ERP fiyatlarını neler belirler: teklifin arkasındaki kalemler

Örnek senaryo: Denizli'de havlu ve bornoz üreten bir tekstil firmasını düşünün. Firma ERP araştırmasına başladığında elinde birbirine benzemeyen teklifler olur. Biri yıllık abonelik yazar, biri kalıcı lisans, bir diğeri kullanıcı başına aylık bedel. Birinde veri aktarımı dahildir, ötekinde ayrı kalemdir. Bu teklifler ancak aynı tabloya dizildiğinde karşılaştırılabilir. ERP'nin neleri kapsadığını ERP nedir yazısında görebilirsiniz.

Tabloda en çok gözden kaçan satır veri aktarımıdır. Tekstil firmasında müşteri kartları muhasebe programında, stok kartları bir Excel dosyasında, reçeteler üretim şefinin defterinde durabilir. Bu kaynakların temizlenip birleştirilmesi yazılımdan bağımsız bir emektir ve teklifte yazılmadıysa proje sırasında ayrı bir iş olarak ortaya çıkar.

Kalıcı lisans bir kez satın alınır; güncelleme ve destek için genellikle ayrı bir bakım sözleşmesi yapılır. Abonelikte yazılım kiralanır ve güncelleme çoğu zaman bedelin içindedir. Doğru seçim şirkete göre değişir: nakit akışı dar bir firma aboneliği, aynı sistemde uzun süre kalacağını bilen bir firma kalıcı lisansı tercih edebilir.

Kullanıcı başına fiyatlamada dikkat edilecek nokta, kimin kullanıcı sayıldığıdır. Yalnız rapor okuyan bir yönetici, yalnız izin talebi açan bir saha çalışanı ya da arada bir giriş yapan bir ortak da tam kullanıcı sayılıyorsa bedel beklenenden hızlı büyür. Teklifte kullanıcı türleri ayrı ayrı yazılmalıdır.

Kendi sunucuda yazılım bedeli bazen daha düşük görünür, çünkü barındırma kalemi teklifin dışındadır. Ama sunucunun kendisi, yedekleme düzeni, işletim sistemi güncellemeleri, yedekten geri dönüş denemesi ve bunları yapacak kişi şirketin bütçesine girer. Bulutta bu kalemler hizmet bedeline dahildir; karşılığında veri hizmet sağlayıcının altyapısında durur.

Karar yalnız maliyete göre verilmez. Verinin nerede duracağı, KVKK yükümlülükleri ve şirketin kendi bilgi işlem kapasitesi de hesaba girer. Verinin şirket içinde kalmasını isteyen işletmeler için seçenekleri kendi sunucunuzda kurulum sayfası gösteriyor.

Türkiye'de bir ERP projesinin ayrılmaz parçası elektronik belgedir. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gibi uygulamaların kapsamı ve teknik kılavuzları Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Belge sitesinde yayımlanır. Hangi uygulamanın şirketiniz için zorunlu olduğunu mali müşavirinizle netleştirin; ERP teklifinde de bu belgelerin hangi yolla düzenleneceği (özel entegratör ya da doğrudan bağlantı) ve bunun bedeli yazılmalıdır.

Denizli'deki tekstil firması yurt dışına da satış yapıyorsa e-Fatura ve e-Arşiv'in yanında ihracat belgeleri, döviz ve banka bağlantısı da gündeme gelir. Her bağlantının kim tarafından kurulacağı, bozulduğunda kimin düzelteceği ve yıllık bir bedeli olup olmadığı teklifte sorulmalıdır.

ERP projesinde şirketin içinden de emek harcanır. Süreçleri anlatacak kişi, veriyi temizleyecek kişi ve eğitime katılacak ekip bu süre boyunca işlerinin bir kısmını bırakır. Eski sistem bir süre yenisiyle birlikte çalışırsa aynı kayıt iki yere girilir. Bu emek faturaya yazılmaz ama projenin gerçek maliyetinin parçasıdır.

Özelleştirme ikinci kaynaktır. Standart ekrana uymayan her süreç için yazılım değiştirilirse ilk kurulum pahalanır, sonraki her sürüm geçişi de zorlaşır. Özelleştirme istemeden önce sürecin kendisinin değiştirilip değiştirilemeyeceğine bakmak gerekir.

Üçüncü kaynak çıkış maliyetidir. Sözleşme bittiğinde verinin hangi biçimde teslim edileceği, dışa aktarmanın ayrı bir bedeli olup olmadığı ve eski kayıtlara salt okunur erişimin sürüp sürmediği teklif aşamasında sorulmalıdır. Bu soruların cevabı, bir gün sistem değiştirmek istendiğinde ödenecek bedeli bugünden belirler.

Aynı kalem mantığının CRM tarafındaki karşılığını, kullanıcı ve kanal kapsamıyla birlikte CRM maliyetini neler belirler yazısı ele alıyor.

Corex360, CRM, ERP ve otomasyonu iş zekâsı çekirdeğinde birleştiren bir platformdur. Modüller ayrı ürün değildir; aynı müşteri kaydını kullanır ve bilgi bir kez girilir. Tablodaki entegrasyon satırlarının bir kısmı bu yüzden şirket içinde, aynı çekirdekte kapanır: satış ve alış faturası Muhasebe modülünde, müşteri kartıyla aynı çekirdekte kesilir.

Mevcut müşteri ve kontak kayıtları kurulumda birlikte taşınır; kapsamı demoda netleşir. Tablodaki soruları Corex360'a da sorabilirsiniz; cevaplar yazılı teklifte durur.