Was ist laufende Buchhaltung, und wo endet sie und beginnt das ERP?

Beispielszenario: Stellen Sie sich einen Eisenwarengroßhändler in Bayrampaşa vor. Morgens zählt der Mitarbeiter, der die Kasse öffnet, die Barverkäufe von gestern. Mittags überweist ein Kunde, die Zahlung erscheint in den Bankbewegungen. Am Nachmittag kommt Ware vom Lieferanten, die Rechnung wird auf den Tisch gelegt. Abends hinterlässt ein Installateur einen Scheck. Jede dieser Bewegungen ist eine Zeile der laufenden Buchführung.

• Rechnungen: Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie Retouren.
• Kontokorrent: was Sie schulden, was man Ihnen schuldet, und der Saldo mit jedem Kunden und Lieferanten.
• Kasse und Bank: Bargeldein- und -ausgänge sowie Kontobewegungen.
• Schecks und Wechsel: erhaltene und ausgegebene Wertpapiere mit ihren Fälligkeiten.
• Zahlungseingänge und Zahlungen: Wer zahlt Ihnen wann, und wem zahlen Sie wann?

Manche Werkzeuge für die laufende Buchführung erfassen auch einfache Lagerbewegungen. Der Fokus liegt aber immer auf dem Geld: wie viel hereinkam, wie viel hinausging und wer noch wie viel schuldet.

Ein Kontokorrent hat auch eine Gegenseite. In Ihren Büchern schuldet der Kunde einen Betrag, in seinen eigenen Büchern kann es ein anderer sein. Den Abgleich der Salden mit der Gegenseite nennt man Saldenabstimmung. Stimmen die Salden nicht überein, liegt die Differenz meist an einer einzigen Rechnung, die eine Seite erfasst und die andere noch nicht gesehen hat. Ist die laufende Buchführung geordnet, ist die Differenz schnell gefunden; sonst wird sie monatelang mitgeschleppt.

Zum Monatsende fordert der Steuerberater die Unterlagen an: Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege. Wurde die Buchhaltung ordentlich geführt, ist die Übergabe eine Sache von einem Ordner. Wenn nicht, vergeht das Monatsende mit der Suche nach fehlenden Rechnungen und dem Versuch, sich zu erinnern, zu welchem Kunden ein Zahlungsbeleg gehört.

Die Unterscheidung hat auch eine praktische Folge. Wer die laufende Buchführung macht und wer die amtliche Buchhaltung erstellt, sind meist verschiedene Personen, und ihre Abstimmung drängt sich ans Monatsende. Die Frage des Steuerberaters hängt dann am Gedächtnis eines Mitarbeiters. Sind die Daten geordnet, wird sie mit einem Beleg beantwortet, sonst mit einer Kette von Telefonaten.

Auch elektronische Belege gehören zu diesem Ablauf. Verfahren wie e-Fatura (türkische elektronische Rechnung) und e-Arşiv-Rechnung (türkische elektronische Archivrechnung) ändern Form und Übermittlung der Rechnung; welches angewendet wird, hängt von Ihrem Betrieb und Ihrem Empfänger ab; ist der Empfänger nicht für e-Fatura registriert oder Endverbraucher, wird eine e-Arşiv-Rechnung ausgestellt. Mitteilungen zu diesen Verfahren veröffentlicht die türkische Steuerverwaltung (Gelir İdaresi Başkanlığı) auf ihrer e-Beleg-Website; für Ihren eigenen Fall ist Ihr Steuerberater die richtige Adresse.

Wächst derselbe Großhändler, ändert sich die Frage. Es gibt jetzt ein zweites Lager, der Einkauf durchläuft eine Freigabe, der Versand hängt vom Plan eines Fahrers ab. Ein Programm für die laufende Buchführung beantwortet die Frage nach dem Wie viel; ERP die nach dem Warum und Woher. Der Betrag auf der Rechnung stimmt, aber die laufende Buchführung weiß nicht, aus welchem Lager die Ware kam und zu welchem Auftrag sie gehört.

Neben diese beiden Schichten tritt eine dritte: die Beziehung zum Kunden. Angebote, Verträge und Gespräche mit dem Kunden haben weder in der laufenden Buchführung noch in einem klassischen ERP ihren natürlichen Platz. Wo diese Schicht hingehört, haben wir im Beitrag zum Unterschied zwischen CRM und ERP erklärt.

Die erste Blockade ist der Kontext. Eine Lieferantenrechnung geht ein, und die Buchhaltung weiß nicht, wer bestellt hat, zu welchem Projekt sie gehört und unter welchen Vertrag sie fällt. Das herauszufinden kostet eine E-Mail, einen Anruf oder eine WhatsApp-Nachricht. Die Rechnung ist korrekt, aber für sich allein unvollständig.

Die zweite Blockade ist die doppelte Erfassung. Der Vertrieb erstellt das Angebot in einem Dokument, der Kunde nimmt an, und die Buchhaltung tippt dieselben Positionen erneut in die Rechnung. Jedes erneute Tippen ist eine neue Gelegenheit für einen abweichenden Betrag oder eine vergessene Position. Die dritte ist der Zahlungsnachweis: Der Kunde sagt, er habe bezahlt, und der Beleg liegt auf dem Telefon eines Verkäufers.

Diese Blockaden haben eines gemeinsam: Die Information ist da, aber woanders. Wer die laufende Buchführung macht, verbringt einen Teil des Tages nicht mit Buchen, sondern mit dem Zusammensuchen des fehlenden Kontexts. Je näher das Monatsende rückt, desto hektischer wird das, und desto größer die Fehlergefahr.

• Wenige Produkte, einfacher Bestand, überwiegend Dienstleistungen: laufende Buchführung und eine feste Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
• Lager, Einkaufsfreigabe, Versand oder Produktion: eine ERP-Schicht.
• Der Vertrag aus dem Vertrieb und die Rechnung aus der Buchhaltung sehen einander nicht: ein gemeinsamer Kundendatensatz.

Diese Fälle schließen sich nicht aus. Ein Architekturbüro oder ein Serviceunternehmen führt kein Lager, pendelt aber jeden Tag zwischen Vertrag, Rechnung und Kundengespräch; ein Beispiel dafür beschreiben wir im Beitrag Angebot und Projekt im Architekturbüro. Es braucht, dass Vertrieb und Buchhaltung dieselbe Karte sehen; ein größeres Buchhaltungswerkzeug leistet das allein nicht. Die Buchhaltung sieht beim Freigeben der Rechnung den Vertrag, der Verkäufer beim Erstellen eines neuen Angebots die offene Rechnung, an derselben Stelle.

In Corex360 liegen der vom Vertrieb unterschriebene Vertrag und die Rechnung, die die Buchhaltung sieht, auf derselben Karte; das unterschriebene Dokument ist in Corex Drive an den Datensatz gebunden. Vertrieb und Buchhaltung sehen einander, und die Frage, zu welchem Vertrag eine Rechnung gehört, stellt sich nicht mehr. Eine per E-Mail eingehende Rechnung erkennt X AI und leitet sie an die Buchhaltung weiter; der Zugriff ist rollenbasiert und protokolliert.

Ein Beispiel: Ein Architekturbüro in Kartal erhält eine Rechnung von einer Druckerei. Steht im Datensatz, für die Präsentation welches Projekts sie ausgestellt wurde und zu welchem Vertrag sie gehört, gibt die zuständige Person in der Buchhaltung sie frei, ohne jemanden zu fragen.

Amtliche Bücher, Steuererklärungen und elektronische Belege sind Sache Ihres Steuerberaters; genau dafür gibt es die Unterscheidung zwischen laufender und amtlicher Buchhaltung. Wie der Tag des Buchhaltungsteams in Corex360 abläuft, sehen Sie auf der Seite Buchhaltung und Personal.