Глоссарий · Продажи и клиенты
Что такое управление договорами?
Управление договорами – это работа по отслеживанию дат начала, окончания, продления и уведомления подписанного договора и его обязательств с привязкой к ответственному. Хранение файла – лишь часть этой работы. Главная цель в том, чтобы каждый пункт, срок которого наступил, был рассмотрен вовремя.
Последнее обновление: · Автор: Şevket Erer, Сооснователь, специалист по ИИ
Какую проблему решает управление договорами?
Подписанный договор чаще всего попадает в папку и забывается. Проблема начинается, когда наступает дата: окно продления упущено, уведомление о расторжении не отправлено вовремя или пункт о пересмотре цены не применён. Управление договорами вынимает эти даты и пункты из файла и привязывает их к календарю и ответственному.
Второй выигрыш – доступ. Продажи, бухгалтерия и операции смотрят на разные части одного договора. Когда договор лежит рядом с записью клиента, никто не ищет подписанную версию в почтовом архиве; открывает тот, у кого есть права.
Как работает управление договорами?
Управление договорами начинается с подготовки договора на основе принятого предложения или шаблона; объём, цена и срок согласуются с предложением. Договор проходит внутренние согласования, подписывается, и подписанная версия добавляется в запись. В запись вносятся даты начала и окончания, условие продления и срок уведомления; когда окончание приближается, ответственный получает задачу, а решение остаётся в записи.
- Подготовка
Договор готовится из принятого предложения или по шаблону. Объём, цена и срок должны совпадать с предложением.
- Согласование и подпись
Проходит необходимые внутренние согласования и подписывается с клиентом. Подписанная версия добавляется в запись.
- Вступление в силу
Даты начала и окончания, условие продления и срок уведомления вносятся в запись. Эти даты порождают напоминания.
- Продление или окончание
Когда приближается дата окончания, ответственный получает задачу. Договор продлевается, изменяется или закрывается; каждое решение остаётся в записи.
Пример
У компании по обслуживанию лифтов есть годовые договоры на обслуживание с управляющими домов, и в каждом указан срок уведомления перед продлением. Пока договоры лежали в папке, часть из них тихо истекла, а компания узнала об этом в день сервисного визита. Когда даты окончания внесены в запись, задача приходит торговому представителю до начала срока уведомления, и разговор о продлении проходит вовремя.
Как это выглядит в Corex360?
В CRM Corex360 договор хранится в одной записи с клиентом, контактом, сделкой и коммерческим предложением, а действующие договоры перечислены в отдельном блоке карточки клиента. Файл подписанного договора лежит в Corex Drive внутри записи, к которой он относится; доступ к файлам зависит от прав, каждый просмотр и каждая загрузка фиксируются. Даты начала и окончания договора указаны в карточке договора; при решениях по договору X AI останавливается и спрашивает. Как отслеживать срок уведомления и продление, уточняется на демо.
Термины, которые часто путают
| Система электронного документооборота | Управление документами хранит файл и делает его находимым. Управление договорами следит за датами и обязательствами внутри файла; файл – лишь часть этой работы. |
|---|---|
| Контроль предложений | Предложение – это ценовое предложение клиенту; после принятия оно становится основой договора. Контроль предложений работает до момента принятия, а управление договорами начинает работать после подписания. |
Связанные термины: Контроль предложений, KEP (зарегистрированная электронная почта), Система электронного документооборота
Вопросы и ответы
Нужна ли отдельная программа для управления договорами?
Если договоров немного, а даты отслеживаются в календаре, может быть, и не нужна. Если договоры нужно читать вместе с клиентом, предложением и счётом, хранение их в CRM снимает работу по сопоставлению записей в разных инструментах.
Как не пропустить дату продления договора?
Дата окончания и срок уведомления вносятся не свободным текстом, а в поле даты, и к этому полю привязывается правило напоминания. Если напоминание приходит не конкретному человеку, а роли, задача не останется без хозяина и при смене сотрудника.
Кто должен иметь доступ к подписанным договорам?
Роли, которые работают с договором: обычно продажи, бухгалтерия и руководство. Доступ выдаётся по роли, и кто открывал договор, фиксируется; в споре эта запись – первое, к чему обращаются.
Связанные вопросы
- Заменяет ли уведомление через KEP нотариальное уведомление?
- Для уведомлений о просрочке, расторжении и отказе от договора между коммерсантами ст. 18 ч. 3 Торгового кодекса Турции в одной части называет нотариуса, заказное письмо, телеграмму и KEP с квалифицированной электронной подписью. При переписке со стороной, не являющейся коммерсантом, или в делах с особыми правилами спросите своего юриста.
Была ли эта страница полезной?