Sözleşme arşivi nasıl tutulur: imzalı belge, tarihler ve erişim

Örnek senaryo: İzmir'de otellere çamaşırhane hizmeti veren bir firmayı düşünün. Her otelle bir hizmet sözleşmesi, bazılarıyla ek protokol, tedarikçilerle ayrı sözleşmeler imzalanır. Bir otel fiyat maddesini sorduğunda firmanın elinde aynı sözleşmenin e-postada dolaşan birkaç taslağı varsa hangisinin imzalandığını bulmak zaman alır.

Arşiv bu yüzden imzalı son metinle başlar. Taslak, müzakere yazışması ve imzasız kopya arşivin dışında ya da açıkça taslak diye işaretli durur. Ekler ve sonradan imzalanan protokoller asıl sözleşmenin yanında, aynı kayıtta tutulur; ayrı klasöre giden ek zamanla kaybolur. Her sözleşme kaydında şu bilgiler bulunmalıdır:

• Taraflar ve sözleşmenin türü.
• İmza tarihi, başlangıç ve bitiş tarihleri.
• Bildirim süresi: yenilememe kararının en geç ne zaman bildirileceği.
• Tutar ve ödeme koşulu.
• Sözleşmeden sorumlu kişi.
• İmzalı dosya ve ekleri.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, güvenli elektronik imzanın elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurduğunu söyler. Aynı kanun bir istisna da yazar: kanunların resmî şekle ya da özel bir merasime bağladığı hukuki işlemler ile banka teminat mektupları ve Türkiye'de yerleşik sigorta şirketlerinin düzenlediği kefalet senetleri dışındaki teminat sözleşmeleri güvenli elektronik imzayla yapılamaz. Kanunun güncel metni Mevzuat Bilgi Sistemi'nde durur.

Islak imzalı sözleşmede tarama bir kopyadır; asıl belge bir uyuşmazlıkta istenebilir. Bu yüzden birçok şirket aslı fiziksel arşivde, taramayı dijital arşivde tutar ve iki kaydı birbirine bağlar: dijital kayıtta aslın hangi klasörde durduğu yazılır. Hangi sözleşmelerde aslın saklanması gerektiğine hukuk danışmanınızla karar verin; bu bölüm genel bilgidir.

Güvenli elektronik imzalı bir sözleşmede ise durum tersine döner. Asıl belge dijital dosyanın kendisidir; yazdırılıp yeniden taranan kopya imza doğrulamasını kaybeder. Bu dosya imza bilgisiyle birlikte, özgün hâliyle saklanmalıdır.

Arşivin en sık bozulduğu yer dosya adıdır. 'sozlesme_son.pdf', 'sozlesme_son_imzali.pdf' ve 'sozlesme_yeni.pdf' aynı klasörde yan yana durunca hangisinin geçerli olduğu dosyayı açmadan anlaşılmaz. Tek bir biçim seçmek bu sorunu çözer: karşı tarafın adı, sözleşmenin türü, imza tarihi. İzmir'deki firmada bu, otelin adı, 'hizmet sözleşmesi' ve imza günüyle başlayan bir dosya adı olabilir.

Adlandırma kuralı yazılı olmalı ve yeni gelen herkese verilmelidir. Klasör yapısı da aynı mantıkla kurulur, karşı tarafa göre ya da sözleşme türüne göre. İkisi birden kurulursa aynı dosya iki yere kopyalanır ve kopyalar zamanla birbirinden ayrışır.

Birçok hizmet ve kira sözleşmesinde, taraflardan biri belirli bir süre önce bildirmezse sözleşmenin kendiliğinden uzayacağını söyleyen bir madde bulunur. Arşivde yalnız bitiş tarihi yazılıysa hatırlatma, bildirim süresi geçtikten sonra gelir. Takvime yazılması gereken asıl tarih bildirimin en geç yapılabileceği gündür.

İzmir'deki çamaşırhane için bu kural hem otellerle yapılan hizmet sözleşmelerinde hem tedarikçi sözleşmelerinde geçerli olur. Deterjan tedarikçisiyle yapılan sözleşme sessizce uzarsa firma daha uygun bir teklifi değerlendirme fırsatını kaçırır. Hatırlatma bir kişinin takvimine bağlanırsa kişi izne çıktığında hatırlatma da onunla gider; göreve bağlanırsa sorumlusuyla birlikte kalır.

Aynı düzen sözleşmenin içindeki başka tarihleri de taşır: fiyat güncelleme dönemi, teminat mektubunun süresi, düzenli bakım ya da raporlama yükümlülüğü. Bu tarihler metnin içinde gömülü kalırsa ancak karşı taraf hatırlattığında fark edilir. Arşive alınırken her sözleşmeden bu tarihlerin çıkarılıp kayda yazılması arşivi dolaptan takvime taşır.

Sözleşme bir ticari sırdır; fiyat, indirim, cezai şart ve ödeme koşulu içerir. Paylaşılan bir sürücüde herkese açık duran sözleşme klasörü, bir çalışanın ayrılışında da bir yanlış paylaşımda da risk taşır. Erişim karşı tarafa ya da departmana göre daraltılmalı, dışarıya gönderilen bağlantılar da süreli olmalıdır.

Arşiv, sözleşme yönetiminin bir parçasıdır. Sözleşmenin hazırlanmasından yenilenmesine kadar süreci kapsayan yapıyı sözleşme yönetimi maddesi tanımlıyor. Dosyaların ait oldukları kayda bağlı saklanması konusunu da belge yönetimini anlatan yazıda okuyabilirsiniz.

Sözleşme kartında tür, tutar, başlangıç ve bitiş tarihi ve oluşturan kişi durur; durumlar Taslak, Devam ediyor, Aktif, Bekliyor ve Tamamlandı'dır. Sözleşme şablonları kategorilere ayrılır. Teklif ve sözleşme aynı müşteri kartının Teklifler ve Sözleşmeler sekmelerindedir.

Dosyalar ait oldukları kaydın içinde durur; müşteri kartında Dosyalar ve Drive sekmeleri vardır. Drive'da dosyalar şifreli ve yetkiye bağlıdır, paylaşım süreli ve geri alınabilir bağlantıyla yapılır, her görüntüleme ve indirme kaydedilir. Ortak alanlar departmana ya da konuya göre ortak klasör açar, etiketleri kurum kendisi tanımlar. Drive'ın bölümlerini Corex Drive sayfası gösteriyor.

Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihi sözleşme kartında durur; bitişin hangi sözleşmede yaklaştığı karttan okunur. Yenileme koşulunu ve imza kararını siz verirsiniz; X AI sözleşme kararında durur ve sorar.