Müqavilə arxivi necə saxlanılır: imzalanmış sənəd, tarixlər və giriş

Nümunə ssenari: İzmirdə otellərə camaşırxana xidməti göstərən bir firmanı təsəvvür edin. Hər otellə xidmət müqaviləsi, bəziləri ilə əlavə protokol, təchizatçılarla isə ayrı müqavilələr imzalanır. Otel qiymət bəndini soruşanda firmanın əlində eyni müqavilənin e-poçtda dolaşan bir neçə qaralaması varsa, hansının imzalandığını tapmaq vaxt aparır.

Buna görə arxiv imzalanmış son mətnlə başlayır. Qaralama, danışıqlar yazışması və imzasız nüsxə arxivdən kənarda qalır və ya açıq şəkildə qaralama kimi işarələnir. Əlavələr və sonradan imzalanan protokollar əsas müqavilənin yanında, eyni qeyddə saxlanılır; ayrıca qovluğa gedən əlavə zamanla itir. Hər müqavilə qeydində bu məlumatlar olmalıdır:

• Tərəflər və müqavilənin növü.
• İmza tarixi, başlanğıc və bitmə tarixləri.
• Bildiriş müddəti: yeniləməmək qərarının ən gec nə vaxt bildiriləcəyi.
• Məbləğ və ödəniş şərti.
• Müqaviləyə görə məsul şəxs.
• İmzalanmış fayl və onun əlavələri.

Türkiyənin 5070 saylı Elektron İmza haqqında Qanunu təhlükəsiz elektron imzanın əllə atılan imza ilə eyni hüquqi nəticə doğurduğunu bildirir. Eyni qanun bir istisna da yazır: qanunların rəsmi formaya və ya xüsusi qaydaya bağladığı hüquqi əməliyyatlar, həmçinin bank zəmanət məktubları və Türkiyədə yerləşən sığorta şirkətlərinin verdiyi zaminlik sənədləri istisna olmaqla, təminat müqavilələri təhlükəsiz elektron imza ilə bağlana bilməz. Qanunun güncəl mətni Türkiyə Qanunvericilik İnformasiya Sistemində yerləşir.

Yaş imzalı müqavilədə skan nüsxədir; əsl sənəd mübahisədə tələb oluna bilər. Buna görə bir çox şirkət əsl nüsxəni fiziki arxivdə, skanı isə rəqəmsal arxivdə saxlayır və iki qeydi bir-birinə bağlayır: rəqəmsal qeyddə əsl nüsxənin hansı qovluqda durduğu yazılır. Hansı müqavilələrdə əsl nüsxənin saxlanmalı olduğuna hüquq məsləhətçinizlə qərar verin; bu bölmə ümumi məlumatdır.

Təhlükəsiz elektron imzalı müqavilədə isə vəziyyət tərsinə çevrilir. Əsl sənəd rəqəmsal faylın özüdür; çap edilib yenidən skan edilən nüsxə imzanın yoxlanılması imkanını itirir. Bu fayl imza məlumatı ilə birlikdə, orijinal halında saxlanılmalıdır.

Arxivin ən çox pozulduğu yer fayl adıdır. 'muqavile_son.pdf', 'muqavile_son_imzali.pdf' və 'muqavile_yeni.pdf' eyni qovluqda yan-yana duranda hansının etibarlı olduğunu faylı açmadan anlamaq olmur. Tək bir format seçmək bu problemi həll edir: qarşı tərəfin adı, müqavilənin növü, imza tarixi. İzmirdəki firmada bu, otelin adı, 'xidmət müqaviləsi' və imza günü ilə başlayan fayl adı ola bilər.

Adlandırma qaydası yazılı olmalı və yeni gələn hər kəsə verilməlidir. Qovluq strukturu da eyni məntiqlə qurulur: qarşı tərəfə və ya müqavilə növünə görə. İkisi birdən qurulsa, eyni fayl iki yerə köçürülür və nüsxələr zamanla bir-birindən ayrılır.

Bir çox xidmət və icarə müqaviləsində tərəflərdən biri müəyyən müddət əvvəl bildirməzsə, müqavilənin öz-özünə uzanacağını deyən bənd olur. Arxivdə yalnız bitmə tarixi yazılıbsa, xatırlatma bildiriş müddəti keçdikdən sonra gəlir. Təqvimə yazılmalı olan əsl tarix bildirişin ən gec edilə biləcəyi gündür.

İzmirdəki camaşırxana üçün bu qayda həm otellərlə bağlanan xidmət müqavilələrində, həm də təchizatçı müqavilələrində keçərli olur. Yuyucu vasitə təchizatçısı ilə bağlanan müqavilə səssizcə uzanarsa, firma daha əlverişli təklifi nəzərdən keçirmək imkanını qaçırır. Xatırlatma bir şəxsin təqviminə bağlanarsa, həmin şəxs məzuniyyətə çıxanda xatırlatma da onunla gedir; tapşırığa bağlanarsa, məsulu ilə birlikdə qalır.

Eyni qayda müqavilənin içindəki digər tarixləri də daşıyır: qiymət yeniləmə dövrü, zəmanət məktubunun müddəti, müntəzəm texniki xidmət və ya hesabat öhdəliyi. Bu tarixlər mətnin içində gizli qalsa, yalnız qarşı tərəf xatırladanda fərq edilir. Arxivə qəbul edilərkən hər müqavilədən bu tarixlərin çıxarılıb qeydə yazılması arxivi şkafdan təqvimə daşıyır.

Müqavilə kommersiya sirridir; qiymət, endirim, cərimə bəndi və ödəniş şərti ehtiva edir. Paylaşılan diskdə hamıya açıq duran müqavilə qovluğu həm işçinin işdən çıxmasında, həm də səhv paylaşımda risk daşıyır. Giriş qarşı tərəfə və ya şöbəyə görə məhdudlaşdırılmalı, kənara göndərilən keçidlər də müddətli olmalıdır.

Arxiv müqavilələrin idarə edilməsinin bir hissəsidir. Müqavilənin hazırlanmasından yenilənməsinə qədər prosesi əhatə edən strukturu müqavilələrin idarə edilməsi maddəsi təsvir edir. Faylların aid olduqları qeydə bağlı saxlanması mövzusunu isə sənəd idarəetmə sistemi yazısında oxuya bilərsiniz.

Müqavilə kartında növ, məbləğ, başlanğıc və bitmə tarixi və yaradan şəxs durur; statuslar Qaralama, Davam edir, Aktiv, Gözləmədə və Tamamlandı-dır. Müqavilə şablonları kateqoriyalara bölünür. Təklif və müqavilə eyni müştəri kartının Təkliflər və Müqavilələr bölmələrindədir.

Fayllar aid olduqları qeydin içində durur; müştəri kartında Fayllar və Drive bölmələri var. Drive-da fayllar şifrələnmiş və səlahiyyətə bağlıdır, paylaşım müddətli və geri alına bilən keçidlə edilir, hər baxış və yükləmə qeydə alınır. Ortaq sahələr şöbəyə və ya mövzuya görə ortaq qovluq açır, etiketləri təşkilat özü təyin edir. Drive-ın bölmələrini Corex Drive səhifəsi göstərir.

Müqavilənin başlanğıc və bitmə tarixi müqavilə kartında durur; hansı müqavilədə bitmə tarixinin yaxınlaşdığı kartdan oxunur. Yeniləmə şərtini və imza qərarını siz verirsiniz; X AI müqavilə qərarında dayanır və soruşur.