Ein CRM-Wechsel heißt, Kunden-, Kontakt-, Verkaufschancen- und Notizdatensätze vollständig aus dem alten System zu holen und in die richtigen Felder des neuen Systems zu setzen; die Software zu tauschen ist der kürzeste Teil dieser Arbeit. Die Schwierigkeit liegt in den Daten selbst: über die Jahre angelegte eigene Felder, Phasen, die jeder auf seine Weise gefüllt hat, Karten ohne klare Zuständigkeit. Beispielszenario: Denken Sie an einen Textilgroßhändler in Bursa. Der Vertrag für das CRM, das er seit Jahren nutzt, läuft aus, und das Vertriebsteam möchte auf ein neues System wechseln. Der Großhändler hat zwei Fragen: Welche Daten kommen heraus, und wo landen diese Daten im neuen System.
01.Was ist beim CRM-Wechsel der erste Schritt?
Der erste Schritt ist, vor Ende des Vertrags für das alte System einen vollständigen Export der Daten zu erstellen und zu notieren, an welchem Tag die Datei erstellt wurde.
Nähert sich der letzte Vertragstag, wird der Export gern verschoben; ist der Zugang geschlossen, bleiben nur alte Bildschirmfotos. Deshalb ist der Export die erste Zeile des Umstiegsplans. Die erhaltene Datei wird als Kopie aufbewahrt und nicht bearbeitet; alle Korrekturen erfolgen in einer zweiten Kopie. Beim Großhändler in Bursa kann der Vertriebsleiter diese Aufgabe übernehmen: Er erstellt vor Vertragsende einen Export, legt die Dateien in einen datierten Ordner und führt die Auswahl des neuen Systems anhand dieser Dateien. Die Fragen für die Auswahl finden Sie im Beitrag Fragen bei der CRM-Auswahl.
02.Welche Daten werden aus dem alten CRM exportiert?
Kunden- und Kontaktkarten, Verkaufschancen, Notizen, Aufgaben und eigene Felder werden einzeln exportiert; Anhänge und Aktivitätsverlauf brauchen in den meisten Systemen einen eigenen Schritt.
Die meisten CRM-Systeme geben Tabellen als getrennte Dateien aus: in einer die Firmen, in einer anderen die Personen, in einer dritten die Verkaufschancen. Was die Dateien verbindet, sind die Datensatz-IDs. Fehlt die ID-Spalte im Export, lässt sich nur noch anhand des Namens raten, zu welcher Firma eine Person gehört.
- Firmen und Personen mit ihren Datensatz-IDs
- Offene und abgeschlossene Verkaufschancen mit Phasen- und Betragsfeldern
- Notizen und Aufgaben mit der Karte, zu der sie gehören
- Die Liste der eigenen Felder und welche Werte jedes Feld annimmt
- Benutzer und wem welche Karte gehört
Anhänge und E-Mail-Verlauf gehen am häufigsten verloren. Fragen Sie den bisherigen Anbieter schriftlich, ob sie exportiert werden können; lautet die Antwort nein, sichern Sie zumindest die Dateien zu offenen Vorgängen von Hand. Holen Sie im selben Export auch die Benutzerliste und die Angabe, welche Karte bei wem liegt; eine Karte ohne bekannte verantwortliche Person wird im neuen System ohne Zuständigen angelegt.
03.Wie werden Felder dem neuen System zugeordnet?
Die Zuordnung ist eine Tabelle, die für jedes Feld des alten Systems festhält, in welches Feld des neuen Systems es geht, und falls nicht, warum nicht.
Die Zuordnungstabelle beginnt mit den Spalten altes Feld, neues Feld und Notiz. Phasennamen brauchen eigene Arbeit. Gibt es im alten System getrennte Phasen wie 'besprochen', 'Angebot gesendet' und 'wartend', und heißen die Entsprechungen im neuen System anders, wird vorab entschieden, in welche neue Phase jeder alte Wert fällt.
