Gestion de projet d'un architecte : organiser le suivi des devis et des projets en agence

Scénario type : imaginez un cabinet à İstanbul qui fait du logement et de l'architecture intérieure. Un client attend l'avant-projet de sa villa, un autre est en cours de permis, un troisième demande une révision du projet d'exécution. L'équipe qui dessine est petite ; ceux qui parlent au client et ceux qui vont à la mairie sont souvent les mêmes personnes.

Le plan n'est pas la seule chose à suivre. Les phases prévues au devis, les révisions comprises dans le périmètre, la date de la présentation, les pièces déposées en mairie et ce que le client a validé dans quel e-mail : tout cela fait partie de la même affaire.

Quand ces éléments se trouvent à des endroits différents, le cabinet retourne aux archives à chaque nouvelle question. Le client demande quelle option de façade il avait appréciée au printemps dernier ; la réponse est dans un fichier de présentation, dans un e-mail ou dans la mémoire du chef de projet. Le suivi de projet rassemble les réponses à ces questions dans l'enregistrement d'un seul chantier.

Un devis d'architecte porte plus sur le périmètre que sur le prix : relevé, esquisse, avant-projet, projet d'exécution, plans de détail, suivi du permis et suivi de chantier sont des postes distincts. Le devis part sous forme de document texte, le client veut retirer un poste, une nouvelle version est préparée. Des mois plus tard, personne ne se souvient de la version signée.

C'est précisément là que commence le débat sur les travaux supplémentaires. Le client pense qu'une révision est comprise dans le devis, le cabinet pense que non. La référence est le devis signé lui-même, et il est resté dans une pièce jointe.

Une autre chose qui se perd, c'est le devis en attente de réponse. L'agence envoie le devis, le client dit qu'il va réfléchir, et pendant une semaine chargée personne ne rappelle. Le temps passe, et le client a commencé à travailler avec une autre agence. Dans Corex360, X AI fait remonter dans le rapport du matin le devis resté sans réponse ; c'est vous qui décidez de rappeler ou non le client.

Dans Corex360, le devis se prépare sur la fiche client ; devis et contrat se trouvent sur la même fiche client. Nous décrivons en détail le parcours du devis dans le CRM sur la page du module.

Ce qui peut être construit sur un terrain, les reculs, la hauteur maximale et les conditions particulières figurent dans le certificat d'urbanisme et les notes du plan. Si le cabinet ne les lit pas au stade du devis, la promesse faite au client doit être retirée plus tard ; c'est la conversation la plus difficile.

Vesya Corex Architecture, le module architecture de Corex360, réunit sur le même noyau les requêtes d'urbanisme, la lecture des notes de plan, les devis et les présentations des agences d'architecture. Quand les données d'urbanisme sont à côté du devis, le premier échange avec le client repose sur un document, pas sur une supposition.

Cette information n'est pas nécessaire seulement pour le devis, mais pour toute la vie du projet. On revient à la même note du plan quand on discute des reculs à l'avant-projet, quand on prépare le dossier de permis ou quand le client demande s'il peut avoir un étage de plus. Quand le document se trouve dans l'enregistrement du chantier, on n'a pas à le rechercher à chaque fois.

En architecture, les phases dépendent les unes des autres. On ne passe pas au projet d'exécution avant la validation de l'avant-projet, et le dossier de permis n'est pas complet tant que le projet d'exécution n'est pas terminé. Quand une phase prend du retard, toutes les dates suivantes glissent, et c'est souvent le client qui s'en aperçoit le premier.

Dans le module Projets de Corex360, chaque étape a un responsable et une date de livraison ; quand une étape se ferme, la suivante arrive chez son responsable et la date de livraison est inscrite au calendrier. Si la livraison approche et que l'étape est encore ouverte, la règle ouvre une tâche pour le responsable et porte le sujet dans le briefing du matin. La même avancée apparaît sur la fiche client ; la personne qui parle au client n'a pas à aller jusqu'à la table à dessin pour connaître l'état du projet.

En architecture, la plupart des décisions se prennent en réunion. Lors de la présentation, le client veut déplacer la cuisine, donne son avis sur le matériau de façade et parle ouvertement de son budget pour la première fois. Si le compte rendu reste dans un carnet ou sur le téléphone du chef de projet, on essaie de se rappeler qui a dit quoi au moment de dessiner la révision.

Dans Corex360, la note de réunion et la photo prise pendant la présentation se saisissent depuis l'application iOS ou Android et s'inscrivent sur la fiche client. L'e-mail de synthèse envoyé au client après la réunion arrive aussi sur la chronologie de la même fiche. La personne qui dessine la révision lit dans l'enregistrement quelle décision a été prise et quand, même si elle n'était pas à la réunion.

Les fichiers nommés final, final révisé et final révisé validé client sur le serveur de l'agence sont une plaisanterie connue de toutes les agences d'architecture. La plaisanterie s'arrête quand la mauvaise version arrive sur le chantier.

Dans Corex360, les fichiers sont conservés dans Corex Drive, à l'intérieur de l'enregistrement auquel ils appartiennent. L'e-mail d'approbation du client est inscrit sur la fiche client ; X AI lit l'e-mail entrant et rattache la conversation à la bonne fiche. Quel plan a changé après quel échange se lit sur la chronologie du même enregistrement. Nous expliquons la logique du rattachement d'un fichier à son enregistrement dans à quoi sert un système de gestion électronique des documents.

Dans les petits cabinets, le titulaire est à la fois concepteur et gestionnaire. Une partie de sa journée passe à dessiner, une autre à se demander si ce devis est parti ou si la mairie a répondu. Ces questions sont prises sur le temps consacré au dessin. Plus l'agence grandit, plus les questions se multiplient. Le chef de projet s'occupe du client, le stagiaire des plans, l'architecte titulaire de la mairie ; chacun connaît un morceau de l'affaire, personne ne la connaît en entier. Le rapport du matin rassemble ces morceaux sous les yeux de l'architecte titulaire.

Dans Corex360, X AI fait un rapport chaque matin : e-mails lus pendant la nuit, tâches ouvertes, devis en attente de validation, contrats arrivant à échéance. C'est cette vue du matin que les agences attendent le plus d'un logiciel CRM pour agence d'architecture ; nous avons raconté heure par heure la journée du dirigeant sur cette page.

Nous n'avons pas conçu cette organisation sur le papier. Corex360 est la société technologique de Savaş Grup, qui travaille aussi dans l'architecture ; le cabinet d'architecture du groupe, Vesya Architecture, tient ses enregistrements de projets et de chantiers sur le noyau Corex360. L'idée de coupe présente dans notre marque vient de la même origine.

Le cabinet d'architecture du groupe, Vesya Architecture, gère présentations, devis, contrats, projets et suivi client dans Corex360 ; ses devis sont préparés avec le module Vesya Corex Architecture. Les projets et les finances s'ouvrent depuis les onglets Projets et Finances de la fiche client. La gestion des tâches compte les tâches ouvertes, en retard et terminées, et avertit pour les tâches à risque. Pendant le projet, des rapports intermédiaires sont envoyés au client.