Цифровизация малого и среднего бизнеса: с чего начать и почему она буксует?

Пример: представьте компанию в Газиантепе, которая продаёт упаковочные материалы. Продажи идут в WhatsApp, коммерческие предложения в Word, поступления в Excel, посещаемость в терминале, файлы в общей папке. Однажды руководство решает заняться цифровизацией, и покупается ещё одна программа. Каждый инструмент делает свою работу, и ни один не знает о другом. Разрозненность не уменьшается, сверху добавляется ещё один слой.

Вторая причина становится видна глазами команды. Вместо того чтобы облегчить работу, программа добавила ещё одну задачу: сначала ответь клиенту в WhatsApp, потом внеси те же сведения в систему. Через несколько недель никто ничего не вносит, потому что повторный ввод встал на пути настоящей работы. То, что выглядит как нехватка обучения, на самом деле проблема устройства процесса.

Третья причина в порядке решений. Программу выбирают на выставке, по совету знакомого или во время акции, а о том, какую задачу она должна решить, думают потом. Когда инструмент появляется раньше, чем определена проблема, команда тоже не знает, для чего его использовать.

Компания, которая пытается изменить всё сразу, и компания, которая так и не начинает, приходят в одно место: к брошенному на полпути проекту и уставшей команде. Правильнее выбрать один процесс. Для выбора полезны такие вопросы:

• Какая задача каждую неделю повторяется одинаково?
• Забывание какой задачи стоит вам клиента или денег?
• Какие сведения сегодня записываются в двух разных местах?
• Какой вопрос руководитель каждое утро задаёт всем по очереди?

Общее у этих вопросов то, что они помогают найти работу, которая повторяется каждую неделю и, если о ней забыть, стоит клиента или денег. В большинстве компаний ответ на эти вопросы приводит к отслеживанию предложений: приходит вопрос о цене, уходит предложение, ожидается ответ, и сопровождение зависит от того, вспомнит ли кто-то. Если вы собираетесь заняться отслеживанием предложений отдельно, по каким критериям выбирать программу, мы рассказали в руководстве как выбрать программу для контроля коммерческих предложений.

Для менеджера по продажам самая простая запись – это та, которую он никогда не вводит отдельно. Если ответ в WhatsApp заносит разговор в карточку, отправка предложения обновляет сделку, а проход через терминал фиксирует посещаемость, команде не нужно учить ничего нового; она просто делает свою работу.

Меняется и роль руководителя. Вместо вопроса на совещании «вы внесли в систему?» он утром смотрит в тот же список, что и все. Если список верен, команда ему доверяет; а список, которому доверяет, и обновляет. Команда не принимает систему за один день обучения; принятие приходит с этим взаимным доверием. Совет: не добавляйте второй процесс, пока не закрепился первый. Привычка складывается быстро, но так же легко ломается; если два новых процесса приходят одновременно, команда использует оба наполовину.

В какой-то момент разговора о цифровизации возникают вопросы: на чьём сервере будут храниться данные, куда уйдут персональные данные сотрудников и клиентов, что будет с записями, если сменится поставщик программы? Когда ответы остаются размытыми, размытым остаётся и решение, а проект откладывают. Поэтому место размещения, резервное копирование, обновления и выгрузку данных нужно с самого начала прописать в договоре. Руководства для компаний, обрабатывающих персональные данные, публикуются на странице руководств турецкого Управления по защите персональных данных; если заглянуть туда до переговоров по договору, список вопросов станет яснее.

Разницу между облаком и собственным сервером и то, где находятся персональные данные, мы подробно разобрали в статье облако или собственный сервер с точки зрения KVKK (турецкий закон о защите персональных данных, сопоставимый с GDPR и российским 152-ФЗ); здесь обращаем внимание только на сроки.

В Corex360 WhatsApp и Instagram собираются в одних входящих; корпоративная почта и звонки АТС тоже привязываются к той же карточке клиента. Предложение и договор в той же карточке клиента; подписанный документ привязан к записи в Corex Drive. Терминал учёта рабочего времени подключается к ядру; заявки на отпуск и аванс проходят маршрут согласования.

Начало состоит из одного правила. X AI следит за работой, привязанной к правилу, а когда правило нарушается, открывает задачу и назначает её ответственному. Для первого правила вопросы, которые ищут повторяющуюся работу, стоящую денег, если о ней забыть, в большинстве компаний указывают на отслеживание предложений; когда привычка закрепится, приходит второе правило. Каждое утро X AI одним списком сообщает, что он сделал, что ожидает и о чём он спрашивает вас; в решениях о деньгах, договорах и людях он останавливается и спрашивает.

Вернёмся к упаковочной компании в Газиантепе. Первым процессом выбирают контроль коммерческих предложений. Вопрос о цене из WhatsApp попадает в карточку, предложение готовится там же; если ответа нет, X AI ставит напоминание в начало списка, и оно уходит с утверждения менеджера. Руководитель утром смотрит в тот же список. Записи бухгалтерии и кадров подключаются к тому же ядру, когда этот процесс закрепится.

Ваш существующий список клиентов и контактов мы переносим вместе с вами. Система разворачивается в выделенном пространстве компании в Corex360 Cloud или на вашем собственном сервере; в обоих случаях работает один и тот же уровень безопасности.

Не каждой компании сегодня нужна бизнес-программа. В компании, где владелец сам говорит с клиентами, отправляет счета своему бухгалтеру на аутсорсе, а команда состоит из нескольких человек, аккуратно ведённого журнала или таблицы может хватить. Если проблема не в разрозненности, цифровизация проблему не решит, а создаст новую работу.

Добавим и вот что: цифровизация – это не проект, который делают один раз и заканчивают. Когда закрепится первый процесс, приходит второй, за ним третий. На каждом шаге вопрос один и тот же: какие сведения всё ещё записываются в двух местах?

В компании, где процессы невозможно описать, тоже сначала нужен разговор. Кто утверждает коммерческое предложение, у кого право на скидку, у кого отпрашиваться: если это не записано, программа лишь ускоряет неопределённость. Если ответы ясны, на демо мы вместе перечисляем инструменты, которыми вы пользуетесь сегодня, и сведения, которые вы пишете дважды, и настраиваем первый процесс на экране на ваших данных.