Eigene Felder, die niemand ausfüllt, ziehen nicht um. Im alten System des Großhändlers gab es Felder, die vor Jahren für eine Kampagne angelegt und dann vergessen wurden; sie wurden in der Zuordnungstabelle als 'zieht nicht um' markiert. Die Schritte zur Vorbereitung der Datei selbst finden Sie Schritt für Schritt im Beitrag Checkliste für den Wechsel zum CRM.
04.Wie wird die Parallelphase gesteuert?
Die Parallelphase wird kurz gehalten, und ihr Enddatum wird vor Beginn festgelegt; in dieser Zeit werden neue Datensätze nur im neuen System erfasst, das alte System bleibt zum Lesen offen.
Werden beide Systeme gleichzeitig gepflegt, stellt sich innerhalb weniger Tage die Frage, welches stimmt. Die Regel ist einfach: Ab dem ersten Tag nach der Übernahme werden neue Kunden, neue Verkaufschancen und neue Notizen nur noch im neuen System erfasst. Das alte System bleibt für alle, die zurückschauen möchten, noch eine Weile offen.
Beim Großhändler öffnete jede Person im Vertrieb am ersten Morgen die Karten einiger eigener Kunden im neuen System und verglich sie mit dem alten Datensatz. Fehlende Felder kamen auf eine einzige Liste, die Zuordnungstabelle wurde danach korrigiert, und die zweite Übernahme lief mit dieser Korrektur.
Am Ende der Parallelphase wird das alte System schreibgeschützt oder abgeschaltet. Vor dem Abschalten wird ein letzter Export erstellt, denn zwischen der ersten Datei und dem Abschalttag können noch Datensätze ins alte System gelangt sein. Beide Dateien werden verglichen; Abweichungen werden von Hand ins neue System übertragen, und erst danach wird der alte Zugang entfernt.
05.Was geschieht mit früherer Korrespondenz und Dateien?
Ob frühere Korrespondenz und Dateien übernommen werden können, hängt davon ab, was beide Systeme unterstützen; für das, was nicht umziehen kann, wird die alte Exportdatei als Archiv aufbewahrt.
Auch wenn das neue System den Verlauf übernehmen kann, muss nicht alles umziehen. Der Großhändler kann es für sinnvoll halten, die Korrespondenz mit den Kunden der letzten Saison zu übernehmen; ältere Datensätze bleiben im datierten Ordner, und der Vertriebsleiter schaut bei Bedarf dort nach. Vorrang hat die Korrespondenz zu offenen Verkaufschancen und Kunden der letzten Zeit. Abgeschlossene alte Vorgänge können im Archivordner bleiben; wer auf welches Archiv zugreift, sollte ebenfalls schriftlich festgelegt sein, denn die Exportdatei enthält personenbezogene Daten und fällt unter das KVKK (türkisches Datenschutzgesetz, vergleichbar mit der DSGVO).
06.Wie wird das Team auf das neue System vorbereitet?
Das Team bereitet sich vor, indem es vor der Übernahme im neuen System die Karten einiger eigener Kunden öffnet und eine Notiz und eine Aufgabe erfasst; die Schulung findet an diesen ersten Datensätzen statt.
Vertriebsmitarbeitende lernen das neue System nicht in einer allgemeinen Vorführung, sondern an der Karte ihrer eigenen Kunden. Gibt es eine Testumgebung, wird eine Kopie der importierten Datei dort geladen, und jede Person im Vertrieb öffnet einige Karten, die sie kennt. Dabei wird auch erklärt, warum sich die Phasennamen geändert haben; schreibt jemand weiter mit dem alten Wort, wird die Zuordnungstabelle gezeigt.
Auch die Berechtigungen werden in diesem Schritt festgelegt. Wer welche Karte sieht, wer löschen darf, an wen die Karten einer ausscheidenden Person gehen: Diese Entscheidungen werden nach Rolle, nicht nach Person getroffen und vor dem Umstellungstag im neuen System eingerichtet. Beim Großhändler sieht zum Beispiel die Lagerleitung keine Verkaufschancen, der Vertriebsleiter sieht alle Karten.
07.Wie ziehen Datensätze beim Wechsel zu Corex360 um?
Beim Wechsel zu Corex360 übernimmt das Corex360-Team Ihre bestehenden Kunden- und Kontaktdatensätze gemeinsam mit Ihnen.
Übernommene Datensätze landen auf der Kundenkarte. Die Karte hat Reiter wie Übersicht, Kontakte, Verkaufschancen, Angebote, Verträge, Projekte, Finanzen, Dateien und Drive; Angebot und Vertrag stehen in eigenen Reitern derselben Karte. Die Module sind keine getrennten Produkte und nutzen denselben Kundendatensatz; deshalb ist ein übernommener Datensatz in jedem Modul dieselbe Karte. Den Aufbau der Karte sehen Sie auf der Seite Corex360 CRM.
Bringen Sie ein Beispiel der Exportdatei aus Ihrem alten System zur Demo mit; welche Datensätze umziehen, wird anhand dieser Datei besprochen, und die von Ihnen vorbereitete Zuordnungstabelle ist die Grundlage dieses Gesprächs.
Ressourcen
Wie ist diese Seite entstanden?
- Verfasst von: Şevket Erer, Mitgründer, KI-Spezialist
- Quellen: Angaben zu Rechtsvorschriften, Behörden und Herstellern stammen aus den Primärquellen in der Liste Quellen auf dieser Seite; bei jeder Quelle steht das Datum der letzten Prüfung.
- Produktinformationen: Aussagen über Corex360 beruhen auf den Produktfaktenblättern des Unternehmens; nicht bestätigte Funktionen werden nicht beschrieben.
- Einsatz von KI: Den Text schreibt das Corex360-Team; KI-Werkzeuge werden für Entwürfe und Übersetzungen genutzt. Redaktionelle Grundsätze
- Daten: erste Veröffentlichung . Grundsatz für Korrekturen
Häufige Fragen
01Was bedeutet ein CRM-Wechsel?
Ein CRM-Wechsel bedeutet, Kundenbeziehungsdaten von einer Software in eine andere zu übertragen und das Team dazu zu bringen, im neuen Datensatz zu arbeiten. Datenexport, Feldzuordnung und eine kurze Parallelphase gehören dazu.
02In welchem Format werden CRM-Daten exportiert?
Die meisten Systeme geben Tabellen als CSV- oder Excel-Datei aus; manche bieten zusätzlich Zugriff über eine Schnittstelle (API). Welche Formate möglich sind, erfahren Sie schriftlich aus der Dokumentation oder vom Supportteam Ihres bisherigen Anbieters.
03Was geschieht mit den Daten, wenn der Vertrag für das alte CRM endet?
Das hängt von den Klauseln zur Datenübergabe und Löschung im alten Vertrag ab. Lesen Sie die Klausel, bevor der Vertrag endet, und schieben Sie den Export nicht auf den letzten Tag.
04Wie lange sollte die Parallelphase dauern?
Eine feste Dauer gibt es nicht; sie wird so kurz gehalten, bis das Team sich an das Schreiben im neuen System gewöhnt hat und die ersten Prüfungen abgeschlossen sind. Das Enddatum kommt in den Kalender, bevor die Phase beginnt.
05Ziehen eigene Felder in das neue System um?
Genutzte eigene Felder ziehen um, wenn sie im neuen System eine Entsprechung finden; Felder, die niemand ausfüllt, ziehen nicht um. Die Entscheidung zu jedem eigenen Feld wird in der Zuordnungstabelle festgehalten.
06Hilft Corex360 beim Umzug der Datensätze?
Ja. Das Corex360-Team übernimmt Ihre bestehenden Kunden- und Kontaktdatensätze gemeinsam mit Ihnen.
Angebote, Verträge, Projekte und Finanzen sind Reiter derselben Kundenkarte; öffnen wir gemeinsam einen Ihrer eigenen Kunden auf dieser Karte.
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