Как наладить учёт коммерческих предложений и проектов в архитектурном бюро

Пример: представьте бюро в Стамбуле, которое занимается жилыми проектами и интерьерами. Один клиент ждёт эскизный проект своей виллы, другой проходит процедуру получения разрешения, третий просит правку в рабочей документации. Команда, которая чертит, небольшая; с клиентами разговаривают и в муниципалитет ходят чаще всего одни и те же люди.

Отслеживать нужно не только чертёж. Какие этапы включены в предложение, какая правка считается входящей в объём, когда была презентация, какой документ ушёл в муниципалитет и что заказчик согласовал в каком письме: всё это части одного заказа.

Когда эти части хранятся в разных местах, бюро при каждом новом вопросе спускается в архив. Клиент спрашивает, какой вариант фасада ему понравился прошлой весной; ответ в файле презентации, в письме или в памяти руководителя проекта. Учёт проектов собирает ответы на такие вопросы в записи одной работы.

Архитектурное коммерческое предложение больше про объём работ, чем про цену: обмерные чертежи, концепция, эскизный проект, рабочий проект, детальные чертежи, сопровождение разрешения и авторский надзор являются отдельными позициями. Предложение уходит текстовым файлом, заказчик просит убрать одну позицию, готовится новая версия. Через несколько месяцев никто не помнит, какая версия была подписана.

Именно здесь начинается спор о дополнительной работе. Клиент считает, что правка входит в предложение, бюро считает, что нет. Опорой служит само подписанное предложение, а оно осталось во вложении к письму.

Теряется и ещё одно – предложение, которое ждёт ответа. Бюро отправляет предложение, клиент говорит, что подумает, а в загруженную неделю никто не перезванивает. Когда проходит время, клиент уже работает с другим бюро. В Corex360 предложение без ответа X AI выводит на первый план в утреннем отчёте; перезванивать ли клиенту, решаете вы.

В Corex360 коммерческое предложение готовится прямо в карточке клиента; предложение и договор находятся в одной карточке клиента. Путь предложения внутри CRM мы подробно описали на странице модуля.

Сколько можно построить на участке, отступы, ограничение по высоте и особые условия указаны в градостроительном заключении и примечаниях к плану. Если бюро не прочитает их на этапе предложения, обещание, данное клиенту, потом придётся забрать назад, а это самый трудный разговор.

Архитектурный модуль Corex360 Vesya Corex Architecture собирает для архитектурных бюро в одном ядре запросы по градостроительным условиям, чтение примечаний к плану, предложения и презентации. Когда градостроительные данные лежат рядом с предложением, первый разговор с клиентом опирается на документ, а не на предположение.

Эта информация нужна не только для предложения, но и на протяжении всей жизни проекта. К тому же примечанию к плану возвращаются, когда в эскизном проекте обсуждают отступы, когда готовят разрешительную документацию или когда клиент спрашивает, можно ли добавить ещё один этаж. Когда документ хранится в записи работы, его не приходится каждый раз искать заново.

В архитектуре этапы зависят друг от друга. К рабочему проекту не переходят, пока не утверждён эскизный проект, а пакет документов на разрешение не собрать, пока не готов рабочий проект. Когда сдвигается один этап, вслед за ним сдвигаются все последующие сроки, и первым это часто замечает заказчик.

В модуле «Проекты» Corex360 у каждого шага есть ответственный и срок сдачи; когда шаг закрывается, следующий переходит к своему ответственному, а срок попадает в календарь. Если сдача близко, а шаг всё ещё открыт, правило открывает задачу ответственному и выносит вопрос на утренний брифинг. Тот же ход работ виден и в карточке клиента, поэтому тому, кто говорит с клиентом, не нужно идти к чертёжному столу, чтобы узнать, как обстоят дела.

В архитектуре большинство решений принимается на встречах. На презентации заказчик хочет перенести кухню, высказывается о материале фасада и впервые открыто говорит о пределе бюджета. Если запись встречи остаётся в блокноте или в телефоне руководителя проекта, при отрисовке правки все пытаются вспомнить, кто что сказал.

В Corex360 заметка со встречи и фото, сделанное на презентации, вносятся из приложения для iOS или Android и записываются в карточку клиента. Итоговое письмо, отправленное клиенту после встречи, попадает в хронологию той же карточки. Тот, кто чертит доработку, даже если не был на встрече, видит в записи, какое решение и когда было принято.

Файлы с названиями «финал», «финал исправленный» и «финал исправленный согласован заказчиком» на сервере бюро давно стали общей шуткой архитекторов. Шутка заканчивается, когда на стройку уходит не та версия.

В Corex360 файлы хранятся в Corex Drive внутри записи, к которой относятся. Письмо клиента с согласованием заносится в карточку клиента; X AI читает входящую почту и привязывает разговор к нужной карточке. Какой чертёж изменился после какого письма, видно на временной шкале той же записи. Логику привязки файла к записи мы объяснили в статье что делает система управления документами.

В небольших бюро владелец одновременно и проектировщик, и руководитель. Часть дня уходит на чертежи, часть на вопросы, ушло ли то предложение и ответил ли муниципалитет. Эти вопросы отнимают время у чертежей. С ростом бюро растёт и число вопросов. Руководитель проекта занимается заказчиком, стажёр чертежами, руководитель бюро муниципалитетом; каждый знает часть работы, и никто не знает её целиком. Утренний отчёт собирает эти части перед руководителем бюро.

В Corex360 X AI каждое утро присылает отчёт: письма, прочитанные ночью, открытые задачи, предложения на согласовании, договоры, срок которых подходит к концу. Именно этого утреннего вида бюро больше всего ждут от CRM-программы для архитектурного бюро; день руководителя мы по часам описали на той странице.

Мы не придумывали этот порядок на бумаге. Corex360 это технологическая компания Savaş Grup, которая работает и в архитектуре; архитектурное бюро группы Vesya Architecture ведёт записи по проектам и объектам на ядре Corex360. Идея разреза в нашем бренде пришла из того же источника.

Архитектурная компания группы, Vesya Architecture, ведёт в Corex360 презентации, предложения, договоры, проекты и работу с клиентами; её предложения готовятся в модуле Vesya Corex Architecture. Проекты и финансы открываются из вкладок Проекты и Финансы в карточке клиента. Управление задачами считает открытые, просроченные и выполненные задачи и предупреждает о задачах под угрозой. Во время проекта клиенту отправляются промежуточные отчёты.