Vertragsarchiv führen: unterschriebenes Dokument, Termine und Zugriff

Beispielszenario: Denken Sie an eine Firma in İzmir, die Hotels mit Wäschereidienstleistungen versorgt. Mit jedem Hotel wird ein Dienstleistungsvertrag unterzeichnet, mit manchen ein Nachtrag, mit den Lieferanten eigene Verträge. Fragt ein Hotel nach der Preisklausel und hat die Firma mehrere Entwürfe desselben Vertrags, die per E-Mail kursieren, dauert es, bis klar ist, welcher unterschrieben wurde.

Deshalb beginnt das Archiv mit dem unterschriebenen Endtext. Entwürfe, Verhandlungskorrespondenz und nicht unterschriebene Kopien bleiben außerhalb des Archivs oder sind klar als Entwurf gekennzeichnet. Anlagen und später unterzeichnete Nachträge werden neben dem Hauptvertrag im selben Datensatz geführt; eine Anlage, die in einen eigenen Ordner wandert, geht mit der Zeit verloren. Jeder Vertragsdatensatz sollte folgende Angaben enthalten:

• Die Vertragsparteien und die Vertragsart.
• Unterschriftsdatum, Beginn- und Enddatum.
• Kündigungsfrist: bis wann spätestens mitgeteilt werden muss, dass nicht verlängert wird.
• Betrag und Zahlungsbedingungen.
• Die für den Vertrag verantwortliche Person.
• Die unterschriebene Datei und ihre Anlagen.

Das türkische Gesetz Nr. 5070 über elektronische Signaturen besagt, dass eine sichere elektronische Signatur dieselbe Rechtswirkung hat wie eine handschriftliche Unterschrift. Dasselbe Gesetz nennt auch eine Ausnahme: Rechtsgeschäfte, für die Gesetze eine amtliche Form oder ein besonderes Verfahren vorschreiben, sowie Sicherungsverträge mit Ausnahme von Bankgarantien und von Bürgschaften, die von in der Türkei ansässigen Versicherungsunternehmen ausgestellt werden, können nicht mit einer sicheren elektronischen Signatur abgeschlossen werden. Der aktuelle Gesetzestext steht im türkischen Rechtsinformationssystem.

Bei einem handschriftlich unterschriebenen Vertrag ist der Scan eine Kopie; im Streitfall kann das Original verlangt werden. Deshalb bewahren viele Unternehmen das Original im physischen Archiv und den Scan im digitalen Archiv auf und verknüpfen beide: Im digitalen Datensatz steht, in welchem Ordner das Original liegt. Bei welchen Verträgen das Original aufbewahrt werden muss, entscheiden Sie mit Ihrer Rechtsberatung; dieser Abschnitt ist eine allgemeine Information.

Bei einem Vertrag mit sicherer elektronischer Signatur ist es umgekehrt. Das Original ist die digitale Datei selbst; eine ausgedruckte und wieder eingescannte Kopie verliert die Signaturprüfung. Diese Datei sollte im Originalzustand zusammen mit den Signaturdaten aufbewahrt werden.

Am häufigsten bricht ein Archiv beim Dateinamen. Liegen 'vertrag_final.pdf', 'vertrag_final_unterschrieben.pdf' und 'vertrag_neu.pdf' im selben Ordner nebeneinander, ist ohne Öffnen nicht zu erkennen, welche Datei gilt. Ein einziges festes Format löst das Problem: Name des Vertragspartners, Vertragsart, Unterschriftsdatum. Bei der Firma in İzmir könnte das ein Dateiname sein, der mit dem Namen des Hotels, 'Dienstleistungsvertrag' und dem Tag der Unterzeichnung beginnt.

Die Benennungsregel sollte schriftlich festgehalten und jeder neuen Person ausgehändigt werden. Die Ordnerstruktur folgt derselben Logik, nach Vertragspartner oder nach Vertragsart. Richtet man beides ein, wird dieselbe Datei an zwei Orte kopiert, und die Kopien entwickeln sich mit der Zeit auseinander.

Viele Dienstleistungs- und Mietverträge enthalten eine Klausel, nach der sich der Vertrag automatisch verlängert, wenn eine Partei nicht eine bestimmte Zeit vorher kündigt. Steht im Archiv nur das Enddatum, kommt die Erinnerung erst nach Ablauf der Kündigungsfrist. Das eigentliche Datum für den Kalender ist der letzte Tag, an dem die Kündigung noch erklärt werden kann.

Für die Wäscherei in İzmir gilt diese Regel sowohl für die Dienstleistungsverträge mit Hotels als auch für Lieferantenverträge. Verlängert sich der Vertrag mit dem Waschmittellieferanten still, verpasst die Firma die Gelegenheit, ein günstigeres Angebot zu prüfen. Hängt die Erinnerung am Kalender einer Person, geht sie mit ihr in den Urlaub; hängt sie an einer Aufgabe, bleibt sie bei der verantwortlichen Person.

Dieselbe Ordnung trägt auch die übrigen Termine im Vertrag: den Zeitraum für Preisanpassungen, die Laufzeit einer Bankgarantie, eine regelmäßige Wartungs- oder Berichtspflicht. Bleiben diese Termine im Text vergraben, fallen sie erst auf, wenn der Vertragspartner daran erinnert. Werden sie bei der Aufnahme ins Archiv aus jedem Vertrag herausgezogen und im Datensatz eingetragen, wandert das Archiv vom Schrank in den Kalender.

Ein Vertrag ist ein Geschäftsgeheimnis; er enthält Preise, Rabatte, Vertragsstrafen und Zahlungsbedingungen. Ein Vertragsordner, der auf einem geteilten Laufwerk für alle offen liegt, ist ein Risiko, wenn jemand das Unternehmen verlässt, und ebenso bei einer versehentlichen Freigabe. Der Zugriff sollte nach Vertragspartner oder Abteilung eingeschränkt sein, und nach außen gesendete Links sollten befristet sein.

Das Archiv ist ein Teil des Vertragsmanagements. Der Glossareintrag Vertragsmanagement beschreibt die Struktur, die einen Vertrag von der Erstellung bis zur Verlängerung abdeckt. Wie Dateien am zugehörigen Datensatz gespeichert werden, lesen Sie im Beitrag Dokumentenmanagementsystem.

Auf der Vertragskarte stehen Art, Betrag, Beginn- und Enddatum sowie die Person, die sie angelegt hat; die Status sind Entwurf, In Bearbeitung, Aktiv, Ausstehend und Abgeschlossen. Vertragsvorlagen sind in Kategorien geordnet. Angebot und Vertrag stehen in den Reitern Angebote und Verträge derselben Kundenkarte.

Dateien liegen im Datensatz, zu dem sie gehören; die Kundenkarte hat die Reiter Dateien und Drive. In Drive sind Dateien verschlüsselt und an Berechtigungen gebunden, geteilt wird über befristete, widerrufbare Links, und jedes Ansehen und Herunterladen wird protokolliert. Gemeinsame Bereiche öffnen gemeinsame Ordner nach Abteilung oder Thema, die Labels legt das Unternehmen selbst fest. Die Bereiche von Drive zeigt die Seite Corex Drive.

Beginn- und Enddatum eines Vertrags stehen auf der Vertragskarte; bei welchem Vertrag das Ende naht, lässt sich an der Karte ablesen. Die Verlängerungsbedingungen und die Entscheidung über die Unterschrift liegen bei Ihnen; bei Vertragsentscheidungen hält X AI an und fragt nach.