إدارة العقود: كيف يُحفظ الأرشيف، المستند الموقّع والتواريخ والوصول

سيناريو مثال: تخيّلوا شركة في إزمير تقدّم خدمات المغسلة للفنادق. توقّع مع كل فندق عقد خدمة، ومع بعضها بروتوكولًا إضافيًا، ومع المورّدين عقودًا منفصلة. وحين يسأل فندق عن بند السعر، إذا كان لدى الشركة عدة مسودات للعقد نفسه تدور في البريد الإلكتروني، فإن معرفة أيها وُقّع تستغرق وقتًا.

لذلك يبدأ الأرشيف بالنص النهائي الموقّع. أما المسودات ومراسلات التفاوض والنسخ غير الموقّعة فتبقى خارج الأرشيف أو تُعلَّم بوضوح على أنها مسودات. وتُحفظ الملاحق والبروتوكولات الموقّعة لاحقًا بجانب العقد الأصلي، في السجل نفسه؛ فالملحق الذي يذهب إلى مجلد منفصل يضيع مع الوقت. ويجب أن يتضمن كل سجل عقد المعلومات التالية:

• الأطراف ونوع العقد.
• تاريخ التوقيع، وتاريخا البدء والانتهاء.
• مدة الإشعار: آخر موعد يجب أن يُبلَّغ فيه قرار عدم التجديد.
• المبلغ وشرط الدفع.
• الشخص المسؤول عن العقد.
• الملف الموقّع وملاحقه.

ينص قانون التوقيع الإلكتروني التركي رقم 5070 على أن التوقيع الإلكتروني الآمن يرتّب الأثر القانوني نفسه الذي يرتّبه التوقيع باليد. ويضع القانون نفسه استثناءً أيضًا: فالتصرفات القانونية التي تُخضعها القوانين لشكل رسمي أو لإجراء خاص، وعقود الضمان غير خطابات الضمان المصرفية وسندات الكفالة التي تصدرها شركات التأمين المقيمة في تركيا، لا يجوز إبرامها بالتوقيع الإلكتروني الآمن. ويوجد النص الحالي للقانون في نظام معلومات التشريعات التركي.

في العقد الموقّع بخط اليد يكون المسح الضوئي نسخة؛ وقد يُطلب المستند الأصلي في نزاع. لذلك تحفظ شركات كثيرة الأصل في أرشيف ورقي والنسخة الممسوحة في أرشيف رقمي، وتربط السجلين: فيُكتب في السجل الرقمي في أي مجلد يقف الأصل. وقرّروا مع مستشاركم القانوني في أي العقود يلزم حفظ الأصل؛ فهذا القسم معلومات عامة.

أما في العقد الموقّع بتوقيع إلكتروني آمن فينقلب الوضع. فالمستند الأصلي هو الملف الرقمي نفسه؛ والنسخة التي تُطبع ثم تُمسح ضوئيًا من جديد تفقد إمكانية التحقق من التوقيع. ويجب أن يُحفظ هذا الملف بصيغته الأصلية مع بيانات التوقيع.

أكثر موضع يتعطل فيه الأرشيف هو اسم الملف. فحين تقف 'sozlesme_son.pdf' و'sozlesme_son_imzali.pdf' و'sozlesme_yeni.pdf' جنبًا إلى جنب في المجلد نفسه، لا يُعرف أيها الساري دون فتح الملف. واختيار صيغة واحدة يحل هذه المشكلة: اسم الطرف الآخر، ونوع العقد، وتاريخ التوقيع. وفي الشركة التي في إزمير قد يكون ذلك اسم ملف يبدأ باسم الفندق، ثم 'عقد خدمة'، ثم يوم التوقيع.

يجب أن تكون قاعدة التسمية مكتوبة وأن تُسلَّم لكل موظف جديد. ويُبنى هيكل المجلدات بالمنطق نفسه، إما حسب الطرف الآخر أو حسب نوع العقد. وإذا بُني الاثنان معًا نُسخ الملف نفسه إلى مكانين، وتتباعد النسختان مع الوقت.

في كثير من عقود الخدمة والإيجار يوجد بند ينص على أن العقد يتجدد تلقائيًا ما لم يُخطر أحد الطرفين قبل مدة محددة. وإذا لم يُكتب في الأرشيف إلا تاريخ الانتهاء، يأتي التذكير بعد فوات مدة الإشعار. والتاريخ الحقيقي الذي يجب أن يُكتب في التقويم هو آخر يوم يمكن فيه تقديم الإشعار.

بالنسبة إلى المغسلة في إزمير تسري هذه القاعدة على عقود الخدمة مع الفنادق وعلى عقود المورّدين معًا. فإذا تجدد العقد مع مورّد المنظفات بصمت، تفوّت الشركة فرصة دراسة عرض أنسب. وإذا رُبط التذكير بتقويم شخص ما، يذهب التذكير معه حين يخرج في إجازة؛ وإذا رُبط بمهمة، يبقى مع مسؤولها.

والترتيب نفسه يحمل التواريخ الأخرى داخل العقد: فترة تحديث السعر، ومدة خطاب الضمان، والتزام الصيانة أو التقارير الدورية. وإذا بقيت هذه التواريخ مدفونة في النص فلن يُنتبه إليها إلا حين يذكّر بها الطرف الآخر. واستخراج هذه التواريخ من كل عقد عند إدخاله إلى الأرشيف وكتابتها في السجل ينقل الأرشيف من الخزانة إلى التقويم.

العقد سرّ تجاري؛ فهو يتضمن الأسعار والخصومات والشرط الجزائي وشروط الدفع. ومجلد العقود المفتوح للجميع على محرك أقراص مشترك يحمل خطرًا عند مغادرة موظف وعند مشاركة خاطئة على حد سواء. ويجب أن يُضيَّق الوصول حسب الطرف الآخر أو القسم، وأن تكون الروابط المرسلة إلى الخارج محدودة المدة.

الأرشيف جزء من إدارة العقود. ويعرّف مدخل إدارة العقود البنية التي تشمل المسار من إعداد العقد حتى تجديده. ويمكنكم أن تقرؤوا عن حفظ الملفات مرتبطة بالسجل الذي تنتمي إليه في مقال نظام إدارة المستندات.

في بطاقة العقد النوع والمبلغ وتاريخا البدء والانتهاء والشخص الذي أنشأها؛ والحالات هي: مسودة، وقيد التنفيذ، ونشط، وقيد الانتظار، ومكتمل. وتُقسَّم قوالب العقود إلى فئات. ويقف عرض السعر والعقد في تبويبي عروض الأسعار والعقود في بطاقة العميل نفسها.

تقف الملفات داخل السجل الذي تنتمي إليه؛ وفي بطاقة العميل تبويبا الملفات وDrive. وفي Drive تكون الملفات مشفّرة ومرتبطة بالصلاحيات، وتجري المشاركة برابط محدود المدة يمكن سحبه، ويُسجَّل كل عرض وكل تنزيل. وتفتح «المساحات المشتركة» مجلدًا مشتركًا حسب القسم أو الموضوع، وتعرّف المؤسسة وسومها بنفسها. وتعرض صفحة Corex Drive أقسام Drive.

يقف تاريخا بدء العقد وانتهائه في بطاقة العقد؛ ومن البطاقة يُقرأ أي العقود يقترب انتهاؤه. أنتم من يحدد شرط التجديد وقرار التوقيع؛ ويتوقف X AI عند قرار العقد ويسأل.