Как вести архив договоров: подписанный документ, даты и доступ

Пример: представьте компанию в Измире, которая оказывает отелям услуги прачечной. С каждым отелем подписывается договор оказания услуг, с некоторыми дополнительный протокол, с поставщиками отдельные договоры. Когда отель спрашивает о пункте о цене, а у компании есть несколько черновиков одного и того же договора, гуляющих по почте, чтобы понять, какой из них подписан, нужно время.

Поэтому архив начинается с окончательного подписанного текста. Черновики, переписка по согласованию и неподписанные копии хранятся вне архива или явно помечаются как черновики. Приложения и позже подписанные протоколы хранятся рядом с основным договором, в той же записи; приложение, отправленное в отдельную папку, со временем теряется. В каждой записи о договоре должны быть следующие сведения:

• Стороны и тип договора.
• Дата подписания, даты начала и окончания.
• Срок уведомления: не позднее какой даты нужно сообщить о решении не продлевать договор.
• Сумма и условия оплаты.
• Лицо, ответственное за договор.
• Подписанный файл и приложения к нему.

Закон Турции об электронной подписи № 5070 устанавливает, что квалифицированная электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная. Тот же закон содержит исключение: юридические действия, для которых закон требует официальной формы или особой процедуры, а также договоры обеспечения, кроме банковских гарантийных писем и поручительств, выданных страховыми компаниями, зарегистрированными в Турции, нельзя совершить с квалифицированной электронной подписью. Актуальный текст закона находится в Информационной системе законодательства Турции.

Для договора с собственноручной подписью скан – это копия; в споре могут потребовать оригинал. Поэтому многие компании хранят оригинал в бумажном архиве, скан в цифровом и связывают две записи: в цифровой записи указано, в какой папке лежит оригинал. Для каких договоров нужно хранить оригинал, решите вместе с юристом; этот раздел носит общий характер.

С договором, подписанным квалифицированной электронной подписью, всё наоборот. Оригиналом является сам цифровой файл; копия, которую распечатали и снова отсканировали, теряет возможность проверки подписи. Этот файл нужно хранить в исходном виде вместе с данными подписи.

Чаще всего архив ломается на названии файла. Когда 'dogovor_final.pdf', 'dogovor_final_podpisan.pdf' и 'dogovor_novyi.pdf' лежат рядом в одной папке, понять, какой из них действует, без открытия невозможно. Проблему решает один выбранный формат: имя контрагента, тип договора, дата подписания. В компании из Измира это может быть название файла, которое начинается с названия отеля, слов 'договор оказания услуг' и дня подписания.

Правило именования должно быть записано и выдано каждому новому сотруднику. Структура папок строится по той же логике: по контрагенту или по типу договора. Если настроить обе сразу, один и тот же файл копируется в два места, и со временем копии расходятся.

Во многих договорах оказания услуг и аренды есть пункт о том, что договор продлевается сам, если одна из сторон не уведомит об обратном за определённый срок. Если в архиве записана только дата окончания, напоминание приходит уже после того, как срок уведомления прошёл. В календарь нужно вносить именно последний день, когда ещё можно направить уведомление.

Для прачечной в Измире это правило действует и для договоров оказания услуг с отелями, и для договоров с поставщиками. Если договор с поставщиком моющих средств тихо продлится, компания упустит возможность рассмотреть более выгодное предложение. Если напоминание привязано к календарю одного человека, оно уходит вместе с ним в отпуск; если привязано к задаче, остаётся с её ответственным.

Тот же порядок переносит и другие даты внутри договора: период пересмотра цены, срок действия банковской гарантии, обязанность регулярного обслуживания или отчётности. Если эти даты остаются спрятанными в тексте, их замечают, только когда о них напоминает другая сторона. Если при передаче в архив выписывать эти даты из каждого договора в запись, архив переезжает из шкафа в календарь.

Договор – это коммерческая тайна: в нём есть цены, скидки, штрафные санкции и условия оплаты. Папка с договорами, открытая всем на общем диске, создаёт риск и при уходе сотрудника, и при ошибочной отправке. Доступ нужно сужать по контрагенту или отделу, а ссылки, отправленные наружу, должны иметь ограниченный срок.

Архив является частью управления договорами. Структуру, которая охватывает процесс от подготовки договора до его продления, описывает статья управление договорами. О хранении файлов в привязке к записи, к которой они относятся, можно прочитать в статье система управления документами.

В карточке договора хранятся тип, сумма, даты начала и окончания и автор; статусы: «Черновик», «В работе», «Активен», «Ожидает» и «Завершён». Шаблоны договоров разделены по категориям. Предложение и договор находятся во вкладках «Предложения» и «Договоры» одной и той же карточки клиента.

Файлы хранятся внутри записи, к которой относятся; в карточке клиента есть вкладки «Файлы» и Drive. В Drive файлы зашифрованы и привязаны к правам, обмен идёт через ссылки с ограниченным сроком, которые можно отозвать, а каждый просмотр и каждая загрузка фиксируются. Общие пространства открывают общие папки по отделам или темам, а метки компания задаёт сама. Разделы Drive показывает страница Corex Drive.

Даты начала и окончания договора хранятся в карточке договора; по карточке видно, у какого договора приближается окончание. Условия продления и решение о подписании определяете вы; на решениях по договорам X AI останавливается и спрашивает.