Software für Dienstleister: Termine, Arbeitsaufträge und Zahlungseingänge in einem Ablauf

Beispielszenario: Stellen Sie sich eine Firma in İzmir vor, die Klimaanlagen montiert und wartet. Morgens bittet ein Büro um einen Wartungstermin, mittags meldet ein Hausbesitzer eine Störung mit Foto, abends fragt die Buchhaltung, welche Rechnungen vom letzten Monat noch offen sind. Der Termin steht in einem Kalender, der Arbeitsauftrag in einem Notizbuch, die Rechnung im Buchhaltungsprogramm.

Der Preis dieser Zersplitterung wird am Ende des Auftrags bezahlt. Die Arbeit wurde erledigt, aber nicht in Rechnung gestellt; oder die Rechnung wurde gestellt, aber niemand hat gesehen, dass sie überfällig ist. Aufgabe der Software ist es, die Glieder der Kette an denselben Datensatz zu binden.

In Dienstleistungsbetrieben kommen Termine per Telefon, WhatsApp, E-Mail oder Webformular. Wer das Telefon abnimmt, schreibt den Termin in den eigenen Kalender; der Techniker erfährt davon in einer WhatsApp-Gruppe. Ruft der Kunde an, um den Termin zu bestätigen, nimmt jemand anderes ab und weiß von nichts.

Was im Termineintrag am häufigsten fehlt, ist die Beschreibung der Arbeit. „Die Klimaanlage kühlt nicht“ und „die Klimaanlage tropft“ verlangen unterschiedliches Material und unterschiedlich viel Zeit. Kommen die eigenen Worte des Kunden und ein eventuell gesendetes Foto mit dem Termin in den Datensatz, fährt der Techniker richtig vorbereitet los.

Bei einer Schädlingsbekämpfungsfirma braucht ein Termin zusätzlich Vorbereitung: Dem Kunden wird vorab gesagt, was in der Wohnung weggeräumt werden muss, wo Haustiere untergebracht werden und wann man nach der Behandlung wieder hinein darf. Wird diese Information nicht zusammen mit dem Termin festgehalten, wartet das Team an der Tür, der Einsatz wird verschoben, und der Kunde muss denselben Tag ein zweites Mal freihalten.

In Corex360 laufen WhatsApp und Instagram im selben Posteingang zusammen; auch Webformular, E-Mail und Anrufe der Telefonanlage werden mit der Kundenkarte verknüpft. Telefoniert wird im Browser, der Anrufverlauf steht auf der Karte der Anrufernummer. Der Termin wird als Aufgabe angelegt, einer verantwortlichen Person zugewiesen und in den Kalender eingetragen.

Ein Arbeitsauftrag ist der Termin auf dem Weg in den Außendienst. Die Adresse kommt von der Kundenkarte, die Arbeit wird in den Worten des Kunden beschrieben, ein Techniker wird zugewiesen, benötigtes Material wird notiert. War das Team schon einmal an derselben Adresse, liegt die frühere Servicenotiz neben dem Arbeitsauftrag.

Im Laufe des Tages ändert sich der Plan. Eine dringende Störung geht der für den Morgen geplanten Wartung vor, ein Kunde verschiebt den Termin, ein Techniker wird krank. Wird die Änderung nicht erfasst, weiß das Büro das eine und der Außendienst das andere, und der Kunde wartet dazwischen. Ändert sich ein Arbeitsauftrag, ist es genauso entscheidend, bei wem die Änderung landet, wie der Arbeitsauftrag selbst.

In Corex360 sieht das Außendienstteam den Tagesplan auf dem Telefon in einer Liste: Besuch, Adresse, Fahrzeug und offene Arbeit in derselben Liste. Ist die Arbeit erledigt, erfasst der Techniker Notiz und Foto in der App; der Bericht wird mit der Kundenkarte verknüpft, das Foto bleibt im Serviceeintrag und kommt beim nächsten Besuch vor den Techniker. Diesen Tag beschreiben wir Stunde für Stunde auf der Seite Außendienst und Betrieb.

Im Dienstleistungsbetrieb ist der Kunde selten einmalig. Die Klimaanlage wird jedes Jahr gewartet, die Schädlingsbekämpfung in Abständen wiederholt, der Aufzug braucht regelmäßige Prüfungen. Bei jedem Besuch kann ein anderer Techniker kommen; liegen ihm die Angaben des letzten Besuchs nicht vor, werden für dieselbe Störung dieselben Fragen erneut gestellt.

In Corex360 hat jeder Besuch, jede Aufgabe und jeder Außendienstbericht seinen Platz auf der Zeitleiste der Kundenkarte. Notiz und Foto des vorherigen Berichts, die Beschwerde, die der Kunde über WhatsApp geschrieben hat, und das abgegebene Angebot liegen im selben Datensatz. Der Techniker sieht vor der Abfahrt, welches Teil beim letzten Besuch getauscht wurde; der Kunde muss sich nicht jedes Mal neu erklären.

In Dienstleistungsbetrieben wird die Rechnung oft erst Tage nach dem Einsatz gestellt, weil die Buchhaltung vom Abschluss erst durch den Zettel erfährt, den der Techniker abends mitbringt. Geht der Zettel verloren, wird nie eine Rechnung gestellt, und der Betrieb vergisst, für geleistete Arbeit Geld zu verlangen. In Corex360 steht der Vertrag auf der Kundenkarte, und die Karte hat einen Reiter Finanzen.

Eine verspätete Zahlung bleibt oft das Problem einer einzelnen Person. Die Buchhaltung weiß es, aber mit dem Kunden spricht der Vertrieb, und der weiß es nicht, weil er den Finanzbildschirm nie sieht. Der Kunde will einen neuen Termin, das Team fährt hin, und die alte Schuld wird nicht angesprochen.

Bei kleinen Aufträgen passiert das noch häufiger. Für eine einzelne Servicerechnung hält niemand einen Anruf für lohnend; Rechnungen sammeln sich, am Monatsende ist die Liste lang, und es ist unklar, mit welchem Kunden man sprechen soll. Eine Aufgabe, die am ersten Tag des Verzugs angelegt wird, stoppt diesen Stau, bevor er entsteht. Auch das Gespräch mit dem Kunden wird leichter: Eine höfliche Erinnerung an eine Rechnung ist viel angenehmer als ein Anruf wegen eines ganzen Rückstands.

In Corex360 legt die Regel eine Aufgabe an, sobald eine Fälligkeit im Zahlungsplan naht, und bringt das Thema ins Morgenbriefing. Rechnung, Zahlungsplan und Anwesenheit haben wir auf der Seite zu Buchhaltung und Personal beschrieben.

Regelmäßige Wartung ist eine der stetigen Einnahmequellen eines Servicebetriebs und zugleich eine der am leichtesten vergessenen. Der Wartungstermin steht im Kalender eines Mitarbeiters, und wenn er geht, geht der Kalender mit. Niemand erinnert sich, bis der Kunde anruft.

Ein Kunde mit Wartungsvertrag erwartet, dass das Unternehmen an ihn denkt; geschieht das nicht, hat er keinen Grund, den Vertrag zu verlängern. Ein pünktlicher geplanter Besuch zeigt, dass der Vertrag in der Praxis lebt und nicht nur auf dem Papier.

In Corex360 verfolgt X AI regelgebundene Arbeit. Beginn- und Enddatum des Vertrags stehen auf der Vertragskarte; im Bericht, den X AI jeden Morgen gibt, zeigt es offene Aufgaben und unbeantwortete Angebote, und bei Geld- und Vertragsentscheidungen hält es an und fragt Sie. Ein Beispiel für einen Wartungsvertrag, der mit der Saison läuft, beschreiben wir im Beitrag Wartungsverträge für Pool und Spa. Die Regeln für Angebotsverfolgung, Servicetag und Außendienstbericht stammen aus dem eigenen Geschäft der Savaş Grup.

Zu den Aktivitätsbildschirmen des CRM gehören Aktivitätszentrale, meine Aufgaben, Besprechungen, Termine, Notizen und Agenda; Supportanfragen von Kunden werden auf einem eigenen Bildschirm verfolgt. Eine Aufgabe kann auf Freigabe warten und erhält automatisch einen Code. Beginn und Ende des Wartungsvertrags stehen auf der Vertragskarte. Ist die Arbeit erledigt, wird die Ausgangsrechnung im Buchhaltungsmodul erstellt. X AI meldet jeden Morgen die offenen Arbeiten, gibt zum Arbeitsende eine Zusammenfassung und hält bei Geld- und Vertragsentscheidungen an, um zu fragen.