Mimari proje yönetimi: mimarlık ofisinde teklif ve proje takibi nasıl kurulur

Örnek senaryo: İstanbul'da konut ve iç mimari işi yapan bir ofis düşünün. Bir müşteri villası için avan proje bekler, bir başkası ruhsat sürecindedir, bir diğeri uygulama projesinde revizyon ister. Ofiste çizim yapan ekip küçüktür; müşteriyle konuşan da, belediyeye giden de çoğu zaman aynı kişilerdir.

Takip edilmesi gereken şey yalnız çizim değildir. Teklifte hangi aşamaların bulunduğu, hangi revizyonun kapsamda sayıldığı, sunumun ne zaman yapıldığı, belediyeye hangi belgenin verildiği ve müşterinin hangi e-postada neyi onayladığı; hepsi aynı işin parçasıdır.

Bu parçalar farklı yerlerde durduğunda ofis her yeni soruda arşive iner. Müşteri geçen baharda hangi cephe seçeneğini beğendiğini sorar; cevap bir sunum dosyasında, bir e-postada ya da proje yürütücüsünün hafızasındadır. Proje takibi, bu soruların cevabını tek bir işin kaydında toplar.

Mimarlık teklifi fiyattan çok kapsamdır: rölöve, konsept, avan proje, uygulama projesi, detay çizimleri, ruhsat takibi ve şantiye kontrolü ayrı kalemlerdir. Teklif bir metin dosyası olarak gider, müşteri bir kalemi çıkarmak ister, yeni sürüm hazırlanır. Aylar sonra hangi sürümün imzalandığını kimse hatırlamaz.

Ek iş tartışması tam burada başlar. Müşteri bir revizyonun teklife dahil olduğunu düşünür, ofis olmadığını. Dayanak imzalanan teklifin kendisidir; o da bir e-posta ekinde kalmıştır.

Kaybolan bir başka şey de cevap bekleyen tekliftir. Ofis teklifi gönderir, müşteri düşüneceğini söyler, yoğun bir haftada kimse tekrar aramaz. Aradan zaman geçince müşteri başka bir ofisle çalışmaya başlamıştır. Corex360'ta yanıt gelmeyen teklifi X AI sabah raporunda öne çıkarır; müşteriyi yeniden arayıp aramamaya siz karar verirsiniz.

Corex360'ta teklif müşteri kartının üstünde hazırlanır; teklif ve sözleşme aynı müşteri kartında durur. Teklifin CRM içindeki akışını modül sayfasında ayrıntılı anlattık.

Bir arsada ne kadar yapı yapılabileceği, çekme mesafeleri, yükseklik sınırı ve özel koşullar imar durumunda ve plan notlarında yazar. Ofis bunları teklif aşamasında okumazsa müşteriye verilen söz sonradan geri alınır; en zor konuşma da budur.

Corex360'ın mimarlık modülü Vesya Corex Architecture, mimarlık ofisleri için imar sorgusu, plan notu okuma, teklif ve sunum işlerini aynı çekirdekte toplar. İmar bilgisi teklifin yanında durduğunda müşteriyle yapılan ilk konuşma varsayıma değil belgeye dayanır.

Bu bilgi yalnız teklif için değil, projenin bütün ömrü için gerekir. Avan projede çekme mesafesi tartışılırken, ruhsat dosyası hazırlanırken ya da müşteri bir kat daha isteyip istemeyeceğini sorduğunda aynı plan notuna dönülür. Belge işin kaydında durduğunda her seferinde yeniden aranmaz.

Mimarlık işinde aşamalar birbirine bağlıdır. Avan onaylanmadan uygulama projesine geçilmez, uygulama projesi bitmeden ruhsat dosyası tamamlanmaz. Bir aşama gecikince sonraki bütün tarihler kayar; bunu ilk fark eden çoğu zaman müşteri olur.

Corex360 Proje modülünde her adımın sorumlusu ve teslim tarihi vardır; adım kapanınca sıradaki sorumlusuna düşer, teslim tarihi takvime işlenir. Teslim yaklaşıp adım hâlâ açıksa kural sorumluya görev açar ve konuyu sabah brifingine taşır. Aynı ilerleme müşteri kartında da görünür; müşteriyle konuşan kişi durumu öğrenmek için çizim masasına gitmez.

Mimarlıkta kararların çoğu toplantıda verilir. Müşteri sunumda mutfağın yerini değiştirmek ister, cephe malzemesinde fikrini söyler, bütçe sınırını ilk kez açıkça konuşur. Toplantı notu bir defterde ya da proje yürütücüsünün telefonunda kalırsa, revizyon çizilirken kimin neyi söylediği hatırlanmaya çalışılır.

Corex360'ta toplantı notu ve sunumda çekilen fotoğraf iOS ya da Android uygulamasından girilir ve müşteri kartına işlenir. Toplantıdan sonra müşteriye giden özet e-postası da aynı kartın zaman çizgisine düşer. Revizyonu çizen kişi toplantıda bulunmamış olsa bile hangi kararın ne zaman alındığını kayıttan okur.

Ofis sunucusunda son, son revize, son revize müşteri onaylı diye adlandırılmış dosyalar mimarlık ofislerinin ortak şakasıdır. Şaka, yanlış sürüm şantiyeye gittiğinde biter.

Corex360'ta dosyalar ait oldukları kaydın içinde, Corex Drive'da saklanır. Müşterinin onay e-postası müşteri kartına işlenir; X AI gelen e-postayı okuyup konuşmayı ilgili karta bağlar. Hangi çizimin hangi yazışmadan sonra değiştiği aynı kaydın zaman çizgisinde okunur. Dosyanın kayda bağlanma mantığını doküman yönetim sisteminin işi yazısında anlattık.

Küçük ofislerde ofis sahibi hem tasarımcı hem yöneticidir. Gününün bir kısmı çizimle, bir kısmı o teklif gitti mi, belediyeden dönüş oldu mu sorularıyla geçer. Bu sorular çizime ayrılan zamandan çalınır. Ofis büyüdükçe soru sayısı da büyür. Proje yürütücüsü müşteriyle, stajyer çizimle, ofis sahibi belediyeyle ilgilenir; herkes işin bir parçasını bilir, bütününü kimse bilmez. Sabah raporu bu parçaları ofis sahibinin önünde birleştirir.

Corex360'ta X AI her sabah rapor verir: gece okunan e-postalar, açılan görevler, onay bekleyen teklifler, bitişi yaklaşan sözleşmeler. Ofisler bir mimarlık ofisi crm programından en çok bu sabah görünümünü bekler; yöneticinin gününü o sayfada saat saat anlattık.

Bu düzeni kâğıt üstünde tasarlamadık. Corex360, mimarlık sektöründe de çalışan Savaş Grup'un teknoloji şirketidir; grubun mimarlık ofisi Vesya Architecture proje ve saha kaydını Corex360 çekirdeğinde tutar. Markamızdaki kesit fikri de bu kökenden gelir.

Grubun mimarlık firması Vesya Architecture sunum, teklif, sözleşme, proje ve müşteri takibini Corex360'ta yürütür; teklifler Vesya Corex Architecture modülüyle hazırlanır. Proje ve finans müşteri kartındaki Projeler ve Finans sekmelerinden açılır. Görev yönetimi açık, geciken ve tamamlanan görevleri sayar, risk altındaki görev için uyarı verir. Projede müşteriye ara rapor gönderilir.