Comment tenir une archive des contrats : document signé, dates et accès

Exemple : imaginez à Izmir une entreprise qui assure la blanchisserie des hôtels. Elle signe un contrat de service avec chaque hôtel, un avenant avec certains d'entre eux et des contrats séparés avec ses fournisseurs. Quand un hôtel pose une question sur la clause de prix, si l'entreprise a plusieurs brouillons du même contrat qui circulent par e-mail, retrouver celui qui a été signé prend du temps.

C'est pourquoi l'archive commence par le texte final signé. Le brouillon, les échanges de négociation et la copie non signée restent hors de l'archive ou sont clairement marqués comme brouillons. Les annexes et les avenants signés plus tard sont conservés à côté du contrat principal, dans le même enregistrement ; une annexe rangée dans un dossier à part finit par se perdre. Chaque fiche de contrat doit contenir les informations suivantes :

• Les parties et le type de contrat.
• La date de signature, les dates de début et de fin.
• Le délai de préavis : la date limite à laquelle la décision de ne pas renouveler doit être notifiée.
• Le montant et les conditions de paiement.
• La personne responsable du contrat.
• Le fichier signé et ses annexes.

La loi turque n° 5070 sur la signature électronique dispose qu'une signature électronique sécurisée produit les mêmes effets juridiques qu'une signature manuscrite. La même loi prévoit aussi une exception : les actes juridiques que la loi soumet à une forme officielle ou à une procédure particulière, ainsi que les contrats de garantie autres que les lettres de garantie bancaire et les cautionnements émis par des compagnies d'assurance établies en Turquie, ne peuvent pas être conclus avec une signature électronique sécurisée. Le texte en vigueur de la loi se trouve dans le système d'information sur la législation turque (Mevzuat Bilgi Sistemi).

Pour un contrat signé à la main, la numérisation est une copie ; l'original peut être demandé en cas de litige. C'est pourquoi beaucoup d'entreprises conservent l'original dans une archive physique et la numérisation dans l'archive numérique, et relient les deux : l'enregistrement numérique indique dans quel classeur se trouve l'original. Décidez avec votre conseil juridique pour quels contrats l'original doit être conservé ; cette section est une information générale.

Pour un contrat signé avec une signature électronique sécurisée, c'est l'inverse. L'original est le fichier numérique lui-même ; une copie imprimée puis numérisée à nouveau perd la vérification de la signature. Ce fichier doit être conservé sous sa forme d'origine, avec les données de signature.

C'est dans le nom de fichier que l'archive se dégrade le plus souvent. Quand 'contrat_final.pdf', 'contrat_final_signe.pdf' et 'contrat_nouveau.pdf' se trouvent côte à côte dans le même dossier, on ne sait pas lequel est valable sans les ouvrir. Choisir un format unique règle le problème : le nom de l'autre partie, le type de contrat, la date de signature. Dans l'entreprise d'Izmir, ce peut être un nom de fichier qui commence par le nom de l'hôtel, 'contrat de service' et le jour de la signature.

La règle de nommage doit être écrite et remise à chaque nouvel arrivant. L'arborescence des dossiers suit la même logique, par partie contractante ou par type de contrat. Si l'on met en place les deux à la fois, le même fichier est copié à deux endroits et les copies finissent par diverger.

Beaucoup de contrats de service et de bail contiennent une clause selon laquelle le contrat se prolonge de lui-même si aucune des parties ne le dénonce un certain temps à l'avance. Si seule la date de fin figure dans l'archive, le rappel arrive après l'expiration du préavis. La vraie date à inscrire au calendrier est le dernier jour où le préavis peut être donné.

Pour la blanchisserie d'Izmir, cette règle vaut aussi bien pour les contrats de service avec les hôtels que pour les contrats fournisseurs. Si le contrat avec le fournisseur de détergent se prolonge en silence, l'entreprise manque l'occasion d'étudier une offre plus avantageuse. Si le rappel est lié au calendrier d'une personne, il part avec elle quand elle est en congé ; s'il est lié à une tâche, il reste avec son responsable.

Le même dispositif porte aussi les autres dates du contrat : la période de révision des prix, la durée de la lettre de garantie, une obligation d'entretien ou de reporting régulier. Si ces dates restent enfouies dans le texte, on ne les remarque que lorsque l'autre partie les rappelle. Extraire ces dates de chaque contrat et les inscrire sur la fiche au moment de l'archivage fait passer l'archive de l'armoire au calendrier.

Un contrat est un secret commercial ; il contient des prix, des remises, des clauses pénales et des conditions de paiement. Un dossier de contrats ouvert à tous sur un lecteur partagé représente un risque, au départ d'un salarié comme lors d'un partage par erreur. L'accès doit être restreint par partie contractante ou par service, et les liens envoyés à l'extérieur doivent être limités dans le temps.

L'archive est une partie de la gestion des contrats. L'article gestion des contrats du glossaire définit la structure qui couvre le contrat de sa rédaction à son renouvellement. Vous pouvez aussi lire comment conserver les fichiers rattachés à l'enregistrement auquel ils appartiennent dans l'article système de gestion documentaire.

La fiche du contrat contient le type, le montant, la date de début et la date de fin, et la personne qui l'a créée ; les statuts sont Brouillon, En cours, Actif, En attente et Terminé. Les modèles de contrat sont classés par catégories. Le devis et le contrat se trouvent dans les onglets Devis et Contrats de la même fiche client.

Les fichiers se trouvent dans l'enregistrement auquel ils appartiennent ; la fiche client comporte les onglets Fichiers et Drive. Dans Drive, les fichiers sont chiffrés et soumis aux droits d'accès, le partage se fait par un lien limité dans le temps et révocable, et chaque consultation et chaque téléchargement sont enregistrés. Les espaces partagés ouvrent des dossiers communs par service ou par sujet, et l'entreprise définit elle-même ses étiquettes. La page Corex Drive présente les sections de Drive.

Les dates de début et de fin du contrat figurent sur la fiche du contrat ; on y lit pour quel contrat l'échéance approche. C'est vous qui fixez les conditions de renouvellement et qui décidez de la signature ; pour une décision sur un contrat, X AI s'arrête et vous demande.