Branche · Technischer Kundendienst und Wartung
Service-Software: Termin, Bericht, Rechnung:
die Kette bleibt auf einer Karte.
Corex360 ist eine Unternehmenssoftware, die bei Arbeiten an der Kundenadresse, etwa bei Klimaanlagen, Aufzügen, Generatoren, Schädlingsbekämpfung oder Reinigung, Termin, Besuchsaufgabe und Servicefoto in einem Kundendatensatz bündelt; die Rechnung wird im Buchhaltungsmodul im selben Kern gestellt. WhatsApp, Instagram und Web-Chat werden in einem Posteingang einer verantwortlichen Person zugewiesen; Anrufe laufen über den Browser und werden mit der Karte des Anrufers verknüpft. An welchem Tag ein Vertrag über regelmäßige Wartung endet, steht im Eintrag im Reiter Verträge des Kunden.
Zuletzt aktualisiert:
Ein Donnerstag bei einem Klimaservice · beispielhaft
Morgens ein Termin, abends Papier, am Monatsende Fragen.
Morgens hat ein Büro einen Termin für die Klimawartung. Gegen zehn schickt ein Hausbesitzer ein Foto: Die Klimaanlage im Wohnzimmer tropft. Mittags fragt die Buchhaltung, welche Servicerechnung vom letzten Monat nicht bezahlt ist; abends weiß ein Techniker nicht, auf wann die Wartung verschoben wurde, die für den dringenden Einsatz am Morgen weichen musste.
Wer abnimmt, trägt den Termin in den eigenen Kalender ein, der Techniker erfährt vom Auftrag aus der WhatsApp-Gruppe. "Klimaanlage kühlt nicht" und "Klimaanlage tropft" brauchen unterschiedliches Material, aber die Worte des Kunden gelangen nicht in den Datensatz. Die Arbeit kommt abends auf Papier ins Büro; geht das Papier verloren, wird keine Rechnung gestellt, und wird sie gestellt, landet ihre Fälligkeit bei niemandem.
In Corex360 wird die Terminnachricht in Nachrichten einer verantwortlichen Person zugewiesen, der Besuch steht im Reiter Aufgaben der Kundenkarte. Ein verpasster Anruf erscheint in der Callcenter-Liste im Browser mit Datum, Uhrzeit und Dauer. Das Servicefoto liegt in Corex Drive im Datensatz dieses Kunden; die Buchhaltung sieht auf derselben Karte, dass die Arbeit erledigt ist.
Arbeitsablauf
Wie kommt ein Serviceauftrag vom Anruf bis zur Zahlung?
Im Kundendienst sind die Glieder der Kette Termin, Einsatz vor Ort, Bericht, Rechnung und Zahlungseingang; die regelmäßige Wartung startet die Kette jedes Jahr neu. Jede Zeile behandelt ein Glied für sich: an welcher Stelle es heute verloren geht und in welchem Corex360-Datensatz es seinen Platz findet. Tagesplan, Servicefahrzeug und verpasster Anruf haben ebenfalls eigene Zeilen.
| Phase | In den meisten Betrieben heute | In Corex360 | Weiterlesen |
|---|---|---|---|
| Terminanfrage | Wer abnimmt, trägt den Termin in den eigenen Kalender ein; ruft der Kunde zur Bestätigung an, kann ihm niemand sonst antworten. | Eine WhatsApp-Nachricht mit Foto der Störung und eine Terminanfrage über Instagram oder den Webchat landen beide im Posteingang von Nachrichten und werden einer verantwortlichen Person übergeben; der Besuch steht als Aufgabe im Reiter Aufgaben der Kundenkarte. | Kanäle zusammenführen |
| Verpasster Anruf | Einen in der Stoßzeit verpassten Anruf ruft niemand zurück. | Telefoniert wird über das Callcenter im Browser; ausgehende und verpasste Anrufe werden mit Datum, Uhrzeit und Dauer aufgelistet, der Anruf wird mit der Karte des Anrufers verknüpft. | Cloud-Telefonanlage |
| Beschreibung der Arbeit | Die eigenen Worte und das Foto des Kunden gelangen nicht in den Datensatz; der Techniker hört vom Auftrag zum ersten Mal an der Tür. | Die Nachricht, dass die Klimaanlage tropft, der Anruf wegen der Störung und die eingehende E-Mail laufen im Datensatz dieses Kunden zusammen, der zeigt, wann zuletzt gesprochen wurde; das geschickte Foto liegt in Corex Drive im selben Datensatz. | Arbeitsauftrag |
| Tagesplan | Ein dringender Auftrag ändert den Plan; das Büro weiß das eine, der Außendienst etwas anderes. | In der iOS- oder Android-App sieht der Techniker denselben Kern wie das Büro; ein dringender Auftrag erscheint als Aufgabe auf der Kundenkarte, die beide öffnen. | Außendienst und Betrieb |
| Servicebericht | Der Bericht kommt abends auf Papier ins Büro, manchmal gar nicht. | Der Serviceschein des Technikers und seine Fotos werden in Corex Drive in den Kundendatensatz dieser Adresse hochgeladen. | Außendienst-Servicemanagement |
| Rechnung und Zahlungseingang | Die Rechnung geht Tage nach dem Auftrag hinaus; überfällige Forderungen warten bis zum Monatsende. | Die Rechnung wird im Modul Buchhaltung gestellt, im selben Kern wie die Kundenkarte. E-Rechnung und E-Archiv werden nicht versprochen. | Buchhaltung und Personal |
| Regelmäßige Wartung | Der Wartungstermin steht im Kalender eines Mitarbeiters; geht der Mitarbeiter, geht auch der Kalender. | Der Vertrag über regelmäßige Wartung liegt im Reiter Verträge des Kunden; an welchem Tag er beginnt und endet, steht in seinem eigenen Eintrag. | Vertragsmanagement |
| Servicefahrzeug | An die Wartung des Fahrzeugs denkt man erst, wenn es liegen bleibt. | Die Fahrzeugortung gehört zu den Quellen, die an den Corex360-Kern angebunden werden. | Außendienst und Betrieb |
Echte Ansicht
Zum zweiten Mal an dieselbe Adresse fährt man vorbereitet.
Im Serviceunternehmen arbeiten die Reiter Aufgaben, Finanzen und Dateien der Karte zusammen: Jeder Besuch ist eine Aufgabe, jeder Bericht eine Datei. Fährt ein anderer Techniker an dieselbe Adresse, erscheinen frühere Kontakte und das Datum des letzten Kontakts auf der Karte, weil Nachricht, Anruf und E-Mail mit derselben Person verknüpft sind; das Foto vom letzten Service liegt in Corex Drive.
- Aufgaben
- Verträge
- Finanzen
- Dateien
- Drive
Nachverfolgung
Das Nachhalten im Service: wer übernimmt das?
Im Service ist die vergessene Arbeit meist ein unbeantwortetes Angebot oder eine Störungsmeldung, die in der Nacht kam. Der Assistent von Corex360, X AI, verfolgt regelgebundene Arbeit; stockt eine Arbeit, legt er die Aufgabe an und übergibt sie einer verantwortlichen Person, Entscheidungen zu Geld und Verträgen überlässt er Ihnen. Antwortet die Hausverwaltung nicht auf das Angebot für die jährliche Wartung, bereitet X AI die Notiz an die Hausverwaltung als Entwurf vor und versendet sie nicht ohne Ihre Freigabe; ein Störungsfoto, das nachts eingeht, wird am Morgen einem Techniker oder einer Person im Büro zugewiesen.
- Was geschah
- Das Angebot für die jährliche Wartung ist verschickt
- Was fehlt
- Keine Rückmeldung von der Hausverwaltung
- In Corex360
- X AI erinnert an das Angebot und bereitet die Notiz an die Hausverwaltung als Entwurf vor; ohne Ihre Freigabe geht sie nicht hinaus
- Was geschah
- Nachts kam ein Foto einer Störung
- Was fehlt
- Unklar, wer morgens zurückruft
- In Corex360
- Die Nachricht wird einem Techniker oder einer Person im Büro zugewiesen; diese Person sieht die Arbeit am Morgen im Filter „Mir zugewiesen“
Die Sprache der Branche
Im technischen Kundendienst, welche Begriffe werden verwendet?
Im technischen Kundendienst spricht man über den Weg vom Termin bis zur Rechnung mit diesen Begriffen: Arbeitsauftrag, Serviceschein, regelmäßige Wartung, Störungsprotokoll, Route und Rückruf. Verwenden Büro und Techniker denselben Begriff, beschreiben Serviceschein und Arbeitsauftrag denselben Besuch. Arbeitsauftrag und Außendienst-Servicemanagement stehen auch im Glossar.
- Arbeitsauftrag
- Der Termin, wie er in den Außendienst geht: was zu tun ist, wo, von wem und mit welchem Material. Im Glossar.
- Serviceschein
- Das Dokument, das nach Abschluss die erledigte Arbeit, die verwendeten Teile und die gemessenen Werte zeigt; wird es vor Ort ausgefüllt, gehen keine Einzelheiten verloren.
- Regelmäßige Wartung
- Geplante Wartung in vertraglich festgelegten Abständen; eine der regelmäßigen Einnahmequellen eines Serviceunternehmens.
- Störungsprotokoll
- Der Datensatz, der mit den eigenen Worten und dem Foto des Kunden zum gemeldeten Problem angelegt wird; danach bereitet sich der Techniker vor.
- Route
- Die Reihenfolge der Besuche des Tages; kommt ein dringender Auftrag, wird sie neu gebildet. Das Gegenstück im Vertrieb ist der Tourenplan.
- Rückruf
- Der Rückruf auf einen verpassten Anruf; die Aufgabe, die am leichtesten vergessen wird, wenn sie nicht als Aufgabe angelegt ist.
Grenzen
Was tut Corex360 im technischen Kundendienst, und was legt es mit Ihnen fest?
Im technischen Kundendienst hält Corex360 Termin, Besuchsaufgabe und Servicefoto in einem Kundendatensatz; es erinnert an Wartungsangebote ohne Rückmeldung und zeigt die Laufzeit des Wartungsvertrags im Reiter Verträge. E-Rechnung und E-Archiv verspricht es nicht. Wie Rechnungen gestellt werden, wie die Verlängerung von Wartungsverträgen verfolgt wird, welches Modell Ihr Fahrzeugortungssystem hat und wie der Tagesplan auf dem Telefon des Technikers aussieht, ergibt sich aus Ihrer Arbeitsweise und wird mit Ihnen gemeinsam entschieden.
Was Corex360 in dieser Branche leistet
Bringt Termin, Besuchsaufgabe und Servicefoto im selben Kundendatensatz zusammen; auch der eingehende Anruf landet in diesem Datensatz.
Erinnert an ein Wartungsangebot ohne Antwort und hält die Laufzeit des Wartungsvertrags im Reiter Verträge des Kunden sichtbar.
Verspricht keine E-Rechnung und kein E-Archiv; Ersatzteillager und Inventur liegen außerhalb des für den technischen Kundendienst beschriebenen Umfangs.
Themen für die Demo
Wie Rechnungen ausgestellt werden und wie das mit Ihrem bestehenden Buchhaltungsprogramm zusammenspielt.
Wie die Verlängerung von Wartungsverträgen verfolgt wird.
Welche Rechnungsbelegart ausgestellt wird, hängt von den steuerlichen Vorschriften ab; klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.
Das Modell Ihrer Fahrzeugortung; wie Wartung und Standort des Fahrzeugs auf dem Bildschirm verfolgt werden.
Wie der Tagesplan auf dem Telefon des Technikers aussieht.
Leitung und Nummer der Telefonanlage.
Sehen Sie es mit Ihrem eigenen Servicetag.
Bringen Sie Ihre Terminliste und Ihren letzten Servicebericht mit; in der Demo zeigen wir den Weg vom Termin bis zum Zahlungseingang in einem Datensatz. Im Gespräch sehen Sie an einem Beispiel aus Ihrem eigenen Kundenstamm, wie ein Termin zur Besuchsaufgabe wird, wie ein Servicefoto im Kundendatensatz landet und welche Laufzeit der Wartungsvertrag hat. Ihre Terminliste können Sie über das Demoformular oder per WhatsApp senden.
Verwandte Seiten
Servicearbeit: auf welchen Seiten geht es noch darum?
Die Arbeit vom Termin bis zum Zahlungseingang im technischen Kundendienst und die Führung eines Außendienst-Serviceteams behandeln zwei eigene Blogbeiträge, den Tag einer Außendienstleitung die Rollenseite Außendienst und Betrieb. Die Verfolgung überfälliger Forderungen hat einen eigenen Beitrag; Anrufe, die mit der Karte des Anrufers verknüpft werden, zeigt die Seite zur Cloud-Telefonanlage, ein Beispiel für saisonale Wartung die Seite zu Pool und Spa.
- BlogSoftware für Dienstleister vom Termin bis zum Zahlungseingang
- BlogWie führt man ein Serviceteam im Außendienst: Arbeitsaufträge, Routen und Berichte
- RolleAußendienst und Betrieb: der Tag einer Außendienstleitung
- BlogForderungsmanagement: überfällige Forderungen
- ModulCloud-Telefonanlage
- BranchePool- und Spa-Betriebe
Häufige Fragen
Was Serviceunternehmen fragen.
Was ist ein CRM für technische Kundendienste?
Für Firmen im technischen Kundendienst ist ein CRM (Kundenbeziehungsmanagement) eine Software, die Adresse, Gerät, Wartungsvertrag und Termine des Kunden sowie die Arbeiten bei jedem Besuch im selben Kundendatensatz führt. Im Service gehen Informationen vor allem zwischen zwei Besuchen verloren: Was hat der letzte Techniker gemacht, welches Teil wurde getauscht, wurde die Rechnung gestellt. Ein CRM sorgt dafür, dass Büro und Außendienst die Antworten auf diese Fragen an derselben Stelle lesen.
Wie nutzen technische Kundendienste Corex360?
Es verknüpft Terminnachricht, Besuchsaufgabe und Servicefoto im selben Kundendatensatz; auch Anrufe werden mit der Karte des Anrufers verknüpft. Die Rechnung wird im Modul Buchhaltung desselben Kerns gestellt; ist ein Auftrag erledigt, erfährt die Buchhaltung das aus dem Datensatz, nicht aus dem Zettel, den der Techniker abends mitbringt.
Wie wählen technische Kundendienste ein CRM aus?
Sehen Sie sich an, wie eine dringende Störung den Tagesplan verändert: Wie erreicht der neue Auftrag den Techniker, und wo sieht das Büro ihn? Fragen Sie, ob ein Techniker auf dem Weg zur selben Adresse den früheren Besuch sieht, wie nach Abschluss des Auftrags die Rechnung angestoßen wird und wie an die Verlängerung eines Wartungsvertrags erinnert wird. Wenn Sie Servicefahrzeuge haben: Das Fahrzeugortungssystem wird an den Corex360-Kern angebunden, und die Live-Ortung der Fahrzeuge erscheint im Modul Unternehmensverwaltung.
Was passiert, wenn ein dringender Störfall den Tagesplan ändert?
Der dringende Auftrag wird als Aufgabe auf der Kundenkarte angelegt; offene Aufgaben erscheinen in der Übersicht in einem eigenen Feld. Büro und Außendienst sehen denselben Datensatz. Wie der Tagesplan auf dem Telefon des Technikers aussieht, steht auf der Liste Themen für die Demo.
Was sieht der Techniker, bevor er erneut an dieselbe Adresse fährt?
Weil Nachricht, Anruf und E-Mail mit derselben Person verknüpft sind, erscheinen frühere Kontakte und das Datum des letzten Kontakts auf der Karte. Bericht und Foto des letzten Service liegen in Corex Drive im Datensatz dieses Kunden; der Techniker fährt los und weiß, was sich beim letzten Besuch geändert hat.
Wie beginnt die Rechnung, wenn die Arbeit erledigt ist?
Die Rechnung wird im Modul Buchhaltung desselben Kerns gestellt; E-Rechnung und E-Archiv (türkische elektronische Belegformate) versprechen wir nicht. Wie Rechnungen gestellt werden und wie das mit Ihrem Buchhaltungsprogramm zusammenspielt, ist ein eigener Punkt auf derselben Themenliste. Welche Belegart ausgestellt wird, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Wie verpassen wir die Verlängerung bei Kunden mit Wartungsvertrag nicht?
Der Wartungsvertrag liegt nicht im Kalender eines Mitarbeiters, sondern im Reiter Verträge der Kundenkarte; das Enddatum steht in diesem Eintrag und bleibt dort, auch wenn die Person geht, die den Vertrag betreut. Kommt auf Ihr Angebot für die nächste Laufzeit keine Antwort, erinnert X AI Sie daran; Preis- und Vertragsentscheidungen überlässt es Ihnen. Ein saisonales Beispiel beschreiben wir auf der Seite Pool und Spa.
Werden auch unsere Servicefahrzeuge an Corex360 angebunden?
Die Fahrzeugortung gehört zu den Quellen, die an den Corex360-Kern angebunden werden. Wie Fahrzeug und Besuch an einem Tag zusammen gelesen werden, steht auf der Seite Außendienst und Betrieb.
Weitere Branchen
Arbeiten Sie in einer anderen Branche?
Die Branchenseiten von Corex360 zeigen, wie sich dieselbe Kundenkarte in unterschiedlichen Gewerken füllt: Pool und Spa, Architekturbüro, Bau, Showroom und Laden, technischer Kundendienst und Wartung, Hersteller und Händlernetz. Jede Seite nennt in derselben Reihenfolge die Phasen des Gewerks, die Stelle, an der die Arbeit am häufigsten abreißt, die Regeln für das Nachfassen und die eigenen Begriffe der Branche; der Kern ist in jeder Branche derselbe.