edilir.
- Şirkətlər və şəxslər, qeyd identifikatorları ilə birlikdə
- Açıq və bağlanmış imkanlar, mərhələ və məbləğ sahələri ilə
- Qeydlər və tapşırıqlar, hansı karta bağlı olduqları ilə
- Xüsusi sahələrin siyahısı və hər sahənin hansı dəyərləri aldığı
- İstifadəçilər və hansı kartın kimdə olduğu
Əlavə edilmiş fayllar və e-poçt tarixçəsi ən çox itən hissədir. Bunların ixrac oluna bilib-bilmədiyini köhnə provayderdən yazılı soruşun; cavab mənfidirsə, heç olmasa açıq işlərə aid faylları əl ilə yadda saxlayın. İstifadəçi siyahısını və hansı kartın kimdə olduğunu da eyni ixracda götürün; məsulu bilinməyən kart yeni sistemdə sahibsiz açılır.
03.Sahələr yeni sistemə necə uyğunlaşdırılır?
Uyğunlaşdırma köhnə sistemdəki hər sahənin yeni sistemdə hansı sahəyə gedəcəyini, getməyəcəksə niyə getməyəcəyini yazan cədvəldir.
Uyğunlaşdırma cədvəli köhnə sahə, yeni sahə və qeyd sütunları ilə başlayır. Mərhələ adları ayrıca iş tələb edir. Köhnə sistemdə 'görüşüldü', 'təklif verildi' və 'gözləmədə' kimi ayrı mərhələlər varsa və yeni sistemdə onların qarşılığı fərqli adlandırılıbsa, hər köhnə dəyərin hansı yeni mərhələyə düşəcəyi əvvəlcədən qərara alınır.
Heç kimin doldurmadığı xüsusi sahələr köçürülmür. Topdançının köhnə sistemində illər əvvəl bir kampaniya üçün açılıb sonra unudulmuş sahələr var idi; onlar uyğunlaşdırma cədvəlində 'köçürülməyəcək' kimi işarələndi. Faylın özünü hazırlama addımlarını CRM-ə keçid üzrə yoxlama siyahısı yazısında addım-addım görə bilərsiniz.
04.Paralel iş dövrü necə idarə olunur?
Paralel dövr qısa saxlanılır və başlamazdan əvvəl bitmə tarixi yazılır; bu müddətdə yeni qeyd yalnız yeni sistemə daxil edilir, köhnə sistem oxumaq üçün açıq qalır.
İki sistem eyni anda yenilənərsə, hansının doğru olduğu sualı bir neçə gün ərzində yaranır. Qayda sadədir: köçürmədən sonrakı ilk gündən etibarən yeni müştəri, yeni imkan və yeni qeyd yalnız yeni sistemə yazılır. Köhnə sistem keçmişə baxmaq istəyənlər üçün bir müddət də açıq qalır.
Topdançıda hər satıcı ilk səhər öz müştərilərindən bir neçəsinin kartını yeni sistemdə açıb köhnə qeydlə müqayisə etdi. Çatışmayan sahələr bir siyahıya yazıldı və uyğunlaşdırma cədvəli buna görə düzəldildi; ikinci köçürmə bu düzəlişlə aparıldı.
Paralel dövrün sonunda köhnə sistem yalnız oxunan hala gətirilir və ya bağlanır. Bağlamazdan əvvəl daha bir son ixrac alınır, çünki ilk fayl ilə bağlanma günü arasında köhnə sistemə daxil olan qeyd ola bilər. İki fayl müqayisə edilir; fərq varsa, yeni sistemə əl ilə yazılır və yalnız bundan sonra köhnə sistemə giriş ləğv edilir.
05.Keçmiş yazışmalar və fayllarla nə olur?
Keçmiş yazışma və faylların köçürülə bilib-bilməməsi hər iki sistemin dəstəyindən asılıdır; köçürülə bilməyənlər üçün köhnə ixrac faylı arxiv kimi saxlanılır.
Yeni sistem tarixçəni qəbul etsə belə, hər şeyi köçürmək lazım deyil. Topdançı son mövsümün müştərilərinə aid yazışmaları köçürməyə dəyər hesab edə bilər; daha köhnə qeydlər tarixli qovluqda qalır və satış meneceri lazım olanda oradan baxır. Açıq imkanlara və son dövrün müştərilərinə aid yazışmalar prioritetdir. Bağlanmış köhnə işlər arxiv qovluğunda qala bilər; kimin hansı arxivə çıxış əldə edəcəyi də yazılı olmalıdır, çünki ixrac faylı şəxsi məlumat daşıyır və KVKK (Türkiyənin şəxsi məlumatların qorunması qanunu; Aİ-nin GDPR-ı və Azərbaycanın “Fərdi məlumatlar haqqında” Qanunu ilə eyni sahəni tənzimləyir) çərçivəsinə düşür.
06.Komanda yeni sistemə necə hazırlanır?
Komanda köçürmədən əvvəl yeni sistemdə öz müştərilərindən bir neçəsinin kartını açıb qeyd və tapşırıq daxil etməklə hazırlanır; təlim bu ilk qeydlərin üzərində keçirilir.
Satıcı yeni sistemi ümumi təqdimatdan deyil, öz müştərisinin kartından öyrənir. Sınaq mühiti varsa, köçürülmüş faylın bir nüsxəsi ora yüklənir və hər satıcı tanıdığı bir neçə kartı açır. Mərhələ adlarının niyə dəyişdiyi də bu zaman izah edilir; köhnə sözlə yazmağa davam edən olarsa, uyğunlaşdırma cədvəli göstərilir.
Səlahiyyətlər də bu mərhələdə yazılır. Kim hansı kartı görəcək, kim silə biləcək, işdən çıxan işçinin kartları kimə keçəcək; bu qərarlar şəxsə görə deyil, rola görə verilir və keçid günündən əvvəl yeni sistemdə qurulur. Məsələn, topdançıda anbar məsulu imkanları görmür, satış meneceri isə bütün kartları görür.
07.Corex360-a keçərkən qeydlər necə köçürülür?
Corex360-a keçid zamanı Corex360 komandası mövcud müştəri və əlaqə şəxsi qeydlərinizi sizinlə birlikdə köçürür.
Köçürülən qeydlər müştəri kartına yerləşir. Kartda Ümumi baxış, Əlaqə şəxsləri, İmkanlar, Təkliflər, Müqavilələr, Layihələr, Maliyyə, Fayllar və Drive kimi bölmələr var; təklif və müqavilə eyni kartın öz bölmələrində durur. Modullar ayrı məhsul deyil və eyni müştəri qeydindən istifadə edir, buna görə köçürülən qeyd hər modulda eyni kartdır. Kartın quruluşunu Corex360 CRM modulu səhifəsində görə bilərsiniz.
Demoya köhnə sisteminizdən aldığınız ixrac faylının nümunəsi ilə gəlin; hansı qeydin köçürüləcəyi həmin fayl üzərindən danışılır və sizin hazırladığınız uyğunlaşdırma cədvəli bu söhbətin əsasıdır.
Resurslar
Bu səhifə necə hazırlanıb?
- Müəllif: Şevket Erer, Həmtəsisçi, süni intellekt mütəxəssisi
- Mənbə: qanunvericilik, rəsmi qurum və istehsalçı məlumatları səhifədəki Mənbələr siyahısındakı ilkin mənbələrdən götürülür; hər mənbənin yanında son yoxlama tarixi yazılıb.
- Məhsul məlumatı: Corex360 barədə cümlələr şirkətin məhsul fakt qeydlərinə əsaslanır; təsdiqlənməmiş funksiya yazılmır.
- Süni intellektdən istifadə: mətni Corex360 komandası yazır; süni intellekt alətləri qaralama hazırlanarkən və tərcümədə istifadə olunur. Dərc prinsipləri
- Tarixlər: ilk dərc . Düzəliş prinsipi
Tez-tez verilən suallar
01CRM-i dəyişmək nə deməkdir?
CRM-i dəyişmək müştəri münasibətləri qeydlərini bir proqramdan digərinə köçürmək və komandanın yeni qeydə yazmağa başlamasıdır. Məlumatların ixracı, sahələrin uyğunlaşdırılması və qısa paralel dövr bu işin hissələridir.
02CRM məlumatları hansı formatda ixrac olunur?
Əksər sistemlər cədvəlləri CSV və ya Excel faylı kimi verir; bəziləri interfeys (API) vasitəsilə də giriş təklif edir. Hansı formatların mümkün olduğunu köhnə provayderinizin sənədlərindən və ya dəstək komandasından yazılı öyrənin.
03Köhnə CRM-in müqaviləsi bitəndə məlumatlarla nə baş verir?
Bu, köhnə müqavilənin məlumatların təhvili və silinməsi bəndlərindən asılıdır. Bəndi müqavilə bitmədən oxuyun və ixracı son günə saxlamayın.
04Paralel dövr nə qədər sürməlidir?
Tək bir müddət yoxdur; komandanın yeni sistemə yazmağa alışdığı və ilk yoxlamaların bitdiyi qədər qısa saxlanılır. Bitmə günü dövr başlamazdan əvvəl təqvimə yazılır.
05Xüsusi sahələr yeni sistemə köçürülürmü?
İstifadə olunan xüsusi sahələr yeni sistemdə qarşılıq taparsa, köçürülür; heç kimin doldurmadığı sahələr köçürülmür. Hər xüsusi sahə üzrə qərar uyğunlaşdırma cədvəlinə yazılır.
06Corex360 qeydlərin köçürülməsinə kömək edirmi?
Bəli. Corex360 komandası mövcud müştəri və əlaqə şəxsi qeydlərinizi sizinlə birlikdə köçürür.
Təkliflər, Müqavilələr, Layihələr və Maliyyə eyni müştəri kartının bölmələridir; gəlin müştərilərinizdən birini bu kartda birlikdə açaq.
Əlaqəli yazılar
Oxumağa davam edin.
CRM müştəri ilə qurulan münasibəti bir qeyddə saxlayan proqramdır. KOB satış komandasının günündə müştəri kartı, imkan, təklif və izləmə birlikdə necə işləyir?
TarixYazını oxuyun01CRMCRM proqramı necə seçilir: bulud, öz server, tək nüvə
CRM seçimi xüsusiyyət siyahısından əvvəl müştərini harada itirdiyinizlə başlayır. Demoda öz kartınızla sınamadığınız xüsusiyyət sonra da işə yaramır.
TarixYazını oxuyun02CRMCRM-ə keçid üçün yoxlama siyahısı: Excel-dən köçürmə addım-addım
Excel müştəri siyahısı CRM-ə necə köçürülür? Sütun uyğunlaşdırma, təkrar qeyd, telefon formatı və məsul təyinatı ardıcıl edilir; köhnə fayl sonda bağlanır.
TarixYazını oxuyun03CRMCRM-in qiymətini nə müəyyən edir: qiymət cədvəlinin arxasındakı qərarlar
CRM xərcini istifadəçi sayı, modul əhatəsi, hostinq, məlumat köçürmə, inteqrasiya, quraşdırma və təlim müəyyən edir. Təklifdə hər bənd ayrıca soruşulmalıdır.
TarixYazını oxuyun04CRMExcel ilə müştəri izləmə, yoxsa CRM: hansı halda hansı
Excel ilə müştəri izlənməsi nə vaxt yetərlidir, CRM-ə nə vaxt keçmək lazımdır? Hər iki yolun həddi var; cədvəli buraxmaq vaxtı bir neçə əlamətdən bilinir.
TarixYazını oxuyun05CRMSatışı necə izləməli: imkandan təklifə, təklifdən müqaviləyə
Satışın izlənməsi hər imkanın mənbəyini, mərhələsini və növbəti addımını qeyddə saxlamaqdır. Kartda duracaq məlumatlar, izlənməyən imkan və itki səbəbi.
TarixYazını oxuyun06CRMMobil CRM nədir, sahədəki telefonda nə görünməlidir
Mobil CRM müştəri kartını, tapşırığı və təsdiqi telefondan açır; sahə ofislə eyni qeydi görür. Telefonda nə olmalı, tətbiq, yoxsa sayt, oflayn və təhlükəsizlik.
TarixYazını oxuyun07CRMLidlərin qiymətləndirilməsi (lead scoring) nədir: hansı potensial müştəriyə əvvəl dönülür
Lidlərin qiymətləndirilməsi potensial müştəriləri öz meyarlarınıza görə qiymətləndirib əvvəl kimə dönüləcəyini sıralayır. Meyarlar, model, səhvlər və məlumat hüququ.
TarixYazını oxuyun